採用ソリューション/権限ごとにできること・できないことについて
1. 概要
この記事ではHRBrain採用ソリューションの3つの権限（管理者・マネージャー・メンバー）で「できること・できないこと」を一覧で確認できます。
読み終えると、ユーザーを招待するときにどの権限を付ければよいか判断できる状態になります。
ご契約内容によって使える機能
HRBrain採用ソリューションは、ご契約内容によって使える機能が異なります。ご契約のない機能はメニューに表示されないため、この記事の該当する表は読み飛ばしてください。
| 機能（メニュー） | 使えるご契約 |
|---|---|
| 候補者・メンバー管理・設定 | すべてのご契約 |
| ダッシュボード・求人・エージェント | HRBrain ATS |
| 選考 | HRBrain ATS または HRBrain AI面接ログ |
| ステップレター | HRBrain 採用コンバージョン（ステップレター） |
| オファーレター | HRBrain 採用コンバージョン（オファーレター） |
💡ポイント
- ステップレターは選考ステップごとにお礼メッセージやアンケートを候補者に送る機能です
- オファーレターは内定通知をオンラインで発行し承諾・辞退の確認まで行う機能です
- どちらもHRBrain ATSとは別の製品です 自社のご契約内容は担当のカスタマーサクセスにご確認ください
権限の種類（概要）
| 権限 | 役割 | 主な利用者 | 見られる候補者の範囲 |
|---|---|---|---|
| 管理者 | すべての機能と設定を操作できる | 人事責任者・採用責任者・システム担当者 | すべての候補者 |
| マネージャー | 担当求人の採用業務を管理者とほぼ同じように行える | 採用担当者・部門のハイアリングマネージャー・RPO担当者 | 担当求人の候補者 |
| メンバー | 担当になった面接の評価やレターの入力を行える | 面接官・現場メンバー | 評価者やレターの担当者に設定された候補者 |
権限と組みあわせて決まる設定
権限だけでなく、以下の設定の組み合わせで「見られる範囲」「できる操作」が決まります。
| 設定 | 内容 | 設定対象のユーザー | この設定が可能なユーザー | 設定場所 |
|---|---|---|---|---|
| 担当求人 | マネージャーが操作できる求人です。求人を個別に割り当てる方法と、求人グループで割り当てる方法があります | マネージャー権限のユーザーのみ | 管理者 | [メンバー管理] > 対象ユーザーの右端のメニュー > [求人設定] |
| 評価者 | 選考ステップごとに設定する面接の担当者です。設定された候補者の情報を閲覧し、評価を記入できます | すべての権限のユーザー | 管理者・マネージャー | 候補者の選考ステップの[評価者] |
| レターの担当者 | オファーレター・ステップレターの項目の入力担当者です。担当するレターの閲覧と、担当項目の入力ができます（採用コンバージョンをご契約の場合のみ） | すべての権限のユーザー | 管理者・マネージャー | 各レターの編集画面の担当者欄 |
| 機密データ閲覧権限 | オファーレターのオファー条件を閲覧できるかどうかの設定です。権限とは別に、ユーザーごとにON/OFFします（採用コンバージョン オファーレターをご契約の場合） | すべての権限のユーザー | 管理者（自分自身の設定は変更できません） | 招待時：招待画面の[機密データ閲覧権限] 招待後：[メンバー管理] > 対象ユーザーの右端のメニュー > [権限変更] |
機密データ閲覧権限がOFFの場合に表示されない情報
機密データ閲覧権限は、候補者の年収やオファー条件など、取り扱いに注意が必要な情報を閲覧できるかどうかを設定する項目です。
管理者を含め、この権限がOFFのユーザーには、以下の情報が表示されません。
| 機能 | 表示されない情報 |
|---|---|
| ATS | エージェント紹介フォームから送信時に入力された現在の年収・希望年収 |
| オファーレター | [オファー条件詳細]・[労働条件通知書]の内容（プレビューにも表示されません） |
| ステップレターのアンケート回答 | 現在の年収・希望年収・希望年収の詳細 |
| 内定者アンケートの回答 | 併願先オファーの年収（企業名・職種は表示されます） |
| アンケート回答のCSV出力 | 上記の年収の項目 |
どの権限を選べばよいか
- 採用の設定やユーザーの招待まで行う人 → 管理者
- 特定の求人の採用業務（候補者管理・選考・レター送付）を担当する人 → マネージャー（担当求人の割り当て設定が追加で必要です）
- 面接と評価だけを行う人 → メンバー（評価者の設定が必要です）
- 迷ったときは狭い権限から付与し、必要に応じて広げることをおすすめします
メリットとリスク
- 権限を正しく分けることで、面接官には必要な候補者だけを見せ、採用担当者は管理者に依頼せずに担当求人の業務を進められます
- 必要以上に広い権限を付けると、担当外の候補者の情報が見える状態になります
- 必要のないユーザーの機密データ閲覧権限をONにすると、オファー条件が見える状態になります
所要時間：約10分
2. 事前に準備するもの
- 権限の設定・変更を行うには管理者権限が必要です
- ユーザーごとに「担当する求人」「面接の担当有無」「オファー条件を見せてよいか」を整理しておくとスムーズです
3. 権限ごとにできること・できないこと
表の見方：◯＝できる ✗＝できない △＝条件付きでできる（※で補足）
列のカッコ内は「その権限で操作できる範囲」です。範囲外の候補者・求人は閲覧も操作もできません。
① メニューの表示
| メニュー | 使えるご契約 | 管理者 | マネージャー | メンバー |
