WorkSuite/スキル管理アプリの作成手順

この記事について

この記事では「スキル管理アプリ」を、自環境に再現する手順を解説します。

概要

スキル管理アプリは、社員の能力・スキル・資格情報を一元管理し、可視化するためのアプリです。

このアプリを使用することで、以下が実現できます：

• メンバーごとのスキルレベルの可視化
• 組織全体のスキルマップ作成
• 育成計画の立案とスキルギャップ分析
• 資格保有状況の管理

解決できる課題

スキル情報の管理が属人的

• 誰がどんなスキルを持っているか組織全体で把握できていない

育成計画が立てづらい

• メンバーの現在のスキルレベルが分からず、適切な育成計画が立てられない

適材適所の配置が困難

• プロジェクトに必要なスキルを持つ人材を探すのに時間がかかる

資格管理が煩雑

• 誰がどんな資格を持っているか把握できていない

主な機能

1. スキルマップ - メンバー×スキルのマトリクスで組織全体のスキルを可視化
2. スキル定義 - 1～5段階でスキルレベルを定義
3. 資格管理 - メンバーの保有資格を一覧管理
4. 履歴管理 - 部署履歴、グレード履歴、役職履歴を記録

アピールポイント

メンバーごとのスキルレベルが一目で分かる

ヒートマップ表示で組織全体のスキル状況を直感的に把握

スキルギャップ分析と育成計画に活用できる

誰がどのスキルを伸ばすべきか、データに基づいて判断可能

前提条件

このレシピを実施する前に、以下を確認してください：

• Worksuiteの管理者権限を持っている
• アプリケーションを新規作成できる権限がある
• 基本的なWorksuiteの操作方法を理解している
• お客様の組織にメンバーデータが登録済みである

アプリ構成

マスターテーブル設計

このアプリで使用するマスターテーブルは以下の1つです（シンプル版）。

スキルランクマスタ

スキルのランク（1～5）を定義するマスターテーブルです。

メンバー情報設計

メンバー情報にアプリ内編集項目を追加します。

アプリ内の編集項目

全体追加項目グループ「スキルレベル」の項目構成

レイアウト構成

スキル/資格ページ

メインのページで、3つのタブで構成されます。

ページ構成：

• ページ名：スキル/資格
• レイアウト：タブコンテナ

タブ1：スキルver1

• パーツタイプ：テーブル（クロス集計）
• 行：氏名（メンバー情報）
• 列：各スキル項目（傾聴力、共感力など）
• 表示内容：各メンバーのスキルレベルを一覧表示（ヒートマップ表示）
• 絞り込み・並び替え機能付き

タブ2：スキルver2

• （タブ1と同様の構成、別の視点でスキルを管理する場合に使用）

タブ3：資格

• パーツタイプ：テーブル
• 表示項目：氏名、保有資格情報
• メンバーの資格情報を一覧表示

メンバー詳細画面

メンバーをクリックした際に表示される詳細画面です。

表示内容：

• メンバー基本情報（氏名、写真、所属、役職、グレード、在籍年数など）
• 部署履歴：テーブルで過去の所属部署を表示
• グレード・等級履歴：テーブルで過去のグレード変遷を表示
• 役職・職位履歴：テーブルで過去の役職変遷を表示

作成手順

全体の流れは以下の8つのステップで構成されています。

STEP1: アプリ作成 → STEP2: マスタ作成 → STEP3: スキル定義 → STEP4: メンバー項目追加 → STEP5: レイアウト作成 → STEP6: 権限設定 → STEP7: サンプルデータ登録 → STEP8: 動作確認

