EXサーベイ/設定STEP1_2.初期設定(続編)

2024-03-01 02:27:48 UTC

本記事は、EXサーベイをご契約いただいているお客様向けの内容となります。

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本ページで行うこと

スクリーンショット 2022-09-27 8.11.06.jpg

本ページでは、初期設定の続編を進めていきます。

 

本ページで貴社に行っていただくこと

・サービスを利用できるメンバーの設定

・必要なメンバーのロール設定

 

目次

設定STEP動画
初期設定について
4.利用できるサービスを設定する
5.必要なメンバーのロール設定

 

設定STEP動画

本ページの設定の流れを以下の動画にまとめています。

 

 

初期設定について

EXサーベイを活用するためには、まずは「社員名簿」にて初期設定を行う必要があります。

 

そして、初期設定には下記の通り、5つの設定が必要になります。

本ページでは、4つ目以降の設定となります。

1.必要なメンバーの権限設定_設定STEP1_1.初期設定(社員名簿編)
2.部署・企業情報の登録_設定STEP1_1.初期設定(社員名簿編)
3.利用するメンバー情報の登録_設定STEP1_1.初期設定(社員名簿編)
4.利用できるサービスを設定する_本記事
5.必要なメンバーのロール設定_本記事

 

なお、1〜3つ目の設定は下記ページをご覧ください。

▷前のSTEP:設定STEP1_1.初期設定(社員名簿編)

 

 

4.利用できるサービスを設定する

ここでは、EXサーベイを社員が回答できるように設定していきます。

 

①サービス管理の設定方法

まずは、HRBrainにログイン後、「社員名簿」を選択してください。

👉注意点
ログイン後、「EXサーベイ」を選んでしまった方は、画面右上端の [メニュー] > [社員名簿] で社員名簿の画面に進みます。

 

続いて、「権限設定」>「管理者権限設定」>「サービス管理」の順にアクセスしてください。

そうすると、サービスが複数並んでいる画面へと遷移します。

EXサーベイの活用を開始するためには、「EXサーベイ」と「アンケート」を設定する必要があります。

スクリーンショット 2022-09-10 17.23.01.jpg

②「EXサーベイ」の許可

このプロセスを通じて、EXサーベイのサービスへとアクセスができるようになります。

EXサーベイは初期設定において「メンバーを指定」が設定されており、 全従業員にダッシュボードを閲覧させるなどの特別な運用でない限りは、 「全メンバー」へ変更しないようご注意ください

基本的には、EXサーベイの管理者閲覧者のみに対してチェックを入れていきます。

 

「メンバーを指定」>「絞り込み」から、アクセスを許可するメンバーを指定し、 画面右下の「保存」をクリックしてください。

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③「アンケート」の許可

このプロセスを通じて、社員がサーベイを回答することができるようになります。

アンケートは初期設定において「メンバーを指定」が設定されているため、 基本的に「全メンバー」へと変更し、全社員へのアクセスを許可した上で、 画面右下の「保存」をクリックしてください。

※サービス表示を極力減らしたいなどの運用の場合には、  

「メンバーを指定」>「絞り込み」から個別にメンバーを選択してください。

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👉注意点 :[メンバーを指定]に設定した場合の注意点
サービス管理画面の設定が意図せず上書きされるリスク
下記の条件を満たす社員がサービス管理画面にアクセスした際に発生します。

 ・デフォルトロールが割り当てられている
 ※この次の章で説明するロール設定にて説明します

 ・社員名簿の「管理者権限」にて「サービス管理権限」が付与されている
 その社員からはサービス管理画面において、本人のみが表示されることになります。
 その状態で「保存」をすると、その社員以外のチェックが外れることがあります。
 これまでサービスを許可していたメンバーがアクセスできなくなります。

 ・新規作成メンバー発生時の再設定の必要性
 「メンバーを指定」としている場合に、新規作成メンバーの利用設定はOFFになっているため、
 メンバー作成後にサービスのアクセス許可が必要になります。

EXサーベイ/ メンバーがサーベイに回答できない場合

 

5.必要なメンバーのロール設定

ここではロールの設定をしていきます。

 

ロールについて

ロールとは「どの範囲のメンバーを参照できるのか」「どのプロフィール情報(人事情報)を閲覧・編集できるのか」のことです。

ロール設定を行うことで、分析者が登録データを閲覧できるようになり、EXサーベイの特徴の一つである「社員名簿の登録データを用いた分析」が可能になります。

 

EXサーベイの実施においては2つのロールを設定していきます。

管理者用(EXサーベイ上で設定を行うメンバー)