|---|---|---|---|---|
| 候補者 | すべてのご契約 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 選考 | HRBrain ATS または HRBrain AI面接ログ | ◯ | ◯ | ◯ |
| オファーレター・ステップレター | 採用コンバージョン | ◯ | ◯ | ◯ |
| 設定 | すべてのご契約 | ◯ | ◯ | ✗ |
| ダッシュボード・求人・エージェント | HRBrain ATS | ◯ | ◯ | ✗ |
| メンバー管理 | すべてのご契約 | ◯ | ✗ | ✗ |
| タレントプール・フィード | すべてのご契約 | ◯ | ✗ | ✗ |
| コンテンツ | すべてのご契約 | ◯ | ✗ | ✗ |
② 候補者・選考
| 操作 | 管理者（すべての候補者） | マネージャー（担当求人の候補者） | メンバー（評価者・レターの担当者に設定された候補者） |
|---|---|---|---|
| 候補者一覧・候補者詳細の閲覧 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 連絡先・住所・職歴・学歴など詳細情報の閲覧 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 履歴書の閲覧 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 候補者の追加（1件ずつ） | ◯ | △※1 | ✗ |
| 候補者の一括登録（CSVアップロード） | ◯ | ✗ | ✗ |
| 候補者情報の編集（タグ付け・ファイル添付を含む） | ◯ | ◯ | ✗ |
| 応募求人の変更 | ◯ | △※2 | ✗ |
| 候補者の削除 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 選考ステップの追加・編集・評価者の設定 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 合否の判定・選考の終了/再開 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 自分の評価の記入 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 代理評価・他の人の評価の修正 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 社内コメントの投稿 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 社内コメントを[公開範囲をプライベートに限定]して投稿 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 「プライベート」の社内コメントの閲覧 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 他の人の社内コメントの修正 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 候補者へのメール送受信 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 日程調整 | ◯ | ◯ | ✗ |
| [重複確認アラート]で候補者を重複対象から除外 | ◯ | △※3 | ✗ |
| 候補者データのCSVダウンロード | ◯ | ◯ | ✗ |
| ダッシュボード（レポート）の閲覧 | ◯ | ◯ | ✗ |
※1 担当求人を指定した場合のみ追加できます
※2 変更先は自分の担当求人のみ選べます
※3 重複している相手の候補者も自分の担当求人の候補者である場合のみ除外できます（求人が未設定の候補者は管理者のみ除外できます）
💡ポイント
- 「レターの担当者」は採用コンバージョンをご契約の場合のみ設定できます HRBrain ATSのみのご契約では評価者の設定で閲覧範囲が決まります
- 候補者へのメール送受信と[重複確認アラート]はHRBrain ATSをご契約の場合のみ使えます
- 社内コメントの投稿時に[公開範囲をプライベートに限定]にチェックを入れると 管理者と応募求人を担当するマネージャーのみが閲覧・編集できるコメントになります 投稿後は鍵マークと「プライベート」が表示されます
- マネージャーが担当求人以外の候補者の評価者やレターの担当者に設定された場合 その候補者にはメンバーの列と同じ操作ができます（日程調整も操作できます）
③ オファーレター（採用コンバージョン オファーレターをご契約の場合）
| 操作 | 管理者（すべてのオファーレター） | マネージャー（担当求人の候補者のオファーレター） | メンバー（項目の担当者に設定されたオファーレター） |
|---|---|---|---|
| 一覧・詳細・プレビューの閲覧 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 作成・送信・取り消し・削除 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 項目の担当者・入力期限の設定 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 担当項目の入力・完了 | ◯ | ◯ | ◯ |
| オファー条件の閲覧 | △※4 | △※4 | △※5 |
※4 機密データ閲覧権限がONのユーザーのみ閲覧できます 管理者も機密データ閲覧権限がOFFの場合は閲覧できません
