STEP3 【入退社手続き】完成した帳票の確認・電子申請
2026-02-13 04:31:10 UTC
この記事では、手続きで確定した内容をもとに自動生成された届出書（資格取得届など）をPDFでダウンロードする方法と、システムから直接行政へ電子申請（e-Gov連携）を行う手順を説明します。
1. 概要
この記事の目的は、完成した書類を「紙で提出・保管」するためにPDF化するか、「電子データ」として役所へ送信するかを選択し、実行することです。 完了後は、手元に控えの書類が保存され、行政への申請が完了した状態になります。
概念の定義
| 用語名 | 役割 | 判断基準 |
| 一括書類処理 | 複数の従業員の書類をまとめてPDF（ZIP形式）でダウンロードする機能です。 | 紙で役所に郵送・持参する場合や、社内控えとして一括保存したい場合に利用します。 |
| 電子申請 | e-Gov（政府の電子政府窓口）と連携し、クリックだけで行政への届出を行う機能です。 | 役所へ行く手間を省きたい場合に利用します。事前に電子証明書の準備が必要です。 |
| マイナンバー印字 | ダウンロードするPDFにマイナンバーを表示させるかどうかの設定です。 | 役所提出用は「印字する」、本人控え用は「印字しない」など、用途に応じて使い分けます。 |
メリットとリスク
• メリット: 書類作成の手間がゼロになり、電子申請なら24時間いつでもオフィスから手続きが完了します。
• リスク: 電子申請には事前の準備（電子証明書の取得など）が必要です。また、一部対応していない帳票（離職票の発行が必要な雇用保険喪失届など）があるため注意が必要です。
2. 事前に準備するもの
• 権限:
◦ 書類ダウンロードには、該当手続きの [管理] または [閲覧] 権限が必要です。マイナンバーを印字する場合は [マイナンバー管理] 権限も必要です。
◦ 電子申請には、[電子申請手続き進行権限] が必要です。
• 電子申請を行う場合:
◦ 電子証明書: ファイル形式の証明書を取得し、HRBrainに登録済みであること。
◦ e-Govアカウント: 取得済みであること。
3. 手順【所要時間：約10分】
前半：帳票をPDFで確認・ダウンロードする
紙での提出や、控えとして保管する場合の手順です。
① [メニュー] > [労務管理] > [手続き管理] > [公的手続き] をクリックし、該当の手続きを選択します。
② 一括でダウンロードする場合:
1）[一括書類処理] タブをクリックします。
2）[書類未生成メンバーを追加] または [メンバー追加] から対象者を選択します。
3）[書類を生成] をクリックします。
4）確認画面で [マイナンバーを印字する / 印字しない] を選択し、[開始] をクリックします。
5）処理完了後、リストを開き [一括ダウンロード] をクリックします。
③ 個別にダウンロードする場合:
1）対象従業員の詳細画面を開き、該当の書類名をクリックしてプレビューを表示します。
2）左上の [ダウンロード] をクリックし、マイナンバー印字の有無を選択して保存します。
後半：電子申請を実行する
e-Govと連携してデータを送信する場合の手順です。
① 手続き詳細画面の上部にある [電子申請] タブをクリックします。
② [e-Govアカウントログイン] をクリックし、e-Govのメールアドレスとパスワードを入力して連携します（初回のみ）。
連携が完了すると自動でHRBrain労務管理の手続き進捗管理画面に戻ります。
③ 個別に申請する場合:
1）[未申請] リストから対象者の [申請] ボタンをクリックします。
2）電子証明書の PINコード（暗証番号） を入力し、[申請] をクリックします。
④ 一括で申請する場合:
1）画面左上の [一括電子申請] をクリックします。
2）事業所と手続き種別を選択し、対象者にチェックを入れます。
3）PINコードを入力し、[申請] をクリックします。
4. 成功したか確認する
確認方法
ダウンロードの場合: 保存されたPDFを開き、内容が正しく表示されているか、マイナンバーの印字有無が設定通りか確認します。
電子申請の場合: [電子申請] タブのステータスを確認します。
判定基準
• PDFファイルが正常に開き、文字化けしていないこと。
• 電子申請のステータスが [送信完了] または [到達] に変わっていること。
5. うまくいかないとき
| 症状 | 原因 | 対処方法 |
| ダウンロードしたファイルが文字化けする | Windowsで標準外の解凍ソフトを使っている可能性があります。 | エクスプローラーの標準機能（右クリック＞すべて展開）で解凍してください。 |
| 電子申請ボタンが押せない・表示されない | 権限不足か、必須項目（電子証明書の設定など）が未完了です。 | [共通管理] > [権限設定] で電子申請権限を確認するか、[電子申請設定] で証明書が紐付いているか確認してください。 |
| 「離職票交付あり」の申請がエラーになる | HRBrainの電子申請は「離職票あり」の喪失届に対応していません。 | 離職票が必要な場合は、PDFをダウンロードして紙で提出するか、e-Govのサイトから直接申請してください。 |
6. よくある質問
Q: プレビュー画面でマイナンバーが表示されません。
A: セキュリティのため、画面上のプレビューでは非表示になっています。「マイナンバーを印字する」を選択してPDFをダウンロードすることで確認できます。
Q: 電子申請した後、公文書（決定通知書など）はどこで受け取れますか？
A: 審査が完了すると、同じ [電子申請] 画面のステータスが [審査終了] や [手続終了] になります。その画面から公文書をダウンロードできます。
Q: マイナポータルやGビズIDは使えますか？
A: いいえ、HRBrainの電子申請機能は現在「e-Govアカウント」と「ファイル形式の電子証明書」のみ対応しています。
7. 次にやること
手続きが完了したら、回収した情報をCSVで出力して給与システム等へ連携したり、電子申請の公文書を確認したりします。
[STEP4 【入退社手続き】回収した情報をCSVダウンロードする] [電子申請/返却された公文書を確認する]