【2026年版】年末調整/よくある質問
2026-10-01 09:28:41 UTC
概要
年末調整の設定における、よくある質問に回答しています。
※本ヘルプページは、HRBrain労務管理 年末調整の操作方法等の案内を目的としております。
法律的またはその他アドバイスの提供を目的としたものではございませんので、実際のご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家に相談するなど、貴社の判断でご利用ください。
目次
1．事前準備・初期設定・権限に関するFAQ
2．手続きの作成・配信・配布後の操作に関するFAQ
3．フォームの仕様・入力ルール・エラーに関するFAQ
4．管理者の確認作業・差分・連携に関するFAQ
5．年末調整の控除判断・税務運用に関するFAQ
1．事前準備・初期設定・権限に関するFAQ
| 質問 | 回答 |
| 共通管理＞企業・事業所設定を変更しました。既に配布した年末調整フォームには反映されないのでしょうか？ | 配布済みの年末調整にも反映されますので「事業所情報」の「給与税」の箇所に情報が入っているかをご確認ください。 |
| 従業員の前職の源泉徴収票情報をシステムに反映させるには、年末調整の申請を配布する前にあらかじめ一括登録しておく必要がありますか？ | ご認識のとおりです。年末調整のフォーム・申請を従業員へ配布・配信する前に、管理側でCSVにて一括登録しておく必要がございます。 |
| 年末調整の資料確認のために社労士や税理士へアカウントを発行する場合、社員名簿へのアクセス権限（ロール設定）も必要ですか？ | はい、必要です。デフォルトロールのみでは他のメンバーの手続きが表示されないため、全メンバーを閲覧できるロール権限および労務情報カテゴリの参照権限を割り当てる必要がございます。 |
| 昨年度よりHRBrainを利用して年末調整を行っています。データを遡って閲覧することはできますか？ | はい、可能です。2つの方法がございます。 昨年の年末調整手続きが「終了した手続き」に入っている場合は、プルダウンを「終了した手続き」に変更することで確認可能です。 昨年と今年度を並べてみたい場合、「終了した手続き」に入っている手続きの右端の「⋯」より「進行中」に戻してリロード（または一覧CSVを出力）してご確認ください。 |
| 外国人籍の方で氏名が長く、入力欄に入り切らない場合はどのように登録すればよいですか？ | HRBrainのフォームでは、アルファベット氏名を半角（例：〇〇 〇〇）にてご入力ください。 文字数が長くフォームの入力枠に入り切らない場合は、以下の手順でご対応ください。 ミドルネーム欄の活用： 「氏」「名」のほかに「ミドルネーム」欄がある項目では、お名前を分割して入力をお試しください。 入り切る範囲での入力： 文字数上限を超える場合は、フォームの枠に入り切る範囲（上限文字数まで）でご入力いただくか、省略してご登録ください。 ※電子申請等で文字数制限によるシステムエラーが発生する場合は、入り切る範囲の文字数で申請し、正確なフルネームでの確認・提出が必要な書類については紙面で保管・提出いただく形となります。 ※上記は多くの事例として記載しておりますが、自治体によって運用が異なる場合もございますので、念の為、貴社内の専門家（社労士、税理士の方など）にもご確認いただけますと幸いでございます。 |
2．手続きの作成・配信・配布後の操作に関するFAQ
| 質問 | 回答 |
| 年末調整の配布前にテストを行っています。不要になった場合は、手続きから削除することはできますか？ | 恐れ入りますが、削除することはできかねます。その際は、手続きを終了とし、アーカイブにしていただきますようお願いいたします。 |
| 年末調整フォームを従業員に配布後に、追加したい従業員がいます。どのようにすればよいですか。 | 該当の手続き > [編集] > [メンバーを追加] にて可能です。[メール送信] から追加した従業員に依頼メールを送って下さい。 |
| 年末調整の締め切り日を設定のうえ、締め切り日を過ぎるとどうなりますか。 | 設定された締め切り日を過ぎても、入力可能です。締め切り日は、あくまで管理者側における目安の期日になり、設定には影響がありません。 |
| 年末調整でリマインドメール送信をする際、送信先をステータスのAND条件にて送ることはできますか。 | 恐れ入りますが、できかねます。OR条件で「未提出者」と「従業員対応待ち」ごとに絞り込み検索してそれぞれにメールを送信ください。 |