※5 機密データ閲覧権限がONかつ自分が担当する項目のみ閲覧できます（プレビューには表示されません）
④ ステップレター（採用コンバージョン ステップレターをご契約の場合）
| 操作 | 管理者（すべてのステップレター） | マネージャー（担当求人の候補者のステップレター） | メンバー（お礼メッセージの担当者・評価者に設定された候補者のステップレター） |
|---|---|---|---|
| 一覧・詳細・プレビューの閲覧 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 作成・送信・非公開 | ◯ | ◯ | ✗ |
| お礼メッセージの担当者・入力期限の設定 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 担当するお礼メッセージの入力 | ◯ | ◯ | ◯ |
⑤ 求人（HRBrain ATSをご契約の場合）
| 操作 | 管理者（すべての求人） | マネージャー（担当求人） | メンバー |
|---|---|---|---|
| 求人一覧・求人詳細の閲覧 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 求人の作成・複製 | ◯ | ✗ | ✗ |
| 求人の編集 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 公開設定 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 募集終了・再開 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 評価フォームの設定 | ◯ | ◯ | ✗ |
| エージェントの割り当て | ◯ | ◯ | ✗ |
| 求人への担当者の設定・求人グループの設定 | ◯ | ✗ | ✗ |
👉注意点
- 求人を削除する機能はありません 不要になった求人は募集終了にしてください
⑥ エージェント（HRBrain ATSをご契約の場合）
| 操作 | 管理者 | マネージャー | メンバー |
|---|---|---|---|
| エージェント一覧・詳細の閲覧 | ◯ | ◯ | ✗ |
| エージェントの招待・情報の編集 | ◯ | ◯ | ✗ |
| エージェントの無効化・再有効化 | ◯ | ✗ | ✗ |
| 求人へのエージェントの割り当て | ◯ | △※6 | ✗ |
※6 自分の担当求人のみ割り当てできます
💡ポイント
- エージェント一覧は担当求人の有無にかかわらずマネージャー全員が閲覧できます
⑦ メンバー管理
| 操作 | 管理者 | マネージャー | メンバー |
|---|---|---|---|
| [メンバー管理]のユーザー一覧の閲覧 | ◯ | ✗ | ✗ |
| ユーザーの招待（CSV一括招待を含む）・削除 | ◯ | ✗ | ✗ |
| 権限の変更・担当求人の割り当て | ◯ | ✗ | ✗ |
| 機密データ閲覧権限の変更 | ◯※7 | ✗ | ✗ |
※7 自分自身の機密データ閲覧権限は変更できません
⑧ 設定
| 操作 | 管理者 | マネージャー | メンバー |
|---|---|---|---|
| テンプレート（評価フォーム・メール・オファーレター）の作成・編集 | ◯ | ◯ | ✗ |
| テンプレートの削除 | ◯ | ✗ | ✗ |
| 候補者タグの作成・編集・削除 | ◯ | ◯ | ✗ |
| 通知設定（Slack・メール・LINE） | ◯ | ✗ | ✗ |
| カスタム通知（Slack）の作成・編集・削除 | ◯ | △※8 | ✗ |
| オファーレター・ステップレターの各種設定（アンケートを含む） | ◯ | ✗ | ✗ |
| 媒体連携の設定 | ◯ | ✗ | ✗ |
| 求人グループの設定 | ◯ | ✗ | ✗ |
| 採用サイト（求人カテゴリ）の設定 | ◯ | ✗ | ✗ |
| 組織プロフィールの設定 | ◯ | ✗ | ✗ |
| 候補者の取込履歴の閲覧 | ◯ | ✗ | ✗ |
※8 通知の対象として選べる求人は自分の担当求人のみです ほかのユーザーが作成したカスタム通知も編集・削除できます
4. うまくいかないとき
| 症状 | 原因 | 対処 |
|---|---|---|
| マネージャーに候補者が1人も表示されない | 担当求人が割り当てられていない | 管理者がメンバー管理から担当求人または求人グループを割り当てる |
| 面接官（メンバー）に候補者が表示されない | 評価者またはレターの担当者に設定されていない | 管理者またはマネージャーが候補者の選考ステップで評価者に設定する |
| 管理者なのにオファー条件が表示されない | 機密データ閲覧権限がOFFになっている | 別の管理者に機密データ閲覧権限をONにしてもらう（自分では変更できません） |
| マネージャーが求人を作成できない | 求人の作成は管理者のみの操作 | 管理者に求人の作成を依頼し、作成後に担当求人として割り当ててもらう |
5. よくある質問
Q. マネージャーに担当求人を割り当てないとどうなりますか？
A. 求人と候補者は表示されません。評価者やレターの担当者に設定された候補者のみ閲覧できるため、メンバー権限に近い状態になります。
Q. 新しく招待したユーザーの機密データ閲覧権限は最初からONですか？
A. 招待時の初期設定はOFFです。オファー条件を見せる必要があるユーザーのみONにしてください。
Q. 担当外のマネージャーにエージェント情報やテンプレートは見えますか？
A. 見えます。エージェント一覧と各種テンプレート・候補者タグは担当求人に関係なく、マネージャー全員が閲覧・編集できます。