EXサーベイ/設定STEP4.配信設定

2024-06-18 13:00:17 UTC

本記事は、EXサーベイをご契約いただいているお客様向けの内容となります。

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本ページで行うこと

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本ページでは、サーベイの設問やスケジュールなど配信に必要な設定を行います。

 

本ページで貴社に行っていただくこと

・(共通設定にて)サーベイに使用する設問の内容を設定

・(実施するサーベイの内容別に)配信グループを作成

・(配信グループ毎に)設問内容・配信領域・配信スケジュールを設定

・配信の開始

 

目次

設定方法
0.サーベイ配信グループとは
1.設定画面への移動
2.共通設定
3.配信グループの設定
4.配信開始・停止
5.配信グループの注意点

設定方法

具体的な設定の説明に入る前に、まずはEXサーベイにおける「サーベイ配信グループ」について説明します。

 

0.サーベイ配信グループとは

配信グループは[デフォルト配信グループ]と[カスタム配信グループ]の2種類があります。

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①[デフォルト配信グループ]

設定STEP3にてサーベイ配信の対象メンバーに設定した全メンバーを指します。(対象外メンバーに設定されたメンバーを除く)

[カスタム配信グループ]が設定されている場合は、対象メンバーの内、[カスタム配信グループ]の対象メンバー以外の全員が[デフォルト配信グループ]の対象になります。

 

例)「営業部」だけ別のサーベイを配信したい場合

[デフォルト配信グループ]を「全社のサーベイ」とし、[カスタム配信グループ]を「営業部向けのサーベイ」として設定します。

上記設定により、営業部へは「全社のサーベイ」は配信されず、「営業部向けのサーベイ」のみ配信されます。

 

②[カスタム配信グループ]

サーベイ対象メンバーのうち、自由に条件を設定して配信することができます。

👉注意点
[カスタム配信グループ]で設定した対象者には、[デフォルト配信グループ]で設定した内容は配信されません。

 

1.設定画面への移動

[配信設定]をクリックすると配信グループの設定画面が表示されます。

 

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2.共通設定

「サーベイ配信のタイトル」と「小項目の設問項目」の設定は、[共通設定を変更]からカスタマイズが可能です。

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[共通設定を変更]をクリックすると、 下記2つの変更を行えます。

①「サーベイ配信のタイトル」の変更

②「小項目の設問項目」の変更

 

①「サーベイ配信のタイトル」の変更

[共通タイトルと説明文]から[タイトル] / [説明]の欄を編集することで、サーベイの回答依頼メールの内容を編集することができます。

__________2022-08-31_15.15.31.jpg

 

②「小項目の設問項目」の変更

[設問設定]をクリックすると、下記2つの変更を行えます。

A.テンプレート設問のデフォルト文面の変更

B.新規設問の作成

__________2022-08-31_15.18.37.jpg

 

A.テンプレート設問のデフォルト文面の変更

個別配信グループ(デフォルト配信グループ/カスタム配信グループ)上でも設問文面の変更は可能です。

しかし、複数の配信グループがあると、 毎回その変更に手間がかかる場合や、間違いが発生するリスクがあります。

そのため、設問項目に合わせた設問文面を全体から変えることによって、これらのリスクを回避できます。

 

B.新規設問の作成

明らかにしたい課題のタイトルから修正したい場合には、新規設問の作成が必要になります。

[明らかにしたい課題を新規作成]をクリックすることで、新たな設問を作成する枠が作られます。

ここに[課題]と[設問]を入力することで、新たな設問を配信グループ上で選択できるようになります。

設定終了後に、[保存]をクリックしてください。

 

3.配信グループの設定

配信グループの設定には3つのフェーズがあります。

①Who :「誰に」サーベイを配信するか→[配信範囲設定]

②What:「どの」設問項目を配信するか→[設問設定]

③How :「どうやって」サーベイを配信するか→[配信設定]

 

①Who:「誰に」サーベイを配信するか→ [配信範囲設定]