| 年末調整を未提出者にリマインドする場合、ステータスごとにメールを送ることは出来ますか。 | リマインドする際、手続きの進捗状態にて絞り込むことが可能です。[手続き] > [メール送信] > [メンバー追加] にて、絞り込みいただけます。 |
| 従業員から取り下げをすることはできますか。 | はい、可能です。ただし、管理者が該当従業員の申告書類を1つでも「チェック済み」にした後は、従業員側からの「申請取り下げ」ができなくなります。取り下げを行いたい場合は、管理者が書類確認を行う前にお手続きいただくようご案内ください。すでに管理者側でチェック・確定が進んでいる場合は、管理者画面から「確定の取り消し」または「修正依頼（差し戻し）」を行うことで再入力が可能になります。 |
| 従業員が提出した後、管理者側でチェックを開始します。どのタイミングで従業員から「申請取り下げ」ができなくなるのでしょうか。 | 管理者が従業員の申告書類を1つでも「チェック済み」にすると、従業員から「申請取り下げ」が出来なくなります。 |
3．フォームの仕様・入力ルール・エラーに関するFAQ
| 質問 | 回答 |
| 年末調整フォームで、必須・任意となっている項目を変更したいのですが、可能ですか？（例）必須項目を任意にする ・・・など | 恐れ入りますが、できかねます。 |
| 年末調整フォームで、収集したい項目を追加・削除したいのですが、可能ですか？ | 恐れ入りますが、できかねます。 |
| 年末調整フォームでアップできる画像の種類はどのようなものがあるでしょうか。 | 以下になります。 ・jpg ・jpeg ・png ・gif |
| 保険料控除証明書などの画像を添付する際、添付ファイルや画像全体の容量制限（上限サイズ）はありますか？ | はい、ファイルおよびフォーム全体で以下の容量上限が設定されています。 ・1ファイルあたりの上限容量：10MBまで ・1フォーム（1ページ）あたりの合計容量：32MBまで 添付時に保存エラーやアップロードエラーが発生する場合は、上記の上限容量を超えている可能性が高いため、以下の対応をご案内ください。 【エラー発生時の対処法】 ・スマートフォン等で撮影した画像の解像度・ファイルサイズを縮小して再アップロードする ・iPhoneをご利用の場合、カメラ設定を「互換性優先（JPEG保存）」に変更して撮影し直す ・対応ファイル形式（jpg / jpeg / png / gif / pdf）であることを確認する |
| 従業員から年末調整フォームを提出する際、エラーが発生しました。考えられることは何がありますか？ | フォームの入力や確認時にエラー（404エラー等）が発生する場合、主に以下の原因が考えられます。 ①社員名簿のロール設定・権限不足（システムエラー・404エラーの場合）： ・社員名簿のロール設定で「デフォルトロール」が割り当てられていない。 ・デフォルトロールの項目設定で、本人の「氏名」や「アカウント情報（メールアドレス、従業員番号など）」等の閲覧権限が「なし」になっている（閲覧または編集権限が付与されている必要があります）。 ②添付ファイルの不備： ・対応形式（jpg / jpeg / png / gif / pdf）以外のファイルが添付されている。 ・ファイル容量の上限（1ファイルあたり10MB / 1フォームあたり32MB）を超えている。 ③入力形式エラー・セッション切れ： ・郵便番号や数値などの入力形式エラーや、必須項目の未入力がある。ログイン状態がタイムアウト（セッション切れ）している。 また、入力する際のエラーは以下をご確認ください。 ▷労務管理/フォームの入力・確認をしようとするとシステムエラーがでる |
| CSVインポートでは団体保険の入力ができるかと思いますが、手入力で団体保険を入れる場合はどうすれば良いでしょうか？ | 1件目はCSVからしか登録出来ませんが、2件目以降はフォームから個別で追加可能です。 |
| 団体保険のデータは、手続きで開始をした後でもデータの登録は可能でしょうか。 | はい。可能です。 ※団体保険以外の情報は手続きで開始をした後のアップロードはできかねます。 |
| 団体保険のデータをCSVにて一括取込をしました。取込をした後、従業員に年末調整のメールを配信し操作をお願いしたところ、一括取込をしたはずのデータの入力漏れがありました。保険会社、金額にかかわらず対象の従業員の団体データが全て消えてしまったのですが、何が原因でしょうか。 | 年調フォームの最初の要否確認のページにて、従業員が年末調整しない選択肢を選び、かつ「現在の企業では年末調整対象外です。今年、来年で本人、配偶者、家族の情報に変更はありますか？」の設問に対して「いいえ」と答えて保存している場合は、それまでフォームになにか入力していたとしていても、一度保存内容をリセットされるためご登録されていた団体保険のデータもリセットされるようになっております。 |