STEP1：新規アプリケーションの作成

まず、Worksuiteで新しいアプリケーションを作成します。

操作手順

1. Worksuiteに管理者権限でログインします

2. 「アプリを追加」ボタンをクリックします

3. 以下の情報を入力します：

   • アプリ名：スキル管理
   • 説明：社員の能力スキル・資格情報を確認することが可能
   • アイコン：（任意）スキル管理を連想させるアイコンを選択

4. 「作成」ボタンをクリックします

画像挿入推奨箇所

アプリ作成画面のスクリーンショット

STEP2：スキルランクマスタの作成

スキルレベル（1～5）を定義するマスターテーブルを作成します。

操作手順

1. 左メニューから「データ」を選択します

2. 「マスター情報」タブをクリックします

3. 「+ 新規作成」ボタンをクリックします

4. 以下を入力します：

   • テーブル名：スキルランク
   • アプリ内で使用するテーブルとして作成

5. 以下の項目を順次追加します：

6. 「保存」ボタンをクリックします

画像挿入推奨箇所

• データテーブル作成画面
• 項目追加画面

注意

「名称」と「コード」は必須項目として設定してください。

STEP3：スキルランクデータの登録

スキルレベル1～5のデータを登録します。

操作手順

1. 左メニューから「データ」>「マスター情報」>「スキルランク」を開きます

2. 「+ 新規作成」をクリックして、以下のデータを登録します：

ヒント

5つのレコードを個別に登録するか、CSVで一括登録してください。

STEP4：メンバー情報の編集項目を追加

このステップが最も重要です。メンバーごとのスキル情報を管理するための項目を追加します。

準備

1. 左メニューから「データ」を選択します

2. 「メンバー情報」タブをクリックします

3. 「アプリ内の編集項目」セクションまでスクロールします

4-1. 全体追加項目グループ「スキルレベル」の作成

各メンバーのスキルレベルを管理する全体追加項目グループを作成します。

操作手順

1. 「+ 追加」ボタンをクリックします

2. 項目タイプから「全体追加項目グループ」を選択します

3. 基本情報を入力します：

   • 項目名：スキルレベル
   • 説明：（任意）各スキルのレベルを1～5で評価

4. 以下の子項目を順次追加します：

5. 「保存」ボタンをクリックします

重要

各スキル項目は「マスター参照」タイプで、「スキルランク」マスタを参照するように設定します。

画像挿入推奨箇所

• 全体追加項目グループ作成画面
• 子項目追加画面

4-2. 個別追加項目グループ「部署履歴」の作成（オプション）

メンバーの過去の部署履歴を記録する項目を作成します。

操作手順

1. 「+ 追加」ボタンをクリックします

2. 項目タイプから「個別追加項目グループ」を選択します

3. 基本情報を入力します：

   • 項目名：部署履歴
   • 説明：（任意）過去の所属部署を記録

4. 以下の子項目を追加します：

5. 「保存」ボタンをクリックします

4-3. 個別追加項目グループ「グレード・等級履歴」の作成（オプション）

メンバーの過去のグレード変遷を記録する項目を作成します。

操作手順

1. 「+ 追加」ボタンをクリックします

2. 項目タイプから「個別追加項目グループ」を選択します

3. 基本情報を入力します：

   • 項目名：グレード・等級履歴
   • 説明：（任意）過去のグレード変遷を記録

4. 以下の子項目を追加します：

5. 「保存」ボタンをクリックします

4-4. 個別追加項目グループ「役職・職位履歴」の作成（オプション）

メンバーの過去の役職変遷を記録する項目を作成します。

操作手順

1. 「+ 追加」ボタンをクリックします

2. 項目タイプから「個別追加項目グループ」を選択します

3. 基本情報を入力します：

   • 項目名：役職・職位履歴
   • 説明：（任意）過去の役職変遷を記録

4. 以下の子項目を追加します：

5. 「保存」ボタンをクリックします

確認ポイント

STEP4が完了したら、メンバー情報タブに以下の項目が追加されていることを確認してください：

• スキルレベル（全体追加項目グループ）
• 部署履歴（個別追加項目グループ）※オプション
• グレード・等級履歴（個別追加項目グループ）※オプション
• 役職・職位履歴（個別追加項目グループ）※オプション

STEP5：レイアウトの作成

5-1. メインページ（スキル/資格ページ）の作成

1. 左メニューから「レイアウト」を選択します

2. 「+ 追加」ボタンをクリックして新規ページを作成します

3. 以下を設定します：

   • ページ名：スキル/資格（デフォルトページに設定）

4. 「タブコンテナ」パーツを追加します

5-2. スキルver1タブの設定

1. タブ名を「スキルver1」に設定します

2. 「テーブル」パーツを追加します

3. 以下を設定します：

   • データソース：メンバー
   • 表示項目：
     • 氏名
     • スキルレベル > 傾聴力
     • スキルレベル > 共感力
     • スキルレベル > プレゼンテーション能力
     • スキルレベル > 問題解決力
     • スキルレベル > 意思決定力
     • スキルレベル > 論理的思考力
     • スキルレベル > 時間管理能力
     • スキルレベル > 創造力

