1. 概要

この記事では、HRBrainに最初から用意されている「デフォルト項目」の種類と役割を確認する方法について説明します。 自社で管理したい項目を新規作成する前に、標準機能を把握することで、他サービスとの連動をスムーズにします。

概念の定義

設定を効率的に進めるために、以下の用語を理解してください。

判断基準

項目の扱いについては、以下の基準を参考にしてください。

• デフォルト項目にある情報： 名前や部署など、標準項目をそのまま利用してください。

  これらは分析機能（ダッシュボード）などで自動的に集計対象となります。

• デフォルト項目にない情報： 資格情報や社用車管理など、自社独自のデータは「STEP4」で新規作成します。

   

メリットとリスク

• メリット： 標準項目を正しく使うことで、人事評価や組織図などの他機能へ自動的にデータが反映されます。
• リスク： 標準項目があるのに同じ役割のカスタム項目を自作してしまうと、システムの自動集計や分析機能が正しく動作しなくなります。

2. 事前に準備するもの

• 管理者権限： [ロール/項目・レイアウト編集] の権限が必要です。

管理者権限設定の手順↓

• 整理した項目リスト： STEP2で作成した、自社で管理したい項目のメモを手元に用意してください。

3. 手順【所要時間：約10分】

① 編集画面を開く [社員名簿] > [運用管理] > [項目・レイアウト編集] をクリックします。

② 標準項目の確認 画面中央に表示されている項目のうち、右上の歯車がない項目がデフォルト項目です。 

以下の項目が代表的なデフォルト項目として存在します。

• [氏名] [メールアドレス] [従業員番号]
• [生年月日] [年齢] [顔写真]
• [主部署] [主職種] [役職・職位] [入社日] など

③ 自社リストとの照合 STEP2で書き出した項目が、デフォルト項目で代用できないか確認します。 

特に [入社日] や [雇用形態] などは、他サービス（ダッシュボード等）の絞り込み条件として利用されるため、必ずデフォルト項目側を使用してください。

4. 成功したか確認する

• [項目・レイアウト編集] 画面で、削除できない固定の項目がどれか把握できていること。
• 自社の管理項目と、HRBrainの標準項目をどう対応させるか決まっていること。

5. うまくいかないとき

・症状： [項目・レイアウト編集] のメニューが表示されない

• 原因： 操作者に必要な管理者権限が付与されていません。
• 対処： STEP1に戻り、 [ロール/項目・レイアウト編集] にチェックが入っているか確認してください。
• 症状：デフォルト項目を削除したいがボタンがない
  • 原因： システム仕様上、他サービスと連動する重要な項目は削除できないよう制限されています。
  • 対処： 項目自体を消すことはできません。従業員に見せたくない場合は、後ほど「ロール設定」で非表示に設定します。
• 症状： [年齢] 項目にデータを入れたい
  • 原因： [年齢] は [生年月日] から自動計算される項目であり、直接入力は不要です。
  • 対処： [生年月日] に正しい日付を登録すれば、年齢は自動で表示されます。

6. よくある質問

Q. デフォルト項目の名前を変えることはできますか？

A. 一部の項目を除き、基本的には推奨されません。他のサービス（人事評価や組織分析など）で表示される項目名と不一致が起き、混乱を招く可能性があるためです。

Q. デフォルト項目を誤って非表示にしてしまいました。

A. [項目・レイアウト編集] で項目が配置されているか確認し、その後 [ロール設定] で閲覧権限が「閲覧」または「編集」になっているか確認してください。

7. 次にやること

デフォルト項目で足りない情報を補うため、オリジナルの項目を作成します。

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