【マイナンバー管理】マイナンバー管理とは・マイナンバー管理でできること
2026-03-26 03:38:09 UTC
1. 概要
• 【一言でいうと】：従業員およびその扶養家族のマイナンバー（個人番号）を、収集から保管、廃棄までセキュアな環境で一元管理する機能です。
• 【解決できる課題】：
◦ 紙やメールでのやり取りによる紛失・漏洩リスクの低減。
◦ 収集時の本人確認（番号確認・身元確認）の手間の削減。
◦ 「誰が」「いつ」閲覧・操作したかの履歴（ログ）管理によるコンプライアンス強化。
• 【所要時間】：管理者の依頼作業は数分〜数十分。従業員の提出はスマートフォン等から数分で完了します。
2. 主要な用語の定義
• 番号確認書類：提出されたマイナンバーが正しいことを確認するための書類（マイナンバーカード裏面、通知カード、住民票の写しなど）です。
• 身元確認書類：提出者がマイナンバーの持ち主本人であることを確認するための書類（マイナンバーカード表面、運転免許証、パスポートなど）です。
• 利用目的：マイナンバーを収集する際、法律に基づき従業員へ通知する必要がある利用目的（「源泉徴収事務のため」など）のことです。システム上で設定・通知が可能です。
3. このサービスでできること（主な機能）
① スマートフォン・PCでのセキュアな収集
従業員へメールで提供依頼を送り、Web上でマイナンバーと確認書類の画像を回収できます。
• 機能：通信経路およびデータベースは暗号化されており、安全に情報を収集できます。扶養家族分のマイナンバーも同時に収集可能です。
② 本人確認書類との照合・管理
回収したマイナンバーと、添付された本人確認書類（画像）を並べて画面上で照合・確認できます。
• 機能：不備がある場合は、システム上から修正依頼（差し戻し）を行えます。
③ CSVによる一括登録・出力
既存の管理簿などがある場合、CSVファイルを使って一括でマイナンバーを登録したり、バックアップのために一括ダウンロードすることが可能です。
④ 廃棄・削除の管理
退職や扶養から外れた場合など、不要になったマイナンバーを速やかに削除できます。
• 機能：マイナンバー（数値）のみの削除や、確認書類（画像）のみの削除など、柔軟な運用が可能です。
⑤ 操作履歴（ログ）の自動保存
「誰が」「いつ」「誰の」マイナンバーを閲覧・操作したかの履歴が自動的に記録されます。
4. 運用の全体イメージ
1. 依頼：管理者が対象従業員（および扶養家族）を選択し、提供依頼を送信します（一括依頼も可）。
2. 提出：従業員は通知メールからアクセスし、マイナンバーを入力・確認書類を撮影してアップロードします。
3. 確認：管理者は提出された番号と画像を確認し、「番号の確認完了」操作を行います。
4. 保管・利用：登録されたマイナンバーは暗号化して保管され、源泉徴収票や社会保険手続き等の帳票作成時に自動で引用・印字されます。
5. 廃棄：退職等で不要になった際は、管理者操作にて削除します。
5. 導入のメリット
• セキュリティ強化：紙での保管や郵送のリスクを排除し、閲覧権限も細かく制御できるため、情報漏洩リスクを最小限に抑えられます。
• 業務効率化：従業員がスマホで撮影して送るだけなので、コピーを取ったり台紙に貼る手間がなくなります。管理者もファイリング作業から解放されます。
• 手続きへのシームレスな連携：保管したマイナンバーは、入退社手続きや年末調整、源泉徴収票などの各種手続きにスムーズに連携・印字できます。
6. 設定の進め方（全体ロードマップ）
• STEP1 権限設定：マイナンバーを扱える管理者（事務取扱担当者）の権限を付与します。
• STEP2 提供依頼：未登録の従業員に提供依頼メールを送信します。
• STEP3 確認・登録：提出された内容を確認し、ステータスを「登録完了」にします。
• STEP4 利用・廃棄：必要に応じて各種手続きで利用し、保管期間が過ぎたら削除します。