4. 表示オプションを設定します：

   • 絞り込み機能：有効
   • 並び替え機能：有効
   • ページネーション：25件表示

5. 「保存」ボタンをクリックします

ヒント

条件付き書式を設定すると、スキルレベルに応じてセルの色が変わるヒートマップ表示が可能です。

• レベル1～2：赤色
• レベル3：黄色
• レベル4～5：青色

5-3. メンバー詳細画面の設定（オプション）

1. 「レイアウト」>「メンバー」ページを開きます

2. 以下のテーブルパーツを追加します：

部署履歴テーブル

• データソース：部署履歴（個別追加項目グループ）
• 表示項目：部署名、期間

グレード・等級履歴テーブル

• データソース：グレード・等級履歴（個別追加項目グループ）
• 表示項目：グレード・等級名、期間

役職・職位履歴テーブル

• データソース：役職・職位履歴（個別追加項目グループ）
• 表示項目：役職・職位名、期間

3. 「保存」ボタンをクリックします

STEP6：ロールと権限の設定

1. 左メニューから「ロール」を選択します

2. デフォルトロール「管理者用」を確認します

   • 全ての項目に対する閲覧・編集権限があることを確認

3. 必要に応じて項目権限を設定します：

   • スキルレベルの編集権限：管理者または本人のみ可
   • 閲覧権限：全メンバー可（推奨）

STEP7：サンプルスキルデータの登録

1. 左メニューから「データ」>「メンバー情報」を開きます

2. 各メンバーの「スキルレベル」に以下のようなサンプルデータを登録します：

登録例：

• 相川 孝延さん

  • 傾聴力：2
  • 共感力：4
  • プレゼンテーション能力：2
  • 問題解決力：2
  • 意思決定力：2
  • 論理的思考力：2
  • 時間管理能力：2
  • 創造力：2

• 青木 裕太さん

  • 傾聴力：3
  • 共感力：4
  • プレゼンテーション能力：1
  • 問題解決力：3
  • 意思決定力：3
  • 論理的思考力：3
  • 時間管理能力：3
  • 創造力：3

ヒント

複数メンバーのスキルデータを一括で登録する場合は、CSV一括アップロード機能を使用すると効率的です。

STEP8：動作確認

1. スキルマップを確認します

   • スキル/資格ページの「スキルver1」タブを開く
   • メンバー×スキルのマトリクスが正しく表示されることを確認
   • ヒートマップ表示が機能していることを確認

