文書作成・電子署名/文書を作成する
概要
運用フロー図の文書作成方法について確認できます。
目次
対応できる人
作成方法
事前準備
1.新規作成
1-1.文書作成画面へ移動する
1-2.作成する文書の設定
2.作成済み文書をコピーして作成
2-1.作成済み文書一覧画面へ移動する
2-2.文書をコピーする
共通手順
3.文書を入力する
3-2.文書を下書き保存・編集する
4.文書作成時の注意点
└💡注意1 文書に項目を追加する際に登録されている全ての一般項目･定期更新項目名が表示されます。
└💡注意2 不要な罫線が表示される場合は削除をおこなってください。
└💡注意3 テキストが左に寄る場合は調整をおこなってください。
└💡注意4 Googleドキュメントで作成されたデータはWordに変換し再現してください。
└💡注意5 文字のフォントサイズ変更は文書に社員名簿の項目を追加する前に実施してください。
5.作成した文書を確認する
6.保存する
対応できる人
文書作成ができるのは、[メニュー] > [労務管理] > [共通管理] > [権限設定] > [ロール設定] > [文書作成] において
[文書作成・文書セット編集権限]にチェックが入っているロールが、
[メニュー] > [労務管理] > [共通管理] > [権限設定] > [ロール付与] にて付与されている人です。
▷労務管理/STEP4：サービス権限設定 ~ロール設定・ロール付与を行う~
作成方法
事前準備
運用予定文書を確認いただき必要に応じて社員名簿上にカスタム項目を作成します。
💡参考例
雇用契約書の赤文字の部分を社員名簿から参照する場合、社員名簿に項目を作成のうえで、
従業員データを登録する必要があります。
デフォルトでご用意している項目以外に必要な項目がある場合はカスタム項目にて作成してください。
1.新規作成
1-1.文書一覧画面へ移動する
[メニュー] > [労務管理] > [文書管理] > [文書一覧] を選択
1-2.文書作成画面に移動する
[新規追加]を選択
1-3.作成する文書の設定
文書の名前を入力し、文書への同意（電子署名）の有無、労働条件通知書に該当有無を設定
▷文書作成・電子署名/文書に表示されるタグの表示条件とパターン
💡備考
作成する文書ごとに電子署名（文書への同意)の有無、労働条件通知書に該当有無を設定してください。
・電子署名（文書への同意)あり・労働条件通知書に該当する場合 書類例：「労働条件通知書 兼 雇用契約書」等 ・電子署名（文書への同意)あり・労働条件通知書に該当しない場合 書類例：「秘密保持誓約書」「雇用契約書」等 ・電子署名（文書への同意）なし・労働条件通知書に該当する場合 書類例：「労働条件通知書」等 ・電子署名（文書への同意)なし・労働条件通知書に該当しない場合 書類例：「昇給・昇格通知書」「異動辞令」等
書類例を記載しておりますが、運用状況によって異なりますため
運用予定の文書設定については社労士や貴社法務部門等にてご確認ください。
以降は3.文書を入力するをご確認ください。
2.作成済み文書をコピーして作成
2-1.作成済み文書一覧画面へ移動する
[メニュー] > [労務管理] > [文書管理] > [文書一覧] を選択
参照したい作成済み文書の右側にある三点リーダ[･･･]を選択、[コピーして作成]を選択し、
表示された文書を元に文書を作成します。
2-2.文書をコピーする
参照したい作成済み文書の右側にある三点リーダ [･･･] を選択、[コピーして作成]を選択し、
表示された文書を元にコピー文書を作成します。
共通手順
3.文書を入力する
文章を直接入力または、今までの運用で使用していたWordデータ等から貼り付けを行い書類を再現します。
カーソルを合わせると説明が表示されます。
再現したい書類をコピー＆ペーストし、表の幅を修正やフォントサイズの変更をおこないます。
💡ポイント
推奨データ：Word
再現不可：Googleドキュメント
※Word以外のデータをお持ちの場合はWordに変換後、作成いただくことをおすすめしています。
社員名簿から参照したい項目を選択します。
💡ポイント
選択したい項目が存在していない場合は新規作成を行ってください。
▷社員名簿/項目・レイアウト編集機能について
選択した項目のデータを貼り付ける。
💡他の参照例 入社日と住所、氏名を入力した例
3-2.文書を下書き保存・編集する
文書作成の途中で一次保存をする場合は[下書き保存]を選択してください。
下書き保存した文書は文書一覧に[下書き]のアイコンが表示されます。
再度編集したい場合は[編集]を選択してください。
💡注意
下書き保存された文書は、その文書を新規作成した管理者のみ編集可能になります。
一度確定すると再度編集することはできません。
4.文書作成時の注意点
💡注意1
文書を作成する際には、必ずGoogle Chrome 最新版にて実施してください。
Google Chrome 最新版以外のブラウザを利用した場合、社員名簿の項目を
正常に参照できない可能性があります。
💡注意2
文書に項目を追加する際に登録されている全ての一般項目･定期更新項目名が表示されます。
[文書に追加可能な項目をみる]を選択すると現在使用していない項目含む
社員名簿に登録されている全ての項目が表示されます。非公開の項目がある場合はご注意ください。
なお項目名は表示されますがデータ内容は確認は出来ません。
💡注意3
不要な罫線が表示される場合は削除をおこなってください。
不要な罫線が表示される場合は、[行の削除]または[列の削除]を行ってください。
💡注意4
テキストが左に寄る場合は調整をおこなってください。
罫線の上にカーソルを置くと幅や高さの調整が可能です。
💡注意5
Googleドキュメントで作成されたデータはWordに変換し再現してください。
Googleドキュメントで作成されたデータはWordに変換し再現してください。
PDFやExcelデータで表などがある場合も、Wordに変換いただくことをおすすめしています。
💡注意6
以下の文字の変更は、文書に社員名簿の項目を追加する前に実施してください。
- 太字
- 斜体
- 下線
- 取り消し線
- フォントサイズ
文書に社員名簿の項目追加後に上記の変更を行うと、データ参照が無効となる可能性があります。
そのため、文書の体裁調整完了後に、文書へ挿入する項目の追加を行ってください。
5.作成した文書を確認する
作成した文書を確認したい場合は画面右下の[プレビュー]を選択してください。
プレビューが表示されますので内容を確認し[閉じる]を選択してください。
💡ポイント
文書作成で追加した項目は文章を作成しているご自身の社員名簿上に登録されている情報が表示されます。
表示パターンは下記のとおりです。
1.ログインしているアカウントの情報が表示
2.〇〇が表示→社員名簿のロール設定にて閲覧または編集権限のない項目となります。
3.「-」が表示→社員名簿にデータが登録されていないためデータ登録を行ってください。
4.{{存在しない項目です}} が表示→エラーとなっていますので一度削除いただき再度、項目を追加してください。
6.保存する
画面右下の [保存] を選択し、確認画面 [編集内容を保存] で [保存] を選択して、文章の作成は完了です。