採用ソリューション/[MS管理者向け] Microsoftカレンダー連携の承認設定

概要

Microsoftカレンダー連携では、各メンバーが自分のMicrosoftアカウント（Microsoft 365）をHRBrainに連携します。ご利用のMicrosoft 365環境によっては、メンバーが連携する前に、Microsoft 365管理者によるアプリの承認が必要です。また、Outlookの会議室を利用する場合は、環境にかかわらず管理者による同意が必要です。

この記事では、Microsoft 365管理者による承認と、承認後に各メンバーが行う操作を説明します。他のメンバーの予定のタイトルを表示するための設定も紹介します。

対象読者：Microsoft 365管理者、および管理者に対応を依頼する採用担当者

ご利用開始前の確認

利用開始までの流れ

1. 担当の営業またはカスタマーサクセスに連絡し、利用同意書を提出します
2. HRBrain側でMicrosoftカレンダー連携を有効化します
3. 必要に応じて、Microsoft 365管理者がアプリへの同意を行います（会議室を利用する場合は必須です）
4. 各メンバーが自分のMicrosoftアカウントを連携します。承認前に連携済みの場合、会議室を利用するには再連携してください

どの設定が必要ですか？

事前に準備するもの

• HRBrain側でMicrosoftカレンダー連携の有効化が完了していること
• Microsoft Entra IDのグローバル管理者、またはアプリへの組織全体の同意を行える管理者アカウント
• 会議室を利用する場合：Exchange Onlineで会議室（会議室リソース／リソースメールボックス）が作成済みであること

💡ポイント

・Microsoft 365管理者は、組織のMicrosoft 365／Microsoft Entra IDを管理する担当者です。HRBrainの管理者とは異なります。担当者が不明な場合は、社内の情報システム部門などに確認してください

・以下の「管理者同意URL」を使う方法では、承認を行うMicrosoft 365管理者のHRBrainアカウントは不要です

・管理者による同意は、各メンバーのアカウント連携を代行するものではありません。同意後も、各メンバーが自分で連携する必要があります

① Microsoft 365管理者がアプリを承認する

管理者の対応が必要な画面

メンバーの連携時に次の画面が表示された場合は、Microsoft 365管理者による承認が必要です。管理者アカウントを持っていないメンバーは、社内のMicrosoft 365管理者に対応を依頼してください。

👉注意点

・この画面が表示されなくても、Outlookの会議室を利用する場合は管理者による同意が必要です

方法A：管理者同意URLから承認する

管理者にURLを共有して、組織全体の同意を付与する方法です。管理者はHRBrainにログインせず、Microsoftの管理者アカウントで承認できます。

利用者がURLを共有する

1. HRBrainの日程調整画面で、会議室を選択する「場所」の欄を確認します
2. 表示されている「管理者同意のURL」を [コピー] し、Microsoft 365管理者に共有します

Microsoft 365管理者が承認する

1. 共有されたURLにアクセスし、Microsoft 365の管理者アカウントでサインインします
2. 「組織のレビュー」の画面で、対象のアプリとアクセス許可の内容を確認します
3. [承諾] をクリックします

💡ポイント

・このURLからの承認では、会議室情報の読み取りを含む、次のアクセス許可にまとめて同意します。アプリの承認と会議室の承認を、別々に繰り返す必要はありません

👉注意点

・連携時にブロックされるなどして管理者同意URLを取得できない場合は、担当の営業またはカスタマーサクセスへご相談ください

方法B：管理者自身のアカウント連携時に承認する

Microsoft 365管理者がHRBrainのアカウントを持っている場合は、自分のアカウントを連携する際に、組織の代理として同意する方法もあります。

1. HRBrainで画面右上のユーザー名 > [アカウント設定] を開きます
2. 「Microsoftアカウント」の行で [連携] をクリックし、Microsoft 365の管理者アカウントでサインインします
3. アクセス許可の確認画面で、対象のアプリと権限を確認し、[組織の代理として同意する] にチェックを入れます

1. [承諾] をクリックします

👉注意点

・この方法で同意する対象は、その画面に表示されるアクセス許可です。会議室の権限が含まれていない場合は、会議室を利用するために方法Aから承認してください

・管理者自身の個人アカウント連携も伴います。組織の承認のみを行いたい場合は、方法Aを利用してください

② 各メンバーが連携・再連携する

管理者の同意が完了したら、カレンダー連携を利用する各メンバーが自分で操作します。

まだ連携していない場合

1. 画面右上のユーザー名 > [アカウント設定] を開きます
2. 「Microsoftアカウント」の行で [連携] をクリックします
3. 自分のMicrosoftアカウントでサインインし、連携を完了します

会議室の同意前に連携済みの場合

1. [アカウント設定] の「Microsoftアカウント」の行で [再連携する] をクリックします
2. 自分のMicrosoftアカウントでサインインし、再連携を完了します
3. 日程調整画面の「場所」の欄に、会議室の一覧が表示されることを確認します

💡ポイント

・管理者が組織全体の同意を済ませている場合、各メンバーにはアクセス許可の確認画面が表示されず、サインインだけで連携が完了することがあります。確認画面が出ないこと自体は問題ありません