閲覧者用(EXサーベイ上で設定はできないが、閲覧のみ行えるメンバー)

 

本ページで「社員名簿」にてロールを設定し、「EXサーベイ」側においても、管理者権限の設定(設定STEP2)、閲覧権限の設定(設定STEP7)を行います。

 

なお、サーベイ配信前には、管理者用のロールを設定しておけば問題ありません。

閲覧者用のロールに関しては、サーベイ配信後で設定しても問題ありません。

 

 

ロール設定は下記の流れで行います。

1.ロールを作成する

2.範囲設定を行う

3. 項目設定

4. メンバー割当

 

 

1.ロールを作成する

ロール設定画面の説明

ロール設定画面からロールの作成・編集・削除や各種設定ができます。

詳しい情報は以下のページで解説しております。

社員名簿/ロール設定について

 

ロールの作成方法

①運用管理>「ロール設定」をクリック

②「ロール新規作成」ボタンをクリック

③ロール名を入力

④「登録」ボタンをクリック

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2.範囲設定を行う

範囲設定では、ロールに割り当てられたメンバーがどの範囲のメンバー詳細にアクセスできるかを設定します。

※デフォルトロールの範囲設定は「本人」から変更できません。

 

⑤作成したロール名をクリック

⑥「範囲設定」にて任意の範囲を選択

⑦「保存」をクリック

 

アクセス可能な範囲
①全メンバー 会社に所属する全てのメンバーを閲覧・編集できます。
②本人 本人のみ閲覧・編集できます。
③所属部署のメンバー 同じ部署に所属するメンバーを閲覧・編集できます。(本人を含みます)
④配下部署のメンバー

本人が所属する部署の配下部署に所属するメンバーを閲覧・編集できます。   

(本人が所属する部署は含みません)

⑤所属部署と配下部署のメンバー

同じ部署に所属するメンバーと配下部署に所属するメンバーを閲覧・編集できます。   

(本人を含みます)

⑥部署を個別指定(指定部署のみ) 指定した部署に所属するメンバーを閲覧・編集できます。
⑦部署を個別指定(指定部署配下のみ) 指定した部署の配下部署に所属するメンバーを閲覧・編集できます。
⑧部署を個別指定(指定部署と指定部署配下) 指定した部署と指定した部署の配下部署に所属するメンバーを閲覧・編集できます。

※⑥⑦⑧のいずれかの範囲を選択した場合、範囲の対象となる部署の指定ができるようになります。

部署は複数選択可能です。

https://helpcenter.hrbrain.jp/hc/article_attachments/4404590119441/6.png

・アクセス可能な範囲の例

https://helpcenter.hrbrain.jp/hc/article_attachments/4404582425617/7.png

3. 項目設定

項目設定では、ロールに割り当てられたメンバーがメンバー詳細のどの項目を閲覧/編集できるかを設定します。

 

⑧「項目設定」をクリック

⑨項目ごとに「なし」「閲覧」「編集」を選択

⑩「保存」をクリック

<権限の設定>

なし:項目がメンバー詳細画面に表示されません。

閲覧:項目がメンバー詳細画面に表示されます。ただし、編集はできません。

編集:項目がメンバー詳細画面に表示され、編集が可能です。

<一括設定>

「一括設定」からはセクション内の項目を一括で編集できます。

👉注意点
・EXサーベイの設定を行う社員には、必ず「入社日」「在籍状況」の閲覧 or 編集ができるロール設定になっている必要があります。
・ダッシュボードに表示されている分析軸が閲覧 or 編集できるロール設定になっている必要があります。

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※作成された直後のロールは全項目「なし」が選択されています。
※新規組織情報を追加直後は、ロールの項目設定が「なし」が選択されています。
EXサーベイ/ダッシュボード上で分析軸の設定ができない場合

 

4. メンバー割当

メンバー割当をすることで、ロールに割り当てられたメンバーが範囲設定と項目設定に沿って、メンバーの情報を閲覧/編集できるようになります。

 

⑪「メンバー割当」をクリック

⑫ロール付与対象のメンバーにチェックを入れる

⑬「保存」をクリック

※メンバー割当画面では、操作者自身のロール設定に関わらず、主部署やグレード・等級といった情報が表示されます。

※デフォルトロールでは、新規登録されたメンバーが自動で割り当てられます。

 

 

以上で初期設定は完了です。

 

次の設定STEP

設定STEP2.サーベイ管理者の登録

 

前の設定STEP                                    

設定STEP1_1.初期設定(社員名簿編)

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