STEP3 【マイナンバー管理】一括登録・削除方法
2026-03-26 03:42:05 UTC
この記事では、手元にある複数のマイナンバーデータをCSVファイルを使って一括で登録する方法と、不要になったデータを一括で削除する方法を説明します。
1. 概要
全体像
この記事の目的は、従業員やその扶養家族のマイナンバー情報を、1件ずつ手入力するのではなく、まとめて効率的に管理（登録・削除）することです。 完了後は、システム上に正しいマイナンバーが保存され、源泉徴収票などの書類作成に利用できる状態になります。
概念の定義
| 用語名 | 役割 | 判断基準 |
| 一括登録（CSV登録） | エクセル等のデータを使って、多数のマイナンバーを一度にシステムへ取り込む機能です。 | 既に他システムや紙でマイナンバーを収集済みで、HRBrainに移し替えたい場合に利用します。 |
| 一括削除 | 登録済みのマイナンバーデータをまとめて消去する機能です。 | 誤って登録したデータをリセットしたい場合や、保持期間が過ぎたデータを廃棄したい場合に利用します。 |
| UTF-8 | CSVファイルを保存する際の「文字コード（形式）」の一種です。 | HRBrainにアップロードするCSVは、必ずこの形式で保存されている必要があります。 |
メリットとリスク
• メリット: 人数が多い場合、手入力に比べて作業時間を大幅に短縮できます。また、転記ミスを減らすことができます。
• リスク: CSVファイルの作成時に「文字コード」や「入力形式」を間違えるとエラーになり、登録できません。また、誤って [一括削除] を実行するとデータが完全に消えるため、操作には十分な注意が必要です。
2. 事前に準備するもの
• 権限: [共通管理] > [権限設定] > [ロール設定] > [管理] において、[マイナンバー管理] にチェックが入っているロールが必要です。
• 社員名簿の登録: マイナンバーを登録する対象者（本人および家族）が、あらかじめ [社員名簿] に登録されている必要があります。
◦ 必須項目：氏名、従業員番号（またはメールアドレス）、生年月日（家族の場合）
• マイナンバーデータ: 登録したい12桁の番号リストを用意してください。
3. 手順【所要時間：約15分】
前半：マイナンバーをCSVで一括登録する
① [労務管理] > [マイナンバー] をクリックします。
② 画面右上の [マイナンバー管理メニュー]から [一括登録] をクリックします。
③ 登録する対象を [従業員本人] または [扶養家族] から選択します。
④ [取り込み用テンプレートダウンロード] をクリックし、CSVファイルを保存します。
⑤ ダウンロードしたCSVファイルを開き、マイナンバー（12桁）を入力して保存します。
👉 重要
保存時は必ず文字コードを 「UTF-8」 （またはUTF-8 BOM）に指定してください。 ⑥ HRBrainの画面に戻り、[ファイルを選択] から作成したCSVをアップロードし、[保存] をクリックします。
後半：マイナンバーを一括削除する
※登録ミスや運用変更などでデータを消したい場合のみ実施してください。
① [メニュー] > [労務管理] > [マイナンバー] をクリックします。
② 画面右上の [マイナンバー管理メニュー] から [一括削除] をクリックします。
③ [対象者を追加] をクリックし、削除したい従業員を検索・選択して [追加] をクリックします。
④ 削除対象者が一覧に表示されたら、[一括削除] をクリックします。
⑤ 確認画面が表示されるので、内容を確認して [削除] をクリックします。
👉 結果
削除された従業員のステータスは [未依頼] に戻ります。4. 成功したか確認する
確認方法
① [マイナンバー] 一覧画面に戻ります。
② 作業を行った従業員のステータスを確認します。
判定基準
• 一括登録の場合: ステータスが [登録完了] になっていること。
• 一括削除の場合: ステータスが [未依頼] に戻っていること。
5. うまくいかないとき
| 症状 | 原因 | 対処方法 |
| アップロード時に「CSVファイルがUTF-8で保存されていません」と出る | 保存時の文字コードが「Shift-JIS」などになっています。 | CSVファイルを「メモ帳」などで開き、「名前を付けて保存」から文字コードを「UTF-8」にして保存し直してください。 |
| 「○○さんは登録されていません」とエラーが出る | CSVの情報と社員名簿の情報が一致していません。 | 社員名簿上の「氏名」「従業員番号」とCSVの内容が完全に一致しているか確認してください。家族の場合は「生年月日」も一致が必要です。 |
| 「不正なマイナンバーが含まれています」と出る | 桁数不足や存在しない番号形式です。 | 半角数字12桁で正しく入力されているか確認してください。Excelで先頭の「0」が消えていないかも確認が必要です。 |
6. よくある質問
Q: 従業員本人のマイナンバーを削除すると、家族分も消えますか？
A: いいえ、別々に管理されています。家族分を削除したい場合は、一括削除画面などで対象を家族に指定して削除する必要があります。
Q: マイナンバーを削除する前に、社員名簿から家族情報を削除してもいいですか？
A: いいえ、順序にご注意ください。 マイナンバーを収集後に家族情報を削除したい場合は、必ず [労務管理] 側で マイナンバーを削除した後 に、[社員名簿] 側で家族情報を削除してください。
Q: 一括登録で、画像データ（本人確認書類）も登録できますか？
A: いいえ、CSV一括登録では「番号」のみ登録可能です。画像データは登録できません。
画像も必要な場合は、従業員に提出してもらうか、管理者が個別に手入力画面からアップロードする必要があります。