候補者への同意取得について

概要

HRBrain の AI面接ログを利用される場合、面接文字起こしの取得・AIサマリの利用について、候補者への事前説明と同意取得の運用を社内で決めておくことを推奨しています。

多くのご利用企業様では、初回面談・面接の日程調整メールに事前のご案内文を含め、文字起こしの取得をご希望されない場合の連絡窓口を明示する運用を実施されています。

本記事では、候補者への同意取得における標準的な運用と案内文例をまとめます。

⚠️重要：現時点でHRBrainの製品機能には「文字起こし取得」に特化した候補者個別の同意取得・記録機能はありません。文字起こし取得についての同意案内は、本記事で紹介する案内メール文例等を用いて、貴社にて運用いただく必要があります（後述の候補者ルーム同意画面とは対象が異なります）。

👉注意点

・法的な要否や文言の最終判断は 自社の法務・コンプライアンス担当に確認してください

・本記事の文例はあくまで参考です 自社の運用に合わせて調整してください

所要時間：約5分

案内メール文例

①候補者に直接ご案内する場合

初回面談・面接の日程調整メールに以下の文面を差し込んでください。

<<事前の確認事項>>
・面接品質の向上を目的として、AIによる面談・面接の文字起こしデータを取得をさせていただきます。データは面接官教育、選考プロセス改善に使用し、社外には開示いたしません。
・データ取得を希望されない場合は、面接開始前までにお知らせください。選考への影響は一切ございませんので、ご安心ください。ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。

<<当日の面談について>>
…

<<個人情報の取り扱いについて>>
（自社プライバシーポリシーのURL）

②エージェント経由でご案内する場合

エージェントに以下の依頼文を送り、候補者へ転送してもらってください。

お世話になっております。
下記候補者様の面談について、事前のご案内文面を候補者様へお伝えいただけますでしょうか。

――候補者様へ転送する文面ここから――
（①の文例をそのまま貼り付け）
――ここまで――

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

💡ポイント

• データ取得の目的（面接品質向上・面接官教育・選考プロセス改善）と 社外非開示である旨を必ず明示する
• データ取得をご希望されない場合の連絡先と連絡タイミング（面接開始前まで）を明示する
• 選考への影響がない旨を明記する
• プライバシーポリシーURL は文面末尾に固定で差し込む

よくある質問

Q. 明示的な同意チェックの取得は必須ですか

A. 現状は、事前のご案内と辞退の受付で運用可能です。厳密な同意取得を必須にするかは自社の法務・コンプライアンス方針に従ってください

Q. 面接の途中で候補者が録画を希望されなくなった場合はどうしますか

A. 面接官が録画を停止し、該当ログを削除してください

Q. エージェント案件でも案内は必要ですか

A. 推奨します。エージェントに文面をお渡しし、候補者へ転送していただくようご依頼ください

オプション：候補者ルームで規約・ポリシーの同意を取得する

以下の運用に該当する場合のみ 候補者ルームの同意画面を利用できます。

対象ケース

• 初回面接よりも前に、候補者に「候補者ルーム」へアクセスしてもらう運用

候補者ルーム入室前に サービス利用規約 と（設定されている場合）自社の プライバシーポリシー の同意画面が表示されます。

⚠️注意：この同意画面は サービス利用規約 と プライバシーポリシー への包括的な同意を取得・記録するものであり、「AI面接ログによる文字起こし取得」に特化した同意ではありません。文字起こし取得についての同意は、この画面の有無にかかわらず、前述の案内メール文例等で別途対応してください。

設定手順

① 左メニューから [設定] を開きます

② [候補者の同意取得設定] を開きます

③ [プライバシーポリシーURL] を入力します

④ [保存] をクリックします

次にやること

• 自社の面接案内メールテンプレートに 上記文例を反映する
• エージェント向け依頼文フォーマットを準備する
• 法務・コンプライアンス担当へ文面の最終確認を依頼する