STEP4 【文書作成・電子署名】回収した文書を作成する
2026-03-03 11:56:41 UTC
1. 概要
全体像
この記事の目的は、従業員との契約締結や通知が完了した文書（雇用契約書など）を、管理者が確認し、データとして保管（ダウンロード）することです。 完了後は、署名済みのPDFファイルを手元に保存できる状態になります。
概念の定義
| 用語名 | 役割 | 判断基準 |
| 完了（ステータス） | 従業員が文書の確認や合意ボタンを押し、手続きが終了した状態です。 | 文書の内容を確認・ダウンロードしたい場合は、このステータスの従業員を探します。 |
| 一括ダウンロード | 複数の従業員の文書をまとめてZIPファイルで保存する機能です。 | 人数が多い場合や、定期的にバックアップを取りたい場合に利用します。 |
| 文書合意履歴 | 過去に合意されたすべての文書が蓄積される一覧画面です。 | 手続き単位ではなく、全社的な合意ログから特定の文書を探したい場合に利用します。 |
メリットとリスク
• メリット: ペーパーレスで契約書を管理でき、検索や保管の手間がなくなります。
また、一括ダウンロード機能により、監査対応やバックアップもスムーズに行えます。
• リスク: ダウンロードしたファイル（ZIP形式）の解凍方法を誤ると、文字化けして開けない場合があります（Windows標準機能での解凍が必要です）。
2. 事前に準備するもの
• 権限: [文書手続き閲覧権限]、[文書手続き進行権限] のいずれかと、[文書作成履歴権限設定] が付与されている必要があります。
• 対象の手続き: 従業員への配布が完了し、ステータスが [完了] になっているデータが必要です。
3. 手順【所要時間：約5分】
前半：手続きから個別に確認・ダウンロードする方法
① [メニュー] > [労務管理] > [手続き管理] > [文書作成手続き] をクリックします。
② 確認したい [手続き名] をクリックします。
③ 画面上部のステータスバーから [完了] をクリックし、対象者を絞り込みます。
④ 表示された [文書名] をクリックすると、プレビュー画面で署名済みの内容を確認できます。
⑤ [文書をダウンロード] をクリックすると、PDFデータがダウンロードされます。
後半：複数の文書を一括でダウンロードする方法
① 手続き詳細画面のメニューから [一括ダウンロード] をクリックします。
② [メンバー追加] からダウンロードしたい対象者を選択します。
③ [全てのPDFをダウンロード] をクリックします。
④ ダウンロード詳細画面にて [ダウンロード] をクリックすると、ZIPファイル形式で保存されます。
4. 成功したか確認する
確認方法
① ダウンロードしたPDFファイルを開きます。
② 署名欄に従業員の氏名や合意日時が印字されているか確認します。
判定基準
• PDFが正常に開き、文字化けしていないこと。
• 「合意」が必要な文書の場合、署名パネル等で電子署名（タイムスタンプ）の有効性が確認できること（Acrobat Readerを使用）
5. うまくいかないとき
| 症状 | 原因 | 対処方法 |
| 一括ダウンロードしたファイルが開けない・文字化けする | Windows PCでフリーソフト等を使って解凍しています。 | Windows標準のエクスプローラー機能を使って解凍（展開）してください。 |
| [文書をダウンロード] ボタンが表示されない | 必要な権限が付与されていません。 | [権限設定] を確認し、[文書作成履歴権限設定] などを付与してください。 |
| タイムスタンプが見当たらない | ブラウザでPDFを閲覧しています。 | タイムスタンプの検証はAdobe Acrobat Readerで行う必要があります。 |
6. よくある質問
Q: 退職した従業員の文書も確認できますか？
A: はい、可能です。在籍状況が「退職済み」になっても、管理者は過去の手続きや「文書合意履歴」から確認・ダウンロードできます。
Q: 手続き単位ではなく、過去の全履歴から探せますか？
A: 可能です。[文書管理] > [文書合意履歴] メニューから、手続きを横断して検索・ダウンロードできます。
7. 次にやること
これで文書作成・電子署名の一連の流れは完了です。
必要に応じて、他の労務手続きや年末調整の運用へ進んでください。
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