文書作成・電子署名/よくある質問
概要
管理者向け文書作成・電子署名機能のよくある質問をまとめたページです。
💡注意
法律で電子契約が認められていない書類もありますので、
運用予定書類の電子契約締結可否については、貴社法務部門等にてご確認ください。
目次
Q1.電子署名とはどういったものですか？
Q2.電子契約でも、問題なく契約が成立しますか？
Q3.電子文書に付与された電子署名は確認できますか？
Q4.電子署名に有効期限はありますか？
Q5.退職者した従業員の締結済み文書の保管はできますか？
Q6.退職者した従業員がマイページから文書を確認することはできますか？
Q7.電子署名法の電子署名に該当しますか
Q1.電子署名とはどういったものですか？
電子署名とは、契約書等を電子化した電子文書に対して、原本であること及び改ざんされていないことを証明するために実行されるもので、紙文書における押印や署名に相当するものです。
Q2.電子契約でも、問題なく契約が成立しますか？
法令に特別の定めがある場合を除き、電子契約によっても契約は成立します。
（民法第522条第2項参照）
Q3.電子文書に付与された電子署名は確認できますか？
HRBrainでは電子署名を含むアーカイブタイムスタンプ（ES-A）を付与しており、Acrobat Readerを介して確認可能です。
Q4.電子署名に有効期限はありますか？
HRBrainで付与する電子署名を含むアーカイブタイムスタンプ（ES-A）の有効期限はおよそ10年です。
Q5.退職者した従業員の締結済み文書の保管はできますか？
可能です。
社員名簿のロール設定にて退職者の除外設定を行っている場合は解除をしてから確認を行ってください。
Q6.退職者した従業員がマイページから文書を確認することはできますか？
社員名簿の在籍状況が[退職済み]となったタイミングで従業員アカウントでの確認は不可となります。
従業員が手元で保管する文書がある場合は事前に従業員にてダウンロードを行うよう周知してください。
Q7. 電子署名法の電子署名に該当しますか
HRBrainの電子署名サービスでは、PDFファイルに対して電子署名を含むアーカイブスタンプ（ES-A）を施します。
①本人性の担保
HRBrainでは、利用者の指示のもと、メールアドレス（または従業員番号）と、
御本人しか知り得ないパスワードの入力でのHRBrainへのログインをもって当人確認をいたします。
その上で、HRBrainの電子署名サービスは、サービス提供者の意思を介在させることなく、御本人による対象文書（PDFファイル）に対する署名指示のみに基づき、機械的に対象文書が暗号化される仕組みとなっております。
そして、御本人の氏名・メールアドレス・会社名、署名日時等の付随情報は対象文書に書き込まれ、Adobe Acrobat Readerを介して対象文書の署名パネルにて確認が可能です。
以上により、電子署名が御本人の意思のみに基づき施されたことが明らかになり、本人性が担保できると考えております。
②非改ざん性の担保
HRBrainでは、御本人の指示のみのもと、第三者機関が発行したHRBrain名義の電子証明書付きデジタル署名とタイムスタンプが施される、電子署名を含むアーカイブタイムスタンプ（ES-A）を採用しております。
これにより、署名が行われた日時に対象文書が存在したこと、及びその後改ざんがないことを長期に検証することが可能になります。
以上の仕組みにより、署名が行われた日時からの対象文書の内容や電子署名に改ざんがないことが担保できると考えております。