| 保険料控除申告書を作成する際、申告する保険料が無い従業員の場合も作成させたいのですが、できますか？ | はい。 従業員から提出を受けた後、管理者側で、一時的に保険料情報支払いの申告を「いいえ」から「はい」に変えて、下書き保存することでダウンロードが可能です。 ①管理者対応待ちになっている従業員からのフォームを開きます。年末調整の要否の確認〜来年の家族情報にて、内容を確認し、「保存して次へ」を押下した後、フォーム一覧＞保険料情報を開きます。「一般の生命保険、介護医療保険、個人年金保険のいずれかの保険料の支払いはありますか」を「いいえ」から「はい」とし、「下書き保存」を押下してください。（※「保存して次へ」を押下しますと、エラーが表出します） ②フォーム一覧＞書類のプレビューより、保険料控除申告書を選択し、左上のダウンロードボタンを押下し、申告書をダウンロードしてください。 ③フォーム一覧＞保険料情報にて、①で「はい」とした部分を「いいえ」に戻し、「保存して次へ」を押下し、以降の申告内容の確認を実施してください。 |
| 年末調整で給与所得者の扶養控除申請書の左上の所管税務署長等「市町村長」の入力ですが、本人の現住所が細かく記載されてしまいます。「〇〇県」等のみ記載することは可能でしょうか。 | 恐れ入りますが、できかねます。 |
| 住宅ローン控除で必要事項を入力しているのに、住宅借入金等特別控除額が自動計算されない場合はどのような原因が考えられますか？ | 旧版の住宅ローン控除用紙などで（ホ欄）が空白になっている場合、システムの計算処理が実行されないことがあります。家屋＋土地の合計額（ロ欄）を記載した上で、（ホ欄）に「0円」と入力することで計算処理が動くようになります。 |
4．管理者の確認作業・差分・連携に関するFAQ
| 質問 | 回答 |
| 年末調整で入力・修正された情報は、確定後に「社員名簿＞労務情報」へ自動的に上書き・更新されますか？ | はい、更新されます。HRBrainにおけるデータの連携フローは以下の通りです。 手続き開始時（事前反映）： 事前に「社員名簿＞労務情報」に登録されているデータが年末調整フォームに自動反映されます。 手続き完了時（上書き更新）： 従業員の申請内容を管理者が確認し、「入力内容確定」を押下することで、入力内容が「社員名簿＞労務情報」へ上書き・反映されます。 【運用上の注意点（データの上書き・削除にご注意ください） 】 仕様上、年末調整の手続きで「年末調整しない」と設定して確定した場合や、未入力（空欄）のまま確定した場合、既存の「労務情報＞年末調整情報」内のデータが空欄で上書き（データが削除）されます。不要な上書きや消去を防ぐため、確定処理の前に事前データの確認を徹底することをおすすめいたします。 |
| 2025年度に来年度情報として年末調整情報を申請した内容が、社員名簿＞労務情報に反映されていません。 | 恐れ入りますが、来年度情報は反映がされず、反映されますのは「今年度情報」のみとなっております。 |
| 従業員にて引っ越し予定の者がいます。管理者側は誰が住所変更を行ったか確認する方法などはありますか？ | 年末調整のフォーム配信前後の差分については、差分リストで確認可能です。以下のヘルプページをご覧ください。 ▷年末調整/年末調整の差分リストについて |
| 完成した年末調整の申告書（帳票）を一括でダウンロードしたり印刷したりすることは可能ですか？また、確定（完了）前にも一括出力できますか？ | 管理者側で個別ダウンロードおよび一括ダウンロード（印刷）が可能です。「一括書類処理」機能を利用することで、従業員の入力内容を確定させる前（チェック段階など）であっても、対象メンバーを選択して帳票PDFを一括生成・一括ダウンロードしていただけます。 |
| 本人の申請時や管理者の書類確認時のプレビューでは、マイナンバーが表示されません。管理者による内容確定後にしか、確認できないのでしょうか？ | 管理者であれば、確定前であっても書類ダウンロード時に『マイナンバーを印字する』を選択することで、マイナンバーが印字された書類を出力・確認できます。（※従業員自身がダウンロードした場合はマイナンバーは印字されません） |
