STEP1 【Web給与明細】設定の全体像
2026-03-03 12:00:15 UTC
この記事では、給与計算システムから出力した給与データ（CSVファイル）をHRBrainにアップロードし、
Web明細として従業員へ配布するための設定から運用までの全体像を説明します。
1. 概要
全体像
この記事の目的は、Web給与明細機能の基本的な仕組みと、導入から初回の明細配布までに必要な一連の流れを理解することです。 設定完了後は、紙での配布や郵送のコストを削減し、従業員がスマートフォンやPCからいつでも明細を確認できる状態になります。
概念の定義
| 用語名 | 役割 | 判断基準 |
| Web給与明細機能 | 給与・賞与データをアップロードし、HRBrain上で明細を発行・配布する機能です。 | 従来の紙の明細をデジタル化したい場合に利用します。 |
| 明細テンプレート | 社員名簿の項目と明細上の表示項目を紐付ける設計図です。 | 支給、控除、勤怠など、自社で表示したい項目をレイアウトする際に作成します。 |
| 給与・賞与明細手続き | 特定の支給日に合わせて、対象メンバーへ明細を配布するための管理単位です。 | 毎月の給与や賞与の配布ごとに、手続きを新規作成して運用します。 |
| 電子交付への合意 | 従業員がWeb上で明細を受け取ることに同意する手続きです。 | 初回配布時に従業員が「同意」または「拒否」を選択します。 |
メリットとリスク
• メリット: 明細の印刷・封入・郵送コストが削減でき、従業員は過去の明細も含めていつでも閲覧・ダウンロードが可能になります。
• リスク: 社員名簿のデータが正しくない場合、誤った金額が明細に反映されます。 また、配布完了後の明細は修正できないため、確定前の内容確認が非常に重要です。
2. 事前に準備するもの
• 権限: [共通管理] > [権限設定] > [ロール設定] > [明細] において、作成や確定の権限が付与されている必要があります。
• 給与データ: 現在利用している給与計算システムから出力されたCSVファイルが必要です。
• 社員名簿の準備: 明細の元データとなる「定期更新項目」を社員名簿に作成しておく必要があります。
3. 手順【所要時間：約10分】
Web給与明細の導入から運用までは、大きく分けて以下の6つのステップで進行します。
前半：導入時の初期設定（初回のみ）
① 権限設定の確認
[共通管理] > [権限設定] から、管理者の操作権限と従業員の閲覧権限が正しく設定されているか確認します。
② 社員名簿に給与項目の作成
[社員名簿] > [運用管理] > [項目・レイアウト編集] を開き、「定期更新項目グループ」に、支給合計や基本給など明細に表示する項目をすべて作成します。
参考イメージ:
③ 明細テンプレートの作成
後半：毎月の配布運用（2ヶ月目以降はこちらのみ）
④ 明細データのCSV登録
給与計算システムのデータをHRBrain専用のCSV形式に整え、社員名簿へ一括アップロードします。
1) [社員名簿] > [一括登録・編集] > [定期更新項目グループ]を開きます。
2)該当項目の[追加]をクリックし、項目名(年月日など)を追加します。
3) [データを登録] テンプレートをダウンロードし、データを入力します。
4) ファイルをアップロードし、[保存]をクリックします。
⑤ 明細手続きの作成
[労務管理] > [手続き管理] > [給与・賞与・源泉徴収票手続き] から該当の手続きを選択し、
支給日や対象メンバーを指定して手続きを作成します。
⑥ 確定・公開予約
手続き内で計算結果（支給合計など）を確認し、[明細確定] を行った後に公開日時を予約します。
4. 成功したか確認する
確認方法
① [手続き管理] > [給与・賞与明細] の手続き一覧を確認します。
② 作成した手続きのステータスが [公開予定] または [公開済み] になっていることを確認します。
判定基準
• 管理画面で、対象メンバー全員の明細が正しく生成されていること。
• [公開済み] ステータス後、従業員の「マイページ」に明細が表示されていること。
5. うまくいかないとき
| 症状 | 原因 | 対処方法 |
| [明細確定] がクリックできない | CSV内で明細項目が空欄になっている可能性があります。 | CSVの空欄箇所に「0」を入力して、再度アップロードしてください。 |
| 従業員のマイページに明細が出ない | 従業員の [デフォルトロール] 設定に不備がある可能性があります。 | 社員名簿のロール設定で、氏名やメールアドレスなどの基本項目が [閲覧] 以上になっているか確認してください。 |
| 登録した金額が明細に反映されない | 手続きのステータスが [確定済み] になってからデータを修正した可能性があります。 | 一度 [未確定に戻す] 操作を行い、データを最新の状態にしてから再度確定してください。 |
6. よくある質問
Q: 退職した従業員にもWeb明細を見せられますか？
A: 可能です。 社員名簿で在籍状況を「退職済み」にした後、管理者がログインステータスを「ログイン可」に切り替える必要があります。
Q: 従業員が「電子交付」を拒否した場合はどうなりますか？
A: HRBrain上で明細を確認できなくなります。 管理者が対象者の明細をPDFで個別ダウンロードし、紙などで直接配布してください。
Q: 源泉徴収票も配布できますか？
A: 可能です。 デフォルトで用意されている「源泉徴収票テンプレート」を使用して、給与明細と同様の流れで配布できます。
7. 次にやること
管理者がWeb給与明細を操作するために必要な「権限の設定」に進んでください。
[STEP2 【Web給与明細】権限設定を確認する]