STEP3 【年末調整】完成した帳票の確認・電子申請
この記事では、年末調整の手続きで回収・確定した情報をもとに自動生成された帳票（扶養控除等申告書など）を、管理者が最終確認し、PDFとしてダウンロードする手順を説明します。
1. 概要
全体像
この記事の目的は、従業員から提出され、内容が確定した年末調整データをもとに生成された「公的書類（申告書）」を確認し、保管や提出のためにファイルとして出力することです。 完了後は、申告書のPDFデータが手元に保存されます。
概念の定義
| 用語名 | 役割 | 判断基準 |
| 帳票（申告書） | 年末調整の結果として作成される公的な書類です（扶養控除等申告書、保険料控除申告書など）。 | HRBrain上で入力されたデータをもとに自動生成されます。 |
| 書類プレビュー | ダウンロードする前に、画面上で書類の内容やレイアウトを確認する機能です。 | 添付された証明書画像（原本）と並べて確認したい場合に利用します。 |
| 一括書類処理 | 複数の従業員の書類をまとめて生成し、一括でダウンロードする機能です。 | 全従業員分をまとめて保管したい場合や、印刷して税務署へ提出する場合に利用します。 |
メリットとリスク
- メリット: 書類作成の手間がゼロになり、入力データがそのまま反映された正確な申告書を入手できます。
- リスク: 年末調整の電子申請（e-Tax等への直接送信）機能は、本システムには搭載されていません（※HRBrainの電子申請機能はe-Gov経由の社会保険・雇用保険手続きが対象です）。そのため、税務署等への申告には、ダウンロードした資料を活用して別途対応する必要があります。
2. 事前に準備するもの
- 権限: [年末調整] の [管理] 権限が付与されている必要があります。
- 対象データ: 内容の確認が終わり、ステータスが [入力内容確定] となっている従業員データ。
3. 手順【所要時間：約10分】
前半：書類を個別にプレビュー・確認する
① [メニュー] > [労務管理] > [手続き管理] > [公的手続き] をクリックし、該当の年末調整手続きを選択します。
② 対象の従業員をクリックし、詳細画面を開きます。
③ [フォーム一覧]> [書類のプレビュー]をクリックします。
画面下に表示されている [書類名]（例：基礎控除申告書）をクリックします。
④ プレビュー画面が表示されます。
👉 便利機能
画面右上の [原本表示] をクリックすると、従業員がアップロードした証明書画像（保険料控除証明書など）を並べて表示できます。内容の照合に便利です。
⑤ 確認後、個別に保存したい場合は左上の [ダウンロード] をクリックします。
後半：書類を一括でダウンロードする
① 手続き一覧画面の上部にある [一括書類処理] タブをクリックします。
② [書類未生成メンバーを追加] または [従業員追加] から、ダウンロードしたい対象者を選択します。
③ [書類を生成] をクリックします。
👉 重要：
マイナンバーの印字設定 確認画面で「マイナンバーを印字する / 印字しない」の選択肢が表示されます。
保管用や提出用など、用途に合わせて選択し [開始] をクリックしてください。
④ [書類生成履歴] に「生成中」と表示されます。少し待ち、ページを更新（リロード）します。
⑤ ステータスが [生成完了] になったら、その行をクリックし [一括ダウンロード] をクリックします。
ZIPファイル形式で保存されます。
4. 成功したか確認する
確認方法
① ダウンロードしたPDF（またはZIP解凍後のPDF）を開きます。
② 申告書の各欄に従業員の入力内容や会社情報、マイナンバー（印字ありの場合）が正しく記載されているか確認します。
判定基準
- PDFファイルが正常に開き、文字化けしていないこと。
- 指定した通りにマイナンバーが印字（または空欄に）されていること。
5. うまくいかないとき
| 症状 | 原因 | 対処方法 |
| ダウンロードしたZIPファイルが文字化けする | Windows PCで非標準の解凍ソフトを使用している可能性があります。 | Windows標準の「エクスプローラー」機能（右クリック＞すべて展開）を使って解凍してください。 |
| マイナンバーが印字されていない | ダウンロード時の設定で「印字しない」を選択したか、データ自体が登録されていません。 | ダウンロード時に「印字する」を選択してください。それでも出ない場合は、マイナンバー管理画面で対象者の番号が登録されているか確認してください。 |
| 電子申請ボタンが見当たらない | 年末調整の電子申請には対応していません。 | HRBrainの電子申請機能は「社会保険・雇用保険（e-Gov）」用です。年末調整（国税・地方税）は、ダウンロードしたデータを用いてe-TaxやeLTAX、または給与ソフト経由で行ってください。 |
6. よくある質問
Q: HRBrainから直接、税務署へ年末調整の電子申告はできますか？
A: いいえ、できません。HRBrainの電子申請機能はe-Gov（社会保険・雇用保険）に対応しており、年末調整（税務申告）には対応していません。 申告書を印刷して提出するか、連携用CSVデータを給与計算ソフトに取り込んで申告を行ってください。
Q: プレビュー画面でマイナンバーが表示されません。
A: はい、セキュリティのためプレビュー画面では表示されません。マイナンバーを確認したい場合は、「マイナンバーを印字する」を選択してPDFをダウンロードすることで確認できます。
Q: 書類の内容を修正したい場合はどうすればいいですか？
A: 書類を直接編集することはできません。入力フォームの情報を修正する必要があります。[入力内容の確定取り消し] を行い、フォームを修正してから再度確定・書類生成を行ってください。
7. 次にやること
確定した年末調整データ（申告内容や計算結果）を、給与計算システム等に連携するためにCSVファイルで出力します。
[STEP4 【年末調整】回収した情報をCSVダウンロードする]