社員名簿/項目・レイアウト編集について

2024-04-17 02:34:13 UTC

項目・レイアウト編集とは?

社員名簿へデータを登録するための項目と、その項目のレイアウトを編集する機能です。
運用に合わせて自由に項目を作成・編集することで、あらゆるデータを管理することができます。

 

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目次

項目・レイアウト編集を行えるのは誰?
項目・レイアウト編集の手順
各項目について
大項目
中項目
小項目
項目設定時の注意事項


項目・レイアウト編集を行えるのは誰?

社員名簿で、[ロール/項目・レイアウト編集]権限を持っているメンバーが、項目・レイアウト編集を行えるようになります。

なお、ロール/項目・レイアウト編集権限とは、ロール設定と項目・レイアウト編集ができる権限のことです。
ロール/項目・レイアウト編集権限を付与できるのは、[管理者権限設定]を持っているメンバーのみとなります。

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項目・レイアウト編集の手順

①[運用管理]>[項目・レイアウト編集]をクリック

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②各項目の追加、並べ替え、編集を行う

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③画面最下部の[保存]ボタンをクリックすると編集内容が保存され、プロフィール情報画面に反映されます。
なお、項目の閲覧・編集可否はロール設定に則っておりますため、設定の内容をご確認ください。

※新規で作成された項目はデフォルトですべてのロールにて「閲覧なし」の状態になっております。


▼操作方法

・新規追加の場合

画面右の枠内から項目を選択(ドラック)し、配置したい場所でマウスを離す(ドロップ)

・項目を削除する場合

画面中央部の項目についている歯車をクリックし、削除

・項目を移動する場合

項目の左上のメニューを選択(ドラック)し、配置したい場所でマウスを離す(ドロップ)

 

各項目について

■大項目

最も大きな階層を追加できます。
画面最下部の[大項目を追加]をクリックして追加してください。

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■中項目

小項目をまとめることができます。

管理するデータの特性、活用目的に応じて使用する項目をご検討ください。

※組織分析での活用は[数値/プルダウン/日付/計算結果タイプが数値の計算式]項目のみ可能です

 

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複数の小項目をまとめたり、項目を階層化できます。(最大4階層)
個別追加グループや定期更新グループのように、繰り返し同じ形式でのデータ登録はできません。

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職務経歴など、繰り返し登録が発生するものの、メンバーごとに登録するデータの数が異なる情報に利用します。
メンバー詳細画面から各々のデータ追加が可能です。


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勤怠や評価など、全てのメンバーで、同じ周期に繰り返し登録が発生する情報に利用します。
定期更新項目設定権限を持っているメンバーが、定期的に記入の枠を増やし、データを登録することができます。

 

 

■小項目

 

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予め選択肢を設定し、入力時に選択します。
複数選択の設定も可能です。

※組織分析において、縦横軸に設定できる項目です

 

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名前や標語など、100文字以内で入力可能にします。(改行不可)

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紹介文や説明文など4000字以内で入力可能にします。(改行可)


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売上や人数など、数値のみ入力可能にします。0から始まる値は入力できません。(単位指定可)

※組織分析において、縦横軸に設定できる項目です

 

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項目に入力された値を利用して数式や関数の計算結果を表示できます。(単位指定可)

▷ヘルプページ:プロフィール項目に計算式を設定する


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ファイルアップロードを可能にします。
メンバー詳細画面ではアップロードしたファイルのリンクが表示されます。

■対応ファイル形式

jpg / png / pdf / zip / doc / docx / xls / xlsx / ppt / pptx

アップロード可能な1つあたりのファイル容量上限
・xlsx以外 :10MB
・xlsx   :25MB
 

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画像アップロードを可能にします。
リンク形式に変換し、ブラウザで画像を表示します。(jpeg/png対応)
アップロード可能な1つあたりのファイル容量上限:10MB

 

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生年月日や資格取得日など、カレンダーから特定の日付を指定可能にします。

※組織分析において、縦横軸に設定できる項目です

 

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在籍期間や休職期間など、年月日〜年月日をカレンダーから指定可能にします。

 

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URLを入力可能にします。ブラウザでのリンク形式に変換します。


項目設定時の注意事項

※マイナンバーの登録について

本機能は、マイナンバー法に準拠した仕様となっておりません。そのため、本機能を利用して個人番号(マイナンバー)を収集・保管・管理することは禁止とさせていただだいております。
個人番号(マイナンバー)の収集・保管・管理につきましてはHRBrainの労務管理のご利用(別途料金)をご検討ください。



※項目削除について
項目の削除を行う場合は、データのバックアップをお勧めします。
項目が削除されてしまうと、メンバーごとに登録したデータも同時に消去されてしまうためです。
データが登録されていないか、またデータのバックアップが済んでいるかをご確認いただいた上で項目の削除を行ってください。

▷ヘルプページ:データのバックアップ方法

 

※項目の作成数上限について

項目の作成数には上限があります。

・1つの中項目の中に作成できる小項目の上限は400個です。

ただし、1行に4項目を作った場合の上限で、行数の最大が100行になります。1行が3項目の場合は、上限が300個となります。

・1つの大項目の中に作成できる中項目の上限は200個です。

 

※データ容量の上限について

アカウントごとやテナント全体で、アップロード可能なファイルのデータ数は上限はありません。

メンバー詳細の編集画面や申請ワークフローにて、一度の保存で複数ファイルをアップロードする場合のファイル合計の上限は32MBまでです。

 

削除できない項目一覧(小項目において歯車マークがついていないものは削除できません)

・氏名

・氏名(カナ)

・氏名(ローマ字)

・メールアドレス

・従業員番号

・性別

・生年月日

・年齢

・顔写真

・主職種

・副職種

・主部署

・副部署

・グレード・等級

・役職・職位

・就業場所

・雇用形態

・採用区分

・在籍状況

・入社日

 

 
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