| 担当者同士でダブルチェック（第一確認・第二確認）を行いたい場合、システム上で段階的な確認ステータスを設定したり履歴を残したりできますか？ | 評価機能のような階層的な承認ステータス設定はありませんが、プレビュー画面にある管理者用の「コメント欄」を活用することで、確認状況（「第一確認済」「〇〇確認中につき差戻」等）を残しながら複数人でチェック・確定を進めることが可能です。 |
| 加入している保険が多い場合など、給与所得者の保険料控除申告書が2ページ以上出力される場合、2ページ目以降にはどのような情報が印字されますか？ | 2026年版から、保険料や扶養家族が多く書類が2ページ以上に渡って出力される場合、2ページ目以降にも「氏名」「住所」および「ページノンブル（ページ番号）」が印字されるようになりました。 これにより、印刷して回収・保管する場合であっても、誰の何ページ目の書類であるかが明確に判別していただけます。紙面で提出・保管する際はホチキス留め等で一体化してご対応ください。 |
5．年末調整の控除判断・税務運用に関するFAQ
| 質問 | 回答 |
| 確定申告を行う予定の社員や年収2,000万円を超える社員は、年末調整フォームでどのように回答・処理すればよいですか？ | 確定申告を行う場合でも、自社が主たる給与（甲欄）であれば「扶養控除等申告書」の提出が必要です。フォームの回答内容に応じてシステムが自動で案内します。 【システムの動きと対応手順】 1．年末調整の要否確認: 「自社で年末調整を行わない（いいえ）」を選択します。 2．自動スキップ: 保険料控除や住宅ローン控除などの入力画面は自動的にスキップされます。 3．扶養控除申告書の作成: 甲欄の従業員であれば、当年度・翌年度分の「扶養控除等（異動）申告書」を作成するための基本情報入力画面へそのまま案内されます。 【補足】税制改正に伴う注意事項 「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の様式改修により、記載欄が「源泉控除対象親族」へ変更されています。19歳以上23歳未満（所得100万円以下）の特定親族も記載対象となり、毎月の源泉徴収に反映されます。 |
| 今年中に引っ越しする事が決まっている場合は「今年の本人情報」の「現住所」はどの住所を記載したらよいですか。 | 年末調整後の1月1日に生活の本拠地となっている住所を書く必要がありますので、引越し後の住所を記載してください。 |
| 「今年の家族の情報」について扶養親族と別居している際、その親族が国内に住んでいる場合でも仕送り・送金金額を必須で入力する理由を教えてください。扶養控除申告書に転記されるのでしょうか？ |
扶養親族と別居している際、その親族が国内に住んでいる場合であっても、扶養控除を受ける際の確認として以下記載する必要がございます。 |
| 「今年の家族情報」にて、配偶者や家族が「扶養から外れた日」は、いつの日付を入力したらいいですか。 | 年末調整は税法上の手続きであるため、年間の合計所得金額が要件を超えたタイミング（昇給日や雇用契約変更日または就職、離職、婚姻、死亡などの実際の事由発生日）を入力してください。 ※社会保険上の被扶養者認定要件（雇用契約変更による未来1年間の見込み収入変更など）とは異なりますのでご注意ください。 2026年（令和8年分）の税制改正により、扶養親族・同一生計配偶者の合計所得要件が「58万円以下（給与収入のみの場合123万円以下）」から「62万円以下（給与収入のみの場合136万円以下）」に緩和されました。配偶者や家族の年間の合計所得見積額が62万円（給与収入のみで136万円）を超えることとなった日付、または異動日をご入力ください。 |
| 「今年の配偶者情報＞配偶者の扶養状況」にて、「（配偶者が）税制の扶養対象になった日」はいつを入力したらいいですか。 | 税制上の扶養対象になった日付は、対象となる方の状況に応じて以下のようにご入力ください。 ・婚姻により対象となった場合： 婚姻日（入籍日） ・配偶者（家族）が退職・離職した場合： 退職日の翌日（離職日） ・配偶者（家族）の収入が減少して対象となった場合： 雇用契約の変更日や減給となった日など、収入要件を満たすこととなった日 ・年の最初（1月1日）時点ですでに扶養対象である場合： その年の1月1日 |
| 年末調整画面で・配偶者は現在同居していますか？という質問に「⦿はい」を選択した場合、労務情報>配偶者>住民票住所 および 労務情報>配偶者>現住所 が自動的に社員の住民票住所および現住所が反映される仕組みでしょうか？ | 原則、年末調整書類は現住所で提出のため、入力フォームも現住所フォームのみの表示となっております。 |