・詳しい連携方法は ATS/Microsoftアカウント連携（カレンダー設定） を確認してください

③ 他のメンバーの予定のタイトルを表示する（任意）

他のメンバーのOutlook予定の表示内容は、Microsoft 365側のカレンダー共有設定に従います。共有レベルが「空き時間情報のみ」の場合、HRBrainには「予定あり」と表示され、タイトルは表示されません。

タイトルを表示したい場合は、予定を共有するメンバーのカレンダーで、組織内の共有レベルを「限定された詳細（タイトル・場所）」以上に変更してください。

メンバー本人が設定する場合

1. Outlookで [カレンダー] > [共有とアクセス許可] を開きます
2. 所属組織のユーザーの権限を「タイトルと場所を表示できる」に変更します

組織で一括設定する場合は、Microsoft 365管理者にカレンダー共有設定の変更を依頼してください。

👉注意点

・この変更は組織内への予定の公開範囲に関わるため、社内の運用ルールを確認したうえで設定してください

・「非公開」の予定のタイトルは、共有レベルにかかわらず表示されません

・HRBrain上の操作では、Microsoft 365側の共有レベルは変更できません

設定後の確認

• 各メンバーが「管理者の承認が必要」の画面で止まらず、Microsoftアカウントを連携できること
• 会議室を利用する場合：管理者同意後に各メンバーが連携・再連携し、日程調整画面で会議室を選択できること
• 予定のタイトルを共有する場合：共有レベルを変更したメンバーの予定が、タイトル付きで表示されること（「非公開」の予定を除く）

うまくいかないとき

Microsoftカレンダー連携の設定項目が表示されない

• 確認事項：HRBrain側での機能の有効化が完了しているか確認してください。テナント作成やMicrosoft 365側の承認だけでは、設定項目は表示されません
• 対処：担当の営業またはカスタマーサクセスへ、利用開始手続きの状況をご確認ください

「管理者の承認が必要」と表示され続ける

• 確認事項：連携するMicrosoftアカウントが所属する組織で、必要なアクセス許可への管理者同意が完了しているか確認してください
• 対処：Microsoft 365管理者に、手順①の承認状況の確認を依頼してください

会議室の欄に管理者同意URLが表示されたままになっている

• 確認事項：会議室の読み取り権限への管理者同意と、同意後のメンバーの再連携が完了しているか確認してください
• 対処：方法Aから管理者が承認した後、利用するメンバーがMicrosoftアカウントを再連携してください

同意・再連携後も会議室の一覧を取得できない

• 確認事項：Exchange Onlineに会議室が作成されているか、会議室の設定に不足がないかを確認してください
• 対処：社内のMicrosoft 365管理者に、会議室（リソースメールボックス）の設定の確認を依頼してください

他のメンバーの予定のタイトルが表示されない

• 確認事項：対象メンバーのカレンダー共有レベルと、対象の予定が「非公開」になっていないか確認してください
• 対処：必要に応じて、手順③の共有設定を見直してください。「非公開」の予定のタイトルは表示されません

よくある質問

Q. 利用同意書を提出すれば、Microsoft 365側の承認も完了しますか？

A. 完了しません。利用同意書の提出・HRBrain側での機能の有効化と、Microsoft 365管理者によるアプリへの同意は別の手続きです。

Q. Microsoft 365管理者にもHRBrainのアカウントが必要ですか？

A. 管理者同意URLから承認する方法Aでは不要です。管理者自身がHRBrainでアカウントを連携する方法Bでは必要です。

Q. 管理者が同意すれば、全メンバーのアカウント連携も完了しますか？

A. 完了しません。各メンバーが自分のMicrosoftアカウントで連携する必要があります。

Q. 会議室を使わない場合も、管理者の同意は必要ですか？

A. ご利用のMicrosoft 365環境によります。ユーザー自身による同意が許可されている環境では、管理者同意なしでカレンダー連携を利用できる場合があります。連携時に「管理者の承認が必要」と表示される場合は、管理者に対応を依頼してください。会議室を利用する場合は、環境にかかわらず管理者同意が必要です。

Q. メンバーの連携時にアクセス許可の確認画面が出ません。問題ありませんか？

A. 管理者が組織全体の同意を済ませている場合は、各メンバーに確認画面が表示されず、サインインだけで連携が完了することがあります。

Microsoft 365管理者への依頼メール文例

管理者同意URLを共有する際に、以下の文例を利用してください。

件名：HRBrainのMicrosoftカレンダー連携に関する管理者同意のお願い

お疲れさまです。
採用管理で利用しているHRBrainのMicrosoft 365（Outlook）カレンダー連携について、
組織全体へのアクセス許可の同意をお願いいたします。

【お願いしたい操作】
以下の管理者同意URLを開き、Microsoft 365の管理者アカウントでサインインのうえ、
対象のアプリとアクセス許可の内容を確認し、承諾してください。
この操作に、管理者のHRBrainアカウントは不要です。

管理者同意URL：＜HRBrainの画面からコピーしたURLを貼り付けてください＞

【アクセス許可の主な用途】
・連携アカウントの識別
・面接予定の作成・更新・削除、空き時間の表示
・再ログインなしでの継続同期
・組織の会議室一覧の取得

承認が完了しましたら、ご連絡いただけますと幸いです。
各メンバーのアカウント連携・再連携は、承認後に本人が行います。

お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

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