社員名簿とは・社員名簿でできること
2026-03-26 03:44:15 UTC
1. 概要
【一言でいうと】：従業員のあらゆる情報を一元管理し、人事評価や組織図など他機能と連携させるための「データベース」です。
【解決できる課題】：散在する従業員データ（Excelや紙）の管理工数を削減し、常に最新かつ正確な情報を全社で共有・活用できないという課題を解消します。
【所要時間】：約1週間〜1ヶ月（データ準備期間を含む、設定作業の実働は数時間〜数日程度）
※詳細な所要時間は登録するデータ量や項目のカスタマイズ範囲に依存します。
2. 主要な用語の定義
本サービスをスムーズに設定するために頻出する用語を定義します。
| 用語 | 役割・意味 |
| 一般項目 | 氏名、メールアドレス、現住所など、従業員1人につき1つだけ存在する基本的な情報です。 |
| 個別追加項目 | 異動履歴、職務経歴、資格保有歴など、従業員1人につき複数のデータが存在し、人によってデータの数が異なる情報です。 |
| 定期更新項目 | 勤怠履歴や評価結果など、全社員に対して同じタイミングで定期的に蓄積していく情報です。 |
| 組織情報 | 部署、役職、職種、グレード（等級）などのマスターデータです。これらを設定することで組織図や分析に活用できます。 |
| ロール（権限） | 「誰が」「誰の」「どの情報を」見たり編集したりできるかを制御する設定です。役職や役割に応じて情報のアクセス範囲を細かく決められます。 |
3. このサービスでできること（主な機能）
HRBrainの社員名簿機能では、主に以下の3つのことが実現できます。
・情報の集約と一元管理
基本情報、履歴情報、顔写真などを一箇所に集約できます。Excelなどでバラバラに管理されていた情報を
統合し、検索や閲覧を容易にします。
・柔軟な権限設定（ロール設定）
「経営陣は全項目閲覧可能」「一般社員は顔写真と名前のみ閲覧可能」といったように、
立場に合わせて見せる情報を細かく制御できます。
・他機能とのデータ連携
登録した社員情報は、「人事評価」「組織図」「組織分析」などの他機能に自動で連携されます。名簿を更新するだけで、全ての機能のデータが最新に保たれます。
4. 運用の全体イメージ
導入から運用開始後の情報の流れは以下の通りです。
1. 管理者による設計・設定
管理項目（プロフィール項目）を決め、閲覧・編集権限（ロール）を設定します。
2. データの登録
CSVファイル等を使って、従業員情報や組織図を一括登録します。
3. メンバーへの公開・招待
従業員にログイン情報を案内し、利用を開始します。
4. 日常的な更新・活用
入退社や異動に伴う情報は、管理者が更新するか、権限を与えられた従業員自身がプロフィールを修正します。蓄積されたデータは評価や分析に活用されます。
5. 導入のメリット
• 業務効率化とペーパーレス化
入社手続きや年末調整などの労務データとも連携可能なため（※労務管理機能利用時）、
紙やハンコの手間をなくし、人事担当者の作業時間を大幅に削減できます。
• 人材データの可視化と活用
顔写真付きのデータベースにより、「顔と名前が一致しない」問題を解消します。
また、スキルや経歴を可視化することで、最適な人材配置や抜擢人事に活用できます。
• セキュリティとガバナンスの強化
閲覧範囲を厳密にコントロールできるため、個人情報保護の観点でも安心して運用できます。
6. 設定の進め方（全体ロードマップ）
以下のステップ順に設定を進めることで、スムーズに運用を開始できます。
• STEP 1：管理者権限の付与
初期設定を行うメンバーに、必要な操作権限（組織情報、ロール設定など）を付与します。
• STEP 2：企業情報の登録
会社名などの基本情報を登録します。
• STEP 3：組織情報の登録
部署、役職、雇用形態などのマスターデータを登録・構築します。
• STEP 4：項目・レイアウトの作成
社員名簿で管理したい項目（資格、入社日など）を作成し、画面のレイアウトを整えます。
• STEP 5：ロール（権限）の作成
「一般社員用」「管理職用」など、役割ごとの閲覧・編集権限を作成します。
• STEP 6：ロールの割り当て
作成したロールを、各メンバー（または組織上長などの単位）に割り当てます。
• STEP 7：メンバー情報の登録
従業員のデータをCSVまたは手入力で登録します。
• STEP 8：顔写真の登録
従業員の顔写真を登録し、視認性を高めます。
• STEP 9：ログイン設定・招待
パスワード設定用のURLを発行し、従業員にログインを案内します。
• STEP 10：運用開始・メンテナンス
情報の更新や、異動・組織変更の予約設定などを行いながら運用を継続します。
7. 次にやること
まずは管理画面に入れるメンバーを設定するところから始めましょう。
[STEP1：権限設定] へ進む