社員名簿/申請ワークフローの設定方法(管理者向け)

2024-05-30 05:42:40 UTC

目次

1.申請ワークフローとは?
2.申請完了までの流れは?
3.管理者による申請ワークフローの作成
  └申請ワークフローの内容(新規フォーム)の設定
  └作成した申請フォームを削除する場合
4.通知について

 

1.申請ワークフローとは?

 

メンバー自らが個人情報を入力し、申請することができる機能です。
メンバーが申請した内容を承認者が承認することで、人事情報が常に最新の状態になるため管理者の工数削減が期待できます。

例)
・住所変更申請
・通勤手当申請
・資格申請

 

「一般項目グループ」「個別追加項目グループ」で作成した項目が申請ワークフローで利用できます。

社員名簿/項目・レイアウト編集について>中項目

👉注意点
・「個別追加項目グループ」に関しては、登録されている情報についての編集や削除の申請・承認は対象外です。
新規で追加するケースに対応しています。

 

 

2.申請完了までの流れは?

1.管理者による申請ワークフローの作成

2.申請者(メンバー)による申請作業

3.承認者による承認作業


以上が完了すると、画面上に申請した内容が反映されます。


3.管理者による申請ワークフローの作成

 

申請ワークフローを作成するには、管理者権限設定>「申請ワークフロー設定」権限が付与されている必要があります。

 

申請ワークフローを作成する方法として、新規で作成する方法と、既存のものをコピーして作成する方法があります。

 

新規で作成する方法

①[申請ワークフロー]>[設定]をクリック
②[新規作成]をクリック

 

コピーして作成する方法

①[申請ワークフロー]>[設定]をクリック(新規作成時と同様)

②画面左の申請ワークフロー名の一覧から、コピーしたいワークフローの右にある[・・・]をクリック

③[コピー]をクリック

※コピーしたワークフロー名の先頭には「【コピー】」が入ります。

 

■申請ワークフローの内容(新規フォーム)の設定

1.[申請ワークフロー名]を入力(文字数上限:50文字)

2.申請フォームに関する説明を任意で記入します

__________2022-10-31_15.49.03.png


3.[申請対象者]を選択

プルダウン表記で以下いずれかの範囲を選択します

・全メンバー
・部署個別指定(指定部署 / 指定部署配下 / 指定部署と指定部署配下)

 

4.上長代理申請を許可するか選択

社員名簿/申請ワークフローの上長代理申請機能について

 

5.[申請する項目]をプルダウン選択または手入力する

 項目への入力の任意・必須、項目順を変更可能です。

2.png

 

6.承認の段階を設定

  複数の段階を設定することで、多段承認のワークフローを作成することが可能です。
※同じ承認段階に複数の承認者を設定することも可能です。その場合、複数の承認者のうち1人が承認すると次の承認段階へ進みます。

__________2021-10-12_10.39.39.png

 

7.承認者の設定

 [申請対象者の組織上長を設定]で[設定しない]または[設定する]を選択します。

  • [設定しない]を選択した場合 → 個別に該当の承認者にチェックを入れて承認者を設定します。
  • [設定する] → 組織上長に設定された方が承認者に設定されます。

社員名簿/申請ワークフローの承認者に組織上長を設定する

※承認者の設定で組織上長を[設定する]にした場合、組織上長が複数いる中で承認者を個別に指定することはできません。

※表示されるメンバーと絞り込み可能なメンバー情報は「ロール設定」により自分が閲覧可能となっている範囲のみです。

※組織上長になっている部署のみ承認が可能です。その配下部署は含まれませんので、配下部署の申請者の承認をしたい場合は、別途配下部署でも組織上長の設定が必要です。

 

mceclip0.png

 

8.閲覧者の設定

 閲覧者を設定する場合、閲覧者を選択します。

 最終承認時に閲覧者に対してメール通知するか選択することができます。

 

9.[保存]ボタンをクリック

 

👉注意点
・1度でも申請された申請フォームにおいて、承認者の変更は可能ですが、承認ステップを追加することはできません。
・申請者本人が承認者として設定している場合、本人の申請を承認することが出来ません。
 該当の承認ステップの承認者を複数設定し、本人以外の承認者が承認してください。
・代理申請した組織上長が承認者として設定している場合、代理申請した組織上長が承認することは出来ません。
 該当の承認ステップの承認者を複数設定し、代理申請した組織上長以外の承認者が承認してください。

 

■作成した申請フォームを削除する場合

①  作成した申請ワークフローの[・・・]をクリック

②[削除]ボタンをクリック

 

③[削除]ボタンをクリック
 1度も申請されていないワークフローは全て削除されます

⑨‐2管理者ワークフロー.png

👉注意点
・1度でも申請された申請ワークフローは削除を行うことができません。
  (削除を実施しようとするとエラーが表示されます)
・「申請対象者」を空欄にして保存すると、申請者の画面では該当の申請ワークフローが非表示となります。
  (設定者の画面には表示されます)

⑩‐2管理者.png


4.通知について

 

■承認者に届くメール

1.申請が申請者によって提出された時、承認者によって承認された時

件名:{申請者}さんの{申請ワークフロー名}が提出されました
本文:{申請者}さんの{申請ワークフロー名}が提出されました。申請の承認をお願いします。

ログインはこちら
{URL}/requestworkflows/approves/{メンバー毎の申請ID}/edit

 

2.申請者が申請を取り下げた時

件名:{申請者}さんの{申請ワークフロー名}が{申請者}さんによって取り下げされました
本文:{申請者}さんの{申請ワークフロー名}が{申請者}さんによって取り下げされました。

ログインはこちら
{URL}/requestworkflows/approves

■申請者に届くメール

1.申請が承認された時

件名:{申請ワークフロー名}が承認されました
本文:{申請ワークフロー名}が{承認者}さんに承認されました。

ログインはこちら
{URL}/requestworkflows/requests/{申請ワークフローID}/histories

 

2.申請が差し戻された時

件名:{申請ワークフロー名}の修正依頼があります
本文:{承認者}さんから{申請ワークフロー名}の修正依頼があります。
内容を確認して申請の修正と再提出をお願いします。

{差し戻しコメント}

ログインはこちら
{URL}/requestworkflows/requests/{申請ワークフローID}/edit

■閲覧者に届くメール

申請が承認された時

件名:{申請ワークフロー名}が承認されました
本文:{申請者}さんの{申請ワークフロー名}が{承認者}さんに承認されました。

ログインはこちら
{URL}/requestworkflows/requests/{申請ワークフローID}/histories

 

注意事項

・多段承認の設定をされている場合、1次承認者が承認すると2次承認者にメールが届きます。

・申請者が申請後、もしくは承認者が承認後に全承認者に通知されるのではなく、承認者が承認するタイミングでのみメールが届きます。

・組織上長が代理申請した場合、申請した組織上長のみに申請者に届くメールが送信されます。申請されたメンバーには送信されません。

・通知の制御をすることはできません。

・最終承認者が申請を承認すると、申請者にメールが届きます。

 

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