STEP3 機能設定
2026-03-03 11:43:20 UTC
この記事では、各種手続き（入社・退社・氏名変更・年末調整など）で使用するメールのテンプレート作成や、管理者への通知設定、従業員の入力画面に表示する注釈（補足説明）の設定方法を説明します。
1. 概要
全体像
この記事の目的は、自社の運用に合わせたメール文面の作成や、従業員が迷わず入力できるような画面のカスタマイズを行うことです。完了後は、手続きごとに適切な内容の依頼メールを送り、従業員への個別フォローを減らせる状態になります。
| 用語名 | 役割 | 判断基準 |
| メールテンプレート | 従業員への提出依頼や催促時に送るメールの定型文です。 | 提出依頼、リマインドなど、用途に応じて複数の文面を保存したい場合に作成します。 |
| 項目の注釈 | 従業員の入力フォーム上に表示される補足説明文です。 | 専門用語の解説や、社内ルール（例：画像は原本を撮影すること等）を伝えたい場合に設定します |
| 自動入力項目 | 手続き名や会社名などを、メール送信時に自動で流し込む機能です。 | 文面ごとに手続き名などを書き換える手間を省きたい場合に利用します。 |
メリットとリスク
• メリット: 標準的な案内を自動化できるため、管理者の業務工数を大幅に削減できます。また、注釈を充実させることで従業員からの問い合わせを最小限に抑えられます。
• リスク: 設定した注釈を [公開] すると、既に配布済みの手続きにも即座に反映されるため、内容に誤りがないか注意が必要です。
2. 事前に準備するもの
• 権限: [機能設定管理] の権限が付与されている必要があります。
• 設定場所: [労務管理] > [共通管理] > [機能設定] からすべての操作を行います。
• 文案: 依頼メールや注釈の具体的な文案を事前に用意しておくとスムーズです。
3. 手順【所要時間：約20分】
前半：メールテンプレートと通知の設定
① [メニュー] > [共通管理] > [機能設定] をクリックします
② [メールテンプレート] > [新規作成] をクリックします
③ [メールテンプレート名]（50文字以内）、[用途]、[件名]、[メール本文] を入力します
④ [自動入力項目を選択] から書類マークをクリックして本文に貼り付け、必要項目を自動反映させます
⑤ [保存] をクリックします
⑥ [メール通知] タブを選択し、管理者へ配信される通知メールの ON/OFF を設定して [保存] をクリックします
後半：項目の注釈（補足説明）の設定
① [機能設定] 画面で [手続き項目設定] をクリックします
② 変更したい手続き名をクリックします
③ 各項目右側の鉛筆マークをクリックし、既存の注釈を[表示する]、[表示しない] を選択します
④ [注釈] 欄にオリジナルの説明文（最大200文字）を入力し [保存] をクリックします
⑤ 画面右下の [公開] ボタンをクリックし、内容を確認して再度 [公開] をクリックします
👉 注意点
[公開] をクリックすると、依頼済みを含むすべての手続きに即時反映されます4. 成功したか確認する
確認方法
① [メールテンプレート] の一覧に、作成したテンプレート名が表示されているか確認します
② [手続き項目設定] の編集画面にて、設定した項目の背景が「黄色」になっていることを確認します
判定基準
• メールテンプレートの [テスト送信] を行い、届いたメールの文面が意図した通りであること
• 注釈設定が [公開済み] ステータスになり、プレビュー画面で正しく表示されていること
5. うまくいかないとき
| 症状 | 原因 | 対処方法 |
| メールテンプレートが保存できない | 同じ用途（例：公的手続き）で名前が重複しています。 | 重複しないテンプレート名に変更してください。 |
| 注釈が編集できない項目がある | ヘルプ導線が組み込まれた吹き出しタイプの注釈です。 | 吹き出しタイプの注釈は仕様上変更できません。 |
| テスト送信がエラーになる | 操作している管理者のメールアドレスが社員名簿に登録されていません。 | 社員名簿のアカウント設定にて、正しいメールアドレスを登録してください。 |
6. よくある質問
Q: メールテンプレートの登録数に制限はありますか？
A: 登録できるテンプレート数に上限はありません。
Q: 注釈は入社手続きの4つのフォームすべてに一括で設定できますか？
A: できません。入社手続きに関しては、各手続き（社会保険のみ等）ごとに個別に設定する必要があります。Q: 誤って注釈を公開してしまった場合、元に戻せますか？
A: 再度 [注釈を編集] にて文面を削除し、再度 [公開] することで実質的に取り消すことができます。
7. 次にやること
労務管理の各機能を利用するために必要な「サービス権限の設定」に進んでください。
[STEP4 【労務管理】サービス権限設定（ロール設定）を行う]