対象メンバーごとにサーベイの設定を変更する場合には、[デフォルト配信グループ]と[カスタム配信グループ]を組み合わせて設定する必要があります。

※対象メンバー全体へ同一のサーベイを配信する場合には、こちらの手順はスキップで問題ありません。

  1. [デフォルト配信グループ]の配信範囲設定

    [配信グループ] > [デフォルト配信グループ]をクリックします。
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    [デフォルト配信グループ]の配信範囲は、[カスタム配信グループ]以外の対象メンバー全体を指しているため、特段設定は不要です。
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  2. [カスタム配信グループ]の配信範囲設定

    1)[カスタム配信グループ]の作成
    [カスタム配信グループを利用]をクリックし、[カスタム配信グループ]を新規作成します。
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    2)配信範囲の設定
    サーベイの配信対象を絞る場合には、[配信範囲を追加] から条件を設定します。

    💡
    ポイント
    ・[編集] と [配信範囲を追加] の絞り込みを行える条件の違い
    [編集]AND条件での絞り込み
    [配信範囲を追加]OR条件での絞り込み

    __________2022-09-08_9.44.39.jpg
      1. AND条件で絞り込みを行いたい場合
        [編集] > [対象メンバー] > [追加] より、目的の対象となるように条件を追加してください。
        例)下記画像の場合、対象メンバーの中の「性別:男」かつ「採用区分:新卒」で絞り込まれたメンバーにサーベイが配信されます。
        __________2022-08-31_15.35.30.jpg
      2. OR条件で絞り込みを行いたい場合
        [配信範囲を追加] > [編集] > [対象メンバー] > [追加] より、目的の対象となるように条件を追加してください。
        例)下記画像の場合、対象メンバーの中の「性別:男」全員と「採用区分:新卒」全員にサーベイが配信されます。
        __________2022-08-31_15.36.21.jpg

必要な条件が全て設定できたら、[保存]を押してください。

 

②What:「どの」設問項目を配信するか→[設問設定]

サーベイの[設問項目]は、4つの要素をカスタマイズ可能です。

A.回答者に向けた説明

B.小項目の設問項目

C.小項目の設問文面

D.自由記述回答のON/OFF

 

スクリーンショット 2023-01-24 17.33.36.jpg

 

A.回答者に向けた説明
回答者に向けた説明文を記載することができます。
※記載がなくても配信することは可能ですが、「人事評価が変わった」「配属部署が変わった」などの状況を踏まえて、回答者が理解しやすい内容を記載することが重要です。

例)「目標設定」
人事評価制度が変わりましたが、まだ実運用されていないため、 以前の制度を踏まえてご回答ください。

 

B.小項目の設問項目

[設問追加]をクリックすると、ドロップダウンが表示されます。

初期状態では弊社テンプレートの中から選択します。

また、共通設定でカスタマイズ設問を作成している場合、ドロップダウンからカスタマイズ設問を選択できます。

※カスタマイズ設問の登録に関しては、本章の「2.共通設定」を参照してください。

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C.小項目の設問文面

設問の欄をクリックすることで、文面の修正が可能です。

社員が回答しやすい、理解しやすい文面や単語に変更する際にご活用ください。

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D.自由記述回答のON/OFF

各中項目領域の設問の最後に自由記述の設問が追加できます。

トグル部分をクリックしてON(緑色になる)にしていただくと、

サーベイ配信後にAIテキスト分析機能を使ってデータ分析することが可能になります。

設定STEP8.AIテキスト分析機能について

 

またこの設問は回答必須ではなく、自由に記述可能な設問になっています。

なお、設問文は定型文になっており文章の変更はできません。

スクリーンショット 2023-01-24 17.39.54.jpg

 

 

③How:「どうやって」サーベイを配信するか→[配信設定]

サーベイの送付方法は、3つの要素をカスタマイズ可能です。

A.サーベイ回答対象者と回答領域

B.サーベイ配信のスケジュール

C.具体的な配信/リマインド日時

 

