ATS/候補者・エージェントとのメール送受信
2026-10-02 06:33:44 UTC
概要
HRBrain ATS では、候補者詳細画面のメール機能から候補者やエージェントへメールを送れます。送受信履歴を候補者単位で確認しながら、新規作成、返信、送信予約、テンプレート利用を進められます。
所要時間：メール1通あたり約1〜3分
事前に準備するもの
- HRBrain ATS にログインできるアカウント
- 候補者またはエージェントのメールアドレス
- 送信内容に応じた件名・本文
- 必要に応じて添付ファイル
手順
メールを新規作成する
候補者詳細画面で
[メール]を開きます。- メール履歴がある場合は
[新規作成]、まだ履歴がない場合は[メールを新規作成]をクリックします。 Fromは候補者ごとに設定された送受信用アドレスが自動で設定されます。宛先、件名、本文を入力します。
- 必要に応じて
[ファイル添付]から添付ファイルを追加します。 [送信]から[今すぐ送信]または[送信日時を指定して送信]を選びます。
候補者とエージェントの宛先を切り替える
- メール作成画面の宛先欄を開きます。
- 一覧から送信先を選びます。
- エージェント応募の候補者では、候補者本人だけでなくエージェント宛の送信先も選択できます。
💡ポイント
・候補者に複数のメールアドレスがある場合は、登録済みの宛先候補から選択できます。
・エージェント応募では、送信先に応じてエージェント宛メールとして作成されます。
CC・BCC を追加する
- メール作成画面で
[Cc]または[Bcc]を表示します。 - 追加したいメールアドレスを入力し、Enter キーで確定します。
- 送信前に宛先漏れや入れ違いがないか確認します。
テンプレートを使う
- メール作成画面の
[テンプレート]から使いたいテンプレートを選択します。 - 件名・本文に内容が反映されたら、必要な箇所を編集します。
- 候補者名や求人名などのテンプレート変数を使用している場合は、送信前に自動挿入された内容を確認します。
- そのまま送信します。
テンプレートを管理する
- 設定画面のメールテンプレート管理を開きます。
[作成]から新しいテンプレートを追加します。- 既存テンプレートはメニューから
[編集]、[複製]、[削除]ができます。
メールに返信する
- 候補者詳細画面の
[メール]で対象メールを開きます。 - 内容を確認し、
[返信]をクリックします。 - 件名を確認し、本文を入力して送信します。
送信予約をキャンセルする
- 送信予約済みのメールを開きます。
[送信予約をキャンセル]をクリックします。- 必要に応じて内容を調整し、あらためて送信します。
👉注意点
・送信予約のキャンセルは、送信予定時刻の30分前まで可能です。
未対応メールを確認する
- 候補者のメール対応状況を確認します。
- メール履歴がある候補者では、メールパネル上で
[対応済]と[未対応]を切り替えられます。 ダッシュボードの「メール未対応」や候補者詳細画面フィルタのアラートでの絞り込みもあわせて確認すると、対応漏れを見つけやすくなります。
成功したか確認する
- 候補者詳細画面の
[メール]に送信したメールが追加されている - 送信予約したメールに送信予定時刻が表示されている
- 返信したメールが同じ候補者のメール履歴に残っている
- 必要に応じてメール対応状況を
[対応済]に更新できている
うまくいかないとき
宛先が選べない
- 症状：メール作成画面を開いても送信先を選べない
- 原因：候補者またはエージェントのメールアドレスが未登録の可能性があります
- 対処：候補者情報やエージェント情報にメールアドレスが登録されているか確認してください
テンプレートが表示されない
- 症状：
[テンプレート]を開いても選べるテンプレートがない - 原因：テンプレートが未作成の可能性があります
- 対処：設定画面のメールテンプレート管理でテンプレートを作成してください
送信予約をキャンセルできない
- 症状：
[送信予約をキャンセル]が押せない、またはキャンセルに失敗する - 原因：送信予定時刻の30分前を過ぎている可能性があります
- 対処：送信内容を変更したい場合は、新しいメールとして作成し直してください
よくある質問
Q. 候補者本人とエージェントのどちらに送るか選べますか？
A. エージェント経由の候補者では、宛先候補から送信先を選べます。候補者本人向けのメールと、エージェント向けのメールを候補者画面の中で切り替えて扱えます。
Q. 添付ファイル付きで送れますか？
A. 送れます。メール作成画面の [ファイル添付] から追加し、送信前に内容を確認できます。
Q. 予約送信したメールはあとから取り消せますか？
A. 予約送信の状態であれば取り消せます。ただし、送信予定時刻の30分前を過ぎるとキャンセルできないため、時間に余裕をもって見直してください。
次にやること
- よく使う案内文をテンプレート化して、候補者連絡の作業を短縮する
- ダッシュボードの「メール未対応」も使って、返信漏れを防ぐ