1. 概要

この記事では、HRBrainで従業員情報を管理するために、「どのデータを」「どのような形式で」登録するかを整理する方法を説明します。 システムを構築する前に情報の分類を明確にすることで、スムーズな導入が可能になります。

概念の定義

HRBrainの社員名簿は、情報の性質に合わせて3つの「中項目」に分類されます。

判断基準

データの種類に迷った場合は、以下の基準で選んでください。

• 「氏名や住所など、上書きして管理したい基本データ」 → 一般項目
• 「人によって1件だったり5件だったりする履歴データ」 → 個別追加項目
• 「評価や残業時間など、特定の期間ごとに全員分登録するデータ」 → 定期更新項目

メリットとリスク

• メリット： 適切な項目タイプを選ぶことで、組織分析やダッシュボードでのデータ活用がしやすくなります。
• リスク： 分類を間違えて構築すると、後からのデータ移行や項目変更に多大な工数がかかります。

2. 事前に準備するもの

• 現在管理している従業員リスト： Excelや紙で管理している既存のデータ項目一覧。
• 今後管理したい項目案： 研修受講歴や社用車管理など、新しく追加したいデータのリスト。

3. 手順 【所要時間：約30分〜】

前半：管理する情報の洗い出し

① 既存の項目を書き出す 現在Excel等で管理している項目（氏名、生年月日、住所、部署など）をすべてリストアップします。

② 情報の性質（「基本」「履歴」「定期」）で分類する 「概念の定義」の表を参考に、各項目が「一般項目」「個別追加項目」「定期更新項目」のどれに該当するかを振り分けます。

後半：入力形式の決定

① 小項目（入力フォーマット）を決める 各項目をどのような形式で入力させるか選択します。以下の代表的な種類があります。

• [カスタムプルダウン]：選択肢から選ばせたい場合。

  

• [文字列（単文）]：氏名など短い文章。

• [数値]：給与額など。

  

• [日付]：入社日や生年月日。

• [計算式項目]：数字等を自動算出したい場合。

例: 

② 必須項目の確認 

HRBrainで運用上、削除できない必須項目（氏名、メールアドレス、従業員番号、部署、入社日など）が自社のリストに含まれているか確認します

4. 成功したか確認する

• 「項目名」「中項目タイプ（一般/追加/定期）」「小項目タイプ（数値/日付など）」が明記された設計図（またはメモ）が完成していること。
• 「一般項目」に分類した項目が200個以内、全体の中項目の階層が4階層以内であることを確認する（システムの制限値内か）。

5. うまくいかないとき

• 症状：履歴情報（異動など）を「一般項目」にしようとしている
  • 原因：1つの枠に最新の情報だけを上書きする運用を想定している。
  • 対処：過去の履歴を分析に使いたい場合は、必ず「個別追加項目」として整理し直してください。
• 症状：どの形式（小項目）が良いか選べない
  • 原因：データの活用目的が決まっていない。
  • 対処：分析（グラフ化）したい項目は [数値] や [カスタムプルダウン] 、 [日付] を選ぶようにしてください。 [文字列（文章）] は分析には向きません。
• 症状：マイナンバーを管理項目に入れようとしている
  • 原因：法的な制限の認識不足。
  • 対処：HRBrainの社員名簿機能でのマイナンバー管理は禁止されています。労務管理機能の利用を検討してください。

6. よくある質問

Q. 部署名は履歴管理できますか？

A. はい。部署、職種、役職などの「組織情報」は、変更すると自動的に「組織情報履歴」という項目に蓄積される仕組みがあります。

Q. 似たような項目がたくさんありますが、1つにまとめられますか？

A. 「大項目」や「中項目」というグループ機能を使って、関連する項目を整理して表示できます。

Q. 後から項目を追加することはできますか？

A. 運用開始後でも管理画面から自由に追加・編集が可能です。

7. 次にやること

登録したい情報の整理ができたら、次はシステム内の標準項目と比較します。

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