A.サーベイ回答対象者と回答領域

採用やオンボーディングへの回答は、長く務める社員ほど回答しづらいため、各社ごとにいつの時期までヒアリングできるかは異なります。

また、現場配属のタイミングなどから、業務遂行~企業文化の項目が回答可能になるタイミングも異なります。

それらを下記の枠を操作することで、適切な対象に適切な項目を配信することができます。

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B.サーベイ配信のスケジュール

各設問項目をどのタイミングでヒアリングするのかを設定します。

[ライフサイクル]の行のチェックボタンを押すと、その月の各項目のチェックボタンに一括でチェックをつける/外すことができます。

また、各項目にチェックをつける/外すことで、個別に実施有無を選択することも可能です。

例)

評価に関しては年に1回しか行わないため、「人事評価」の配信頻度だけを年に1回にするなどの設定を行うことができます。

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C.具体的な配信/リマインド日時

具体的なサーベイ配信タイミングと、サーベイ配信後に回答期限から逆算したリマインド送付タイミングを設定します。

[定期配信設定]から、具体的な配信タイミングを決めます。

配信設定した内容は[次回の配信スケジュール]に表示されます。 意図した送付タイミングになっているかを確認してください。

リマインド送付タイミングは、回答率が最大化されるような頻度で実施をしてください。

👉注意点
・「◯日前」というのはサーベイ回答終了タイミングから逆算しており、営業日換算ではないためご注意ください。
休日においてもチェックが入っているとメールが送信されるのでご注意ください。
・自動通知の設定を変更しても配信中のサーベイには変更内容が反映されません。

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これらの確認が完了したら、[保存]を押してください。

 

4.配信開始・停止

配信開始

[配信設定] > [配信を開始・停止] > [配信開始] で、サーベイの配信が開始されます。

配信開始以降、配信時期として設定した日時でメンバーにサーベイが配信されます。

 

👉注意点
システムの都合上、配信開始時刻として設定した時刻ピッタリには配信されません。
実際の配信開始までに10分程度の誤差が生じます。
設定した開始時刻から10分程度時間を空けた後、正常に配信されているか確認するという運用方法を推奨します。

 

配信停止

[配信設定] > [配信を開始・停止] > [配信停止] で、サーベイの配信が停止されます。

自動で次回の配信がされないようにする場合には、[配信停止]を押してください。

※[配信停止] のみでは、メンバーの回答権限が残ったままです。回答できなくするには、[配信管理]から回答期限を過去の日付にする必要があります。

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※なお、ダッシュボード上では配信開始時点でのメンバー情報を参照して集計を行います。

詳細は以下のヘルプページをご確認ください。

EXサーベイ/サーベイ実施中に異動したメンバーの情報はどうなるの?

 

5.配信グループの注意点

配信グループを作成する際に、以下をご確認ください。

  1. 社員名簿>ロール設定により、メンバー情報へのアクセスが制限されてしまう場合があります。
    詳細は以下のヘルプページをご確認ください。
    EXサーベイ/サービス内で表示されないメンバーがいる

  2. 同配信グループにおいて、既にその月に配信済みの場合、サーベイは配信されません。
    配信グループ1つにおいてサーベイを配信できる頻度は月に1回です。
    解決策としては、別途カスタム配信グループを作成して配信を行ってください。

  3. 配信中のサーベイにおいて、回答を締め切りたい場合は、回答期間の変更を行ってください。
    配信グループからサーベイが配信されますが、配信グループの削除を行ったとしても、社員は回答を行えます。
    配信管理画面から回答期間を変更することによってのみ、回答終了をすることができます。

  4. カスタム配信のターゲットに被りがないように設定しましょう。
    [カスタム配信グループ]において、同じ属性が対象として指定されると、その対象社員には2回の回答依頼がメールで送られます。
    詳細は以下のヘルプページをご参照ください。
    EXサーベイ/複数の配信グループに同一人物を設定するとどうなるの?

  5. ダッシュボード上に表示されるスコアは上書きされます。
    ダッシュボードに表示されるスコアは、社員が最も直近回答されたサーベイのスコアをベースに算出されます。

  6. 採用とオンボーディングへの回答は1回のみです。1度回答すると2回目は配信されません。
    なお、1度も回答が済んでいない場合は次回の配信日に配信されます。

 

 

次の設定STEP

設定STEP5.テスト配信の方法

 

前の設定STEP

設定STEP3.サーベイ対象メンバーの設定

 

 

 

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