本記事では、申請ワークフローの承認者設定画面にて[申請対象者の組織上長を設定]を設定している場合の注意点をまとめています。

 

目次

[申請対象者の組織上長を設定]機能とは
注意点
　①:対象範囲について
　②:自身の申請を承認したい場合について
　③:承認者が複数いる場合について
よくある質問

 

[申請対象者の組織上長を設定]機能とは

申請ワークフローの承認者として、部署ごとに設定された組織上長を設定することができる機能です。

▷社員名簿/申請ワークフローの承認者に組織上長を設定する

 

 

注意点

①：対象範囲について

組織上長になっている範囲の部署に所属しているメンバーの申請のみ承認が可能です。配下部署は含みません。

💡例

【組織上長を承認者として設定している場合】
営業部の組織上長Aさんは、営業部＞営業課のBさんの申請の承認者ではありません。
営業部＞営業課のメンバーの申請の承認者として設定したい場合は、
Aさんを営業部＞営業課の組織上長として設定する必要があります。
▷組織上長の一括登録・編集方法

 

②：自身の申請を承認したい場合について

申請ワークフローでは、自身の申請を承認することはできません。

承認者が、申請者である自分1人しか設定されていない場合は進められず、承認が完了しません。

💡例

【営業部用のワークフローで承認者を組織上長で設定している場合】
営業部部長かつ、営業部組織上長のAさんが申請し、自分で承認しようとするとエラーが表示されます。
承認者を組織上長と併用で［個別に選択して設定］でメンバーを追加し、他の承認者が承認してください。

【上長代理申請を設定し、承認者を組織上長で設定している場合】
代理申請によって申請する人と承認する人が同一になる場合でもエラーが表示されます。
代理申請で申請したワークフローであっても、他の承認者が承認する必要があります。

 

③：承認者が複数いる場合について

承認者を申請者ごとに個別指定することはできません。

全ての承認者宛に通知がされ、承認を行うことができます。

複数いる場合でも、承認者のうちいずれか1名が承認したら完了し次に進みます。

💡例

【営業部の組織上長をAさんとBさんの2名設定している場合】
申請するメンバーに関わらず、承認者はAさんとBさん両方になります。
設定されている承認者のうち、AさんもしくはBさんどちらかを指定することはできません。

 

よくある質問

Q.

承認ステップを2次承認まで作成し、1次承認者を営業部課長、2次承認者を営業部部長としたい。

・承認ステップそれぞれで[申請対象者の組織上長]を承認者としている

・組織上長設定にて、営業部の組織上長は課長と部長を設定している

この場合、想定の操作になるのか？

A.

1次承認者を課長、2次承認者を部長というように、詳細に指定することはできません。

この場合、承認者は以下のようになります。

1次承認者：課長、部長

2次承認者：課長、部長

そのため、1次承認で部長が承認することもできてしまいます。

 

また、1次承認と2次承認の両方を同じメンバーが行うことが可能です。

そのため、課長が1次承認と2次承認どちらも行なった場合は、部長が承認を行わなくとも完了します。

 

 

上記の運用を実現するための方法としては、下記2つのいずれかの方法を選択し対応ください。

 

■方法①

①1次、2次承認ステップを作成する
②それぞれの承認ステップに［申請対象者の組織上長を設定］をONに設定する
③課長と部長に自分の承認ステップではない場合は承認しないようにアナウンスしておく

 

■方法②

①ワークフローを部署毎に作成する
②1次、2次承認ステップを作成する
③個別に承認者を設定する。
例）
1次承認者→課長
2次承認者→部長