| 配偶者が扶養控除の対象ではない場合、どのように設問に答えたらよいですか。 | 以下3点記入ください。 ・「今年の配偶者情報配偶者または内縁の関係・事実婚にあたる家族はいますか？」>「はい」 ・「配偶者控除に関わる質問」>「いいえ」 ・「配偶者情報の更新確認」>「いいえ」 社員名簿等の情報を更新したい場合は以下記入ください。 ・「配偶者情報の更新確認」>「はい」※「はい」を選択しても書類には影響ありません。 |
| 家族情報の入力にあたり、「給与所得者の扶養控除（異動）申告書」の扶養親族の「異動年月及び事由」に入力する方法はありますか。 | 「税制の扶養対象になった日」「税制の扶養対象になった理由」を入れていただけますと印字されます。 |
| 育休者で2026年度は給与支給が無しの方がいます。そういった者はどのように対応すればよいですか。 | 育休中の方も年末調整対象になりますので、以下にて操作頂く必要がございます。 ・現在の企業で給与をもらったかどうか→はい ・本人の今年度情報→収入情報を0にしてもらう |
| 年末調整の入力画面について質問がございます。「保険等の受取人」は任意となっていますが、「※任意項目ですが、控除の申告には原則として入力が必要です。」とあります。矛盾しているかなと思うのですが、必須になっていない理由を教えていただけますでしょうか。 | 保険料控除の対象になるかどうかは、原則として「契約者（保険料負担者）」と「被保険者」の関係で判断されるため、受取人の情報は必須ではないからです。 |
| 【2026年新設】23歳未満の扶養親族がいる場合、生命保険料控除の上限や計算方法はどのようになりますか？ | 2026年（令和8年分）および令和9年分の特例として、年齢23歳未満の扶養親族を有する場合、新制度の一般生命保険料控除の上限額が従来の4万円から6万円に引き上げられます。 【控除額の計算式（新制度・一般生命保険料）】 ・30,000円以下：支払保険料の全額 ・30,000円超 60,000円以下：支払保険料 × 1/2 ＋ 15,000円 ・60,000円超 120,000円以下：支払保険料 × 1/4 ＋ 30,000円 ・120,000円超：一律 60,000円 【注意点】上限額が引き上げられるのは「一般生命保険料控除」のみです（介護医療保険料・個人年金保険料の上限額各4万円に変更はありません）。一般生命保険・介護医療・個人年金を合わせた生命保険料控除全体の合計適用限度額（最高12万円）に変更はありません。 |
| 年末調整における配偶者の扶養状況において、年内に扶養異動があったものの年末時点では昨年と同じ状況の場合は、変更無を選択で問題ないでしょうか？ | 年末調整の配偶者の扶養状況について、年内に一時的な異動があっても年末時点で昨年と同じ状況であれば、基本的には「変更無」を選択して問題ありません。 年末調整は原則として12月31日時点の状況で判断するためです。 |
| 要介護認定を受けている65歳以上の扶養家族がいる場合、障害者にあたりますか。 | 要介護認定を受けているだけで障害者控除対象にはあたりません。 詳細は国税庁のページをご確認ください。 要介護認定を受けていて、市町村等が発行する「障害者控除対象者認定書」を取得していれば、該当の障害手帳を選択すると特別障害者など障害区分が自動で出てまいります。 |
| 住宅ローン控除を年末調整で受けられない人について教えて下さい。 | 以下の条件に該当する場合、年末調整での住宅ローン控除の対象外（またはHRBrain上での作成対象外）となります。手書きで申告書を作成して原本を提出いただくか、確定申告での手続きを行ってください。 【年末調整自体を受けられないケース（確定申告が必要）】 ①今年（2026年）住宅ローンを借り入れて入居した1年目の方 ②令和4年1月1日以降に居住開始し、年間の合計所得金額が2,000万円を超える年（令和3年以前居住開始の場合は3,000万円超） ③居住開始年の12月31日時点でその住宅に居住していない方（単身赴任等の特例を除く） ④ローンの借り換えを行って返済期間が10年未満になった方 【HRBrainでの申告対象外となるケース】 ①3つ以上の金融機関から住宅ローンを借り入れている方 ②ローンの借り換えを行った方 ③「重複適用」の特例を受ける方 ④転勤命令等で本人が居住を中断し、家族のみが居住し続けている方 |