この記事では、従業員と合意が必要な「雇用契約書」や、企業から通知する「労働条件通知書」などの文書テンプレートを作成する方法を説明します。

1. 概要

全体像

この記事の目的は、HRBrain上で従業員に配布するための文書テンプレートを作成し、保存することです。完了後は、作成した文書を「文書セット」に組み込んで、従業員へ配布できる状態になります。

概念の定義

本文に登場する主要な用語を定義します。

メリットとリスク

• メリット: 文書作成のデジタル化により、紙の印刷や郵送コストを削減でき、スマートフォンで完結するため回収もスムーズになります。
• リスク: 法律で電子契約が認められていない書類を電子化しないよう、事前に貴社法務部門等への確認が必要です。また、一度確定した文書は再度編集できないため、内容の確認が重要です。

2. 事前に準備するもの

• 権限: [文書作成・文書セット編集権限] が付与されている必要があります。
• ブラウザ: Google Chrome 最新版を使用してください（他のブラウザでは項目が正常に参照できない可能性があります）。
• 文書の原稿: 以前の運用で使用していたWordデータなどを用意してください（Googleドキュメントは再現不可のため、Wordへの変換を推奨します）。
• 社員名簿の項目設定: 文書内に自動挿入したいデータ（入社日、基本給など）が社員名簿に存在しない場合は、あらかじめ「項目・レイアウト編集」で項目を作成しておく必要があります。

3. 手順【所要時間：約15分】

前半：文書の基本設定

① [メニュー] > [労務管理] > [文書管理] > [文書一覧] をクリックします 

② [新規追加] をクリックします 

③ [文書の名前] を入力します

④ [文書への同意（電子署名）] の有無を選択します 

⑤ [労働条件通知書に該当] するかしないかを選択します

後半：本文の入力と保存

① 本文を直接入力するか、Wordからコピー＆ペーストして内容を反映させます 

② [社員名簿から参照したい項目] を選択し、文書内の適切な位置にデータを貼り付けます 

③ 書式の調整（太字、下線、フォントサイズ変更など）を行います 

👉 注意点 

社員名簿の項目を追加した後に書式（太字やサイズなど）を変更すると、データ参照が無効になる可能性があるため、書式の調整を完了させてから項目を追加してください 

④ 画面右下の [プレビュー] をクリックし、内容に誤りがないか確認します 

⑤ 画面右下の [保存] をクリックします

⑥ 確認画面 [編集内容を確定] > [確定] をクリックします

4. 成功したか確認する

確認方法

① [文書管理] > [文書一覧] を表示します 

② 先ほど作成した文書が一覧に表示されていることを確認します

判定基準

• 文書が一覧に存在し、ステータスが「下書き」ではなく、正常に保存完了の状態であること
• プレビュー時に、社員名簿の項目が意図した通りに表示されていること

5. うまくいかないとき

6. よくある質問

Q: 作成した文書を後から編集できますか？

A: 下書き保存の状態であれば、作成した管理者のみ編集可能です。一度 [保存]（確定）した文書を再度編集することはできません。修正が必要な場合は、既存の文書を「コピーして作成」し、新しい文書として保存してください。

Q: 従業員が文書内に直接文字を入力することはできますか？

A: できません。従業員が入力できるのは「合意の際の氏名」のみです。住所などの情報を回収したい場合は「入社手続きフォーム」や「ワークフロー」を併用してください。

7. 次にやること

作成した文書を組み合わせて配布用のパッケージを作る、以下の設定に進んでください。 

[STEP2 【文書作成・電子署名】文書セットを作成する]