STEP2 【文書作成・電子署名】文書セットを作成する
この記事では、作成した複数の文書テンプレートを組み合わせて、従業員へ一括配布するための「文書セット」を作成する方法を説明します。
1. 概要
全体像
この記事の目的は、STEP1で作成した個別の文書を1つのパッケージ（文書セット）にまとめ、保存することです。 完了後は、このセットを選択するだけで、複数の契約書や通知書を対象メンバーへ一括で配布できるようになります。
概念の定義
| 用語名 | 役割 | 判断基準 |
| 文書セット | 配布するために複数の文書を1つにまとめたパッケージです。 | 入社時や契約更新時など、配布のタイミングが同じ文書をまとめる際に作成します。 |
| ドラッグ&ドロップ | マウスで項目を掴んで、指定の場所に移動させる操作です。 | 文書一覧から特定の文書をセットに組み込む際に利用します。 |
| 三点リーダー [･･･] | 追加のメニューを表示するためのボタンです。 | 文書セットのコピーや削除を行いたい場合にクリックします。 |
メリットとリスク
- メリット: 一度の操作で複数の書類を漏れなく配布できるため、配布作業の工数を削減し、管理を簡素化できます。
- リスク: セット内の文書を誤って設定した場合、そのまま配布されてしまうため、保存前のプレビュー確認が重要です。
2. 事前に準備するもの
- 権限: [文書作成・文書セット編集権限] が付与されている必要があります
- 文書テンプレート: STEP1にて作成が完了し、[保存]（確定）されている文書が必要です
3. 手順【所要時間：約10分】
前半：新規に作成する方法
① [メニュー] > [労務管理] > [文書管理] > [文書セットの作成・編集] をクリックします
② [新規作成] をクリックします
③ [文書セットの名前] と [詳細] を入力します
④ 画面左側の [文書一覧] から配布したい文書を選択し [文書セット] の枠内へドラッグ&ドロップします
⑤ 画面右下の [編集内容を保存] をクリックします
⑥ 確認画面 [編集内容を保存] で [保存] をクリックします
後半：既存のセットをコピーして作成する方法
① [文書セットの作成・編集] の一覧から、元にしたい文書セットの右側にある三点リーダー [･･･] をクリックします
② [コピーして作成] をクリックします
③ [文書セットの名前] を編集し、必要に応じて文書の入れ替えや削除を行います
④ 画面右下の [編集内容を保存] をクリックします
⑤ 確認画面で [保存] をクリックします
4. 成功したか確認する
確認方法
① [文書管理] > [文書セットの作成・編集] を表示します
② 作成した文書セットが一覧に存在することを確認します
③ 該当のセットをクリックし、含まれている文書に誤りがないかプレビューで確認します
判定基準
- 文書セットが一覧に正しく表示されていること
- プレビュー時に、意図したすべての文書が表示されること
5. うまくいかないとき
| 症状 | 原因 | 対処方法 |
| [保存] ボタンがクリックできない | 文書セット名などの必須項目が未入力です | 文書セットの名前が入力されているか、文書が1つ以上セットされているか確認してください |
| 文書一覧に目的の文書が表示されない | 文書が [下書き] 状態のままか、削除されています | 文書一覧へ戻り、該当の文書が正常に [保存] されているか確認してください |
| コピー時にアラートが表示される | セット内に削除済みの文書が含まれています | アラート内容に従い、削除された文書をセットから除外するか、別の文書をセットし直してください |
6. よくある質問
Q: 1つの文書セットに登録できる文書の数に制限はありますか？
A: 出典元のソースには上限に関する記載はありません。
Q: 配布を開