STEP5 代理操作の設定
2026-03-26 03:37:06 UTC
1. 概要
この記事の目的は、何らかの理由で本人が申請操作を行えない場合に、他の従業員が代わって申請を行うための「代理申請者」を設定することです。この設定により、業務を滞らせることなくワークフローを運用できます。
主要な用語と権限の定義
• 代理操作
役割：本人が申請できない場合に、他のメンバーが本人に代わって申請や一覧確認を行う機能です。
• 代理者
役割：代わりに操作を行うメンバーです。
• 被代理者
役割：操作を代わってもらう本人のことです。
権限の違いと判断基準
用語 | 役割・できること | 判断基準 |
| 組織上長が部下に変わって、申請を行えるように設定 | 組織上長が、対象部署のメンバーの代理操作をまとめて行える設定です | 部署の責任者が管轄するメンバーの申請を一括でサポートする場合に選びます |
| 代理者を個別で指定する | 代理者と被代理者を個別に指定して、設定します | 特定のアシスタントや人事担当者が個人の代理をピンポイントで行う場合などに選びます |
メリットとリスク
本人が休業中やPCを操作できない環境にいても、代理者が申請を進めることで業務の遅滞を防ぐことができます。一方で、代理者のロール設定（閲覧権限）が不足していると、代理操作中に項目が表示されずエラーとなり申請できないリスクがあります。
2. 事前に準備するもの
• ワークフロー管理者権限
• 代理者に必要なロール設定（社員名簿にて、被代理者の氏名と申請項目の閲覧権限が代理者に付与されていること）
• 「組織上長」を利用する場合は、社員名簿で組織上長が正しく設定されていること
3. 手順【所要時間：約10分】
前半：代理申請者の設定（管理者の作業）
① [ワークフロー] > [各種設定] > [代理申請者設定] をクリックします。
② [新規作成] もしくは既存の代理者の [･･･] > [編集] をクリックします。
③ 代理者の設定パターンを選択して保存します。
1. 組織上長に設定する場合：[組織上長が部下に代わって申請を行えるように設定] を選択します。
2. 個別指定する場合：[代理者を個別で設定する] を選択し、メンバーを検索して追加のうえ [保存] をクリックします。
👉注意点 ・組織上長の設定では、組織上長として設定されている部署に所属しているメンバーのみが代理申請の対象となり、配下部署は含みません。後半：代理操作の方法（代理者の作業）
① [ワークフロー] > [代理操作] をクリックします。
② [代理するメンバー] から対象者を選択し、[代理する操作] から「申請する」などを選択します。
該当の申請をクリックします。
③ 画面上部に［〇〇さんの操作を代理中］と表示された状態で、代理で申請を起票します。
👉注意点 ・代理操作をやめたい場合は [代理操作] 画面に戻り [代理操作を終了する] をクリックします。 ・代理操作で申請する際、申請フォームの必須項目に対するロール設定（閲覧権限）がないと申請できません。
4. 成功したか確認する
• [代理申請者設定] 画面の一覧に、設定した代理者が保存されていること。
• 代理者のアカウントで [代理操作] をクリックした際、被代理者を選択してエラーなく操作画面（申請画面など）が開けること。
5. うまくいかないとき
「組織上長が部下に代わって申請を行えるように設定」にしたが配下部署のメンバーの代理操作ができない
• 原因：本設定の対象は組織上長として設定されている部署のみであり、配下部署は含まれない仕様です。
• 対処：配下部署のメンバーの代理申請もできるようにしたい場合は、配下部署にも別途組織上長を設定してください。
代理で申請しようとすると必須項目が原因で申請できない
• 原因：代理者に割り当てられている社員名簿のロール設定において、該当の必須項目自体が見られない設定になっています。
• 対処：管理者にて、代理者のロール設定を見直し、被代理者の申請項目の閲覧権限を付与してください。
代理操作中に突然操作エラーとなった
• 原因：代理操作中に、管理者によって代理操作権限が剥奪され、画面の更新がかかったためです。
• 対処：管理者に代理申請者の設定状況を確認し、必要に応じて再度権限を付与してもらってください。
6. よくある質問
Q. 代理で承認を行うことはできますか？
A. 現在は対応していません。代理承認機能は後日リリース予定です。
Q. 申請フォームの「代理申請設定」と「代理申請者設定」はどう違うのですか？
A. 「代理申請者設定」は誰が誰の代理を行えるか（人）を定める設定です。「代理申請設定」は申請フォームごとに代理申請を許可するか（フォームのルール）を定める設定です。
7. 次にやること
これで代理操作の設定が完了しました。
ワークフローの初期設定がすべて整いましたので、従業員への案内を行い、実際の運用を開始してください。
トップページの「管理者からのお知らせ」を活用して従業員へアナウンスすることもおすすめです。
ワークフローの設定は以上で終了です。お疲れさまでした