STEP1 【入退社手続き】手続き作成・配布

2026-02-03 08:01:05 UTC

この記事では、入社するメンバーに対して、社会保険や雇用保険の手続きに必要なデータを回収するための「入社手続きフォーム」を作成し、配布する方法を説明します。

1. 概要

全体像の提示

この記事の目的は、HRBrain上で入社手続きの「箱（手続き）」を作成し、対象のメンバーへ入力依頼を届けることです。完了後は、従業員のマイページに手続きが表示され、データ入力が可能な状態になります。

概念の定義

用語名	役割	判断基準
公的手続き	社会保険・雇用保険の資格取得や扶養控除申告書などの行政書類を作成するための手続きです。	入社、退職、氏名変更など、役所への届け出が必要な場合に利用します。
手続きの管理者	特定の手続きにおいて、進捗確認や提出内容の承認を行う担当者です。	チームごとに承認担当を分けたい場合や、特定のメンバーのみに個人データを閲覧させたい場合に設定します。
従業員対応待ち	管理者が手続きを開始し、従業員の入力を待っている状態のステータスです。	従業員のマイページにフォームが表示され、入力が可能になるとこのステータスに変わります。

メリットとリスク

• メリット: 紙の回収や手入力の工数を削減でき、本人から直接データを収集するため正確性が向上します。

• リスク: 入社手続きには4つの種類（保険加入区分別）があり、誤った種類を選択して配布すると、必要な行政書類が正しく生成されません。

2. 事前に準備するもの

• 権限: [労務管理] > [共通管理] > [権限設定] > [ロール設定] > [手続き] において、該当の手続きの [管理] 権限が付与されている必要があります。

• メンバー登録: 手続きを配布する対象者が、あらかじめ [社員名簿] に登録されている必要があります。

• 保険加入区分の確認: 対象者が「社会保険・雇用保険」のどちらに加入するか、事前に確認しておいてください。

3. 手順【所要時間：約15分】

前半：手続きの作成と基本設定

① [メニュー] > [労務管理] > [手続き管理] > [公的手続き] をクリックします

② [新規手続き作成] をクリックします

③ 配布したい [入社手続きの種類] をクリックします

👉 判断基準

• 入社手続き: 社会保険・雇用保険の両方に加入する場合
• 入社手続き（社会保険のみに対応）: 健康保険・厚生年金のみ加入する場合
• 入社手続き（雇用保険のみに対応）: 雇用保険のみ加入する場合
• 入社手続き（保険適用なし）: どちらも加入しない（扶養控除申告書のみ回収する）場合

④ [手続きの名前]（必須）と [対応締め切り]（任意）を入力します
⑤ 必要に応じて [この手続きの管理者を追加] を選択し管理者を追加します

後半：対象者の追加と配布開始

① [従業員を追加] をクリックし手続きを配布する対象者を選択して [追加] をクリックします

②画面右下の [設定完了] をクリックし手続きの開始方法を選択します

③ メールで依頼を送る場合

1）[送信依頼画面へ] を選択します

2）メールを送信するメンバーをチェックし [メールテンプレート] を選択します

3）[件名] と [本文] を確認し [依頼メールを送信] > [送信] をクリックします

④ メールを送らずに開始する場合

1）[後から依頼する] を選択します

2）画面右上の [手続き開始] をクリックし [確定] をクリックします

👉 注意点

メールを送らない場合でも [手続き開始] をクリックしない限り 従業員のマイページには表示されません

4. 成功したか確認する

確認方法

① [手続き管理] > [公的手続き] から作成した手続き名をクリックします

② 進捗管理画面で対象メンバーのステータスを確認します

判定基準

• 対象メンバーのステータスが [従業員対応待ち] になっていること

• 従業員のマイページ（[労務管理] > [マイページ] > [申請]）に該当の手続きが表示されていること

5. うまくいかないとき

症状	原因	対処方法
メンバー追加時に従業員が表示されない	社員名簿のロールの [範囲設定] が制限されている可能性があります。	[社員名簿] > [運用管理] > [ロール設定] で自身のロールの閲覧範囲に対象者が含まれているか確認してください。
管理者候補に特定のメンバーが出てこない	候補者は労務管理の [管理] 権限を持ちかつ社員名簿で [氏名] の閲覧権限があるメンバーに限られます。	[権限設定] を確認し適切なロールが付与されているか確認してください。
従業員のマイページに手続きが出ない	[手続き開始] をクリックしていないかメール送信が完了していません。	手続き詳細画面の右上を確認し [手続き開始] ボタンが残っている場合はクリックして確定させてください。

6. よくある質問

Q: 手続きを開始した後にメンバーを追加できますか？

A: はい可能です。 [進行中の手続き] 一覧から該当の手続きの三点リーダー [･･･] > [編集] > [メンバーを追加] から追加できます。ただし「文書作成・電子署名」の手続きでは後から追加できないため注意してください。

Q: 従業員の入力の手間を減らすために管理者が代行入力できますか？

A: 可能です。ステータスが [未依頼] または [従業員対応待ち]（未提出）の状態であれば [フォームの入力/確認] から管理者が直接入力して保存できます。

Q: 外国籍の従業員でも同じフォームで大丈夫ですか？

A: はい問題ございません。各フォーム内で「外国籍である」を選択すると外国人雇用状況届出などに必要な専用の入力項目が自動で表示されます。

7. 次にやること

配布した手続きの進捗を確認し提出された内容を承認するステップに進んでください。

[STEP2 【入退社手続き】進捗確認・内容承認]