組織情報履歴の自動蓄積とは

メンバーの部署や職種などを更新した際に、自動で履歴を蓄積することができます。

 

• 組織情報設定にて項目を削除した場合、組織情報履歴には残ります。
• 組織情報履歴はメンバーのデータを登録・変更した時の名称で表示されます。
• 組織情報設定で項目の名称のみを変更した場合、組織情報履歴に表示される名称は更新されず旧名称のまま表示されます。
• 組織情報設定で項目の名称のみを変更した場合、滞留年数はそのまま蓄積されます。

 

👉注意点
・HRBrainを導入した日からの組織情報の履歴が自動蓄積される機能です。
・組織情報項目を登録・変更した日付が開始日に反映されます。

 

 

目次

・対象箇所
・組織情報履歴の閲覧方法
・組織情報履歴のダウンロード方法
・注意点

 

対象箇所

[社員名簿] > [運用管理] > [組織情報]で登録できる項目が対象となります。

• 部署
• 職種
• グレード・等級
• 役職・職位
• 採用区分
• 雇用形態
• 就業場所
• 在籍状況
• カスタムで作成した組織情報

👉注意点
[項目・レイアウト編集]で作成された項目は対象外です
例）職務経歴 >職種履歴、部署履歴


また以下の点は仕様上できかねます。
・カスタムプロファイルでの履歴情報の利用
・「組織情報履歴」項目を計算式で使用すること
・滞留年月（在籍年月）のデフォルト追加
・レイアウト編集での項目編集・変更・削除
・大項目（セクション）の移動
・絞り込み/表示列編集での利用

 

 

組織情報履歴の閲覧方法

①[社員名簿] > [運用管理] > [ロール設定] をクリックします

 

②組織情報履歴を閲覧させたいロール名をクリックします

③[項目設定]をクリックします

④[組織情報履歴]の中で閲覧させたい項目を[閲覧]に設定し、保存します

 

👉注意点
・組織情報履歴はデフォルトで存在する項目です。
・組織情報履歴は項目設定画面の一番下に表示されます。
・組織情報履歴はメンバー一覧で絞り込むことができません。

 

組織情報履歴のダウンロード方法

①[メンバー一覧] > [一括登録・編集] > [個別追加項目グループ]をクリックします

②[組織情報履歴] > 閲覧したい組織情報の[CSVダウンロード]をクリックします

③[社員名簿に登録されている全メンバー]または[退職者を除いた全メンバー]を選択し[適用]をクリックします

④[ダウンロード]をクリックします

👉注意点
・ダウンロードした際に、操作者本人にメール通知が送信されます。

▼ダウンロードが成功した場合
件名：ファイルの作成が完了しました
本文：
以下のサービスにおけるファイルの生成が完了しました。
サービス：◯◯
ファイル名：◯◯.csv
こちらのリンクからファイルをダウンロードできます。
｛ダウンロードページのURL｝

▼ダウンロードが失敗した場合
件名：ファイルの作成に失敗しました
本文：ファイルの作成に失敗しました
◯◯.csvの生成中にエラーが発生しました

・ダウンロードに10分以上時間がかかる場合はタイムアウトします
・[CSVダウンロード]をクリックし、ファイルを生成した本人のみダウンロード可能です
・ファイル生成後、1度だけダウンロード可能です
　ダウンロード後はファイルが削除されダウンロード不可となります
・ファイル生成後、ダウンロードできる期間は7日間です
　それ以降はファイルは削除され、ダウンロード不可となります

 

注意点

ロールの[範囲設定]で[同列の役職・職位以上][同列のグレード・等級以上]を除外設定にしている場合、メンバー詳細画面にて[組織情報履歴]の項目は閲覧できなくなります。