2. 絞り込み・並び替えを確認します

   • 特定のスキルで絞り込みができることを確認
   • スキルレベルで並び替えができることを確認

3. メンバー詳細を確認します（オプション設定した場合）

   • メンバーをクリックして詳細画面を開く
   • 部署履歴、グレード履歴、役職履歴が表示されることを確認

4. データの整合性を確認します

   • スキルレベルが正しく表示されることを確認
   • マスター参照が正しく機能していることを確認

カスタマイズのヒント

追加機能の提案

1. スキル定義の詳細化

スキルランクマスタに「説明」項目を追加し、各レベルで何ができるべきかを明確に定義できます。

追加項目：

• 項目名：説明
• 項目タイプ：文章
• 内容例：「レベル3：問題の原因を分析し、解決の糸口を見出すことができる」

2. 資格管理機能の追加

全体追加項目グループ「資格保持」を作成し、保有資格を管理できます。

追加項目：

• 資格名（テキスト）
• 取得日（日付）
• 有効期限（日付）
• 更新要否（選択肢）

3. 目標スキルレベルの設定

各役職・グレードごとに必要なスキルレベルを定義し、現状とのギャップを可視化できます。

追加項目：

• 項目名：目標スキルレベル
• 項目タイプ：全体追加項目グループ
• 各スキルの目標レベルを設定

注意事項

データ登録時の注意

1. スキルレベルの統一

   • 評価基準を明確にし、全メンバーで統一した基準で評価する
   • 評価者によってバラつきが出ないよう注意

2. 定期的な更新

   • スキル情報は定期的（年1～2回）に更新する
   • 研修受講後や配置転換後は速やかに更新

3. スキル定義の明確化

   • 各スキルレベルで「何ができるべきか」を明確に定義する
   • レベル1～5の定義を全員が理解できるようにする

権限設定の推奨事項

1. スキルデータの編集権限

   • 基本的に管理者または直属の上司のみに編集権限を付与
   • 本人による自己評価の場合は、本人にも編集権限を付与

2. 閲覧権限の設定

   • 組織全体のスキルマップは管理職以上に公開
   • 個人のスキル情報は本人と直属の上司のみ閲覧可能にするなど、運用に合わせて設定

データ移行時の注意

1. 既存データからの移行

   • Excelやスプレッドシートで管理している既存のスキルデータがある場合、CSV一括アップロード機能を活用

2. データの整合性確認

   • 移行後は必ずスキルマップが正しく表示されるか確認
   • サンプルデータで動作確認してから本番データを投入

トラブルシューティング

アプリ作成時によくある問題と解決方法をまとめています。

問題1：スキルレベルが表示されない

症状

• スキルマップのセルが空白になっている
• スキルレベルが表示されない

原因

マスター参照の設定が間違っている、またはスキルランクマスタにデータが登録されていない

解決方法

1. 「データ」>「マスター情報」>「スキルランク」を開きます

2. 1～5のデータが登録されているか確認します

3. 未登録の場合は、STEP3を参照してデータを登録します

4. 「データ」>「メンバー情報」>「アプリ内の編集項目」を開きます

5. 「スキルレベル」グループの各項目が「スキルランク」マスタを参照しているか確認します

問題2：ヒートマップ表示が機能しない

症状

• スキルマップでセルの色が変わらない
• 全て同じ色で表示される

原因

条件付き書式の設定が間違っているか、設定されていない

解決方法

1. 「レイアウト」>「スキル/資格」>「スキルver1」タブを開きます

2. テーブルパーツの設定を確認します

3. 条件付き書式を設定します：

   • スキルレベル1～2：赤色
   • スキルレベル3：黄色
   • スキルレベル4～5：青色

問題3：スキルマップにメンバーが表示されない

症状

• スキルver1タブにメンバーが表示されない
• テーブルが空白

原因

レイアウトの表示項目設定が間違っている

解決方法

1. 「レイアウト」>「スキル/資格」>「スキルver1」タブを開きます

2. テーブルパーツの設定を確認します

3. データソースが「メンバー」になっているか確認します

4. 表示項目に「氏名」と各スキル項目が含まれているか確認します

問題4：全体追加項目グループにデータを登録できない

症状

• 「スキルレベル」にデータを入力できない
• 「編集権限がありません」というエラーが表示される

原因

権限設定で編集権限がない

解決方法

1. 「ロール」>「管理者用ロール」を開きます

2. 「スキルレベル」項目の編集権限を確認します

3. 編集権限が「なし」になっている場合は、「編集」に変更します

それでも解決しない場合

上記の方法で解決しない場合は、以下を確認してください：

• 全てのSTEPを順番通りに実施したか
• 保存ボタンを押し忘れていないか
• ブラウザをリロードしたか
• 正しいアプリを開いているか

それでも問題が解決しない場合は、カスタマーサクセスチームにお問い合わせください。

よくある質問（FAQ）

Q1. スキルレベルは誰が評価するのですか？

運用方法によりますが、以下の3つの方法が一般的です。

方法1：上司が評価

• 直属の上司がメンバーのスキルを評価
• 最も一般的な運用方法

方法2：本人が自己評価

• 各メンバーが自分のスキルを自己評価
• 上司が承認する運用と組み合わせることが多い

方法3：360度評価

• 本人、上司、同僚など複数の視点から評価
• より客観的な評価が可能

Q2. スキルの種類は変更できますか？

はい、可能です。

STEP4で追加した「スキルレベル」グループの子項目を編集することで、スキルの種類を変更できます。

お客様の業種や職種に合わせて、必要なスキルを定義してください。

Q3. スキルレベルを5段階以外にできますか？

はい、可能です。

スキルランクマスタのデータを変更することで、3段階、4段階、6段階など、任意の段階数に変更できます。

Q4. 過去のスキル評価履歴を残せますか？

はい、可能です。

個別追加項目グループを使って、評価日ごとのスキルレベルを記録することで、履歴として保存できます。

Q5. スキルマップをExportできますか？

はい、可能です。

メンバー情報画面から「CSVダウンロード」機能を使用して、スキルデータをエクスポートできます。

関連記事：WorksuiteのCSVアップロード・ダウンロード機能

Q6. スキル以外の情報も管理できますか？

はい、可能です。

全体追加項目グループや個別追加項目グループを追加することで、資格、研修履歴、語学力、業務経験など、様々な情報を管理できます。

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• プロジェクト工数管理アプリ作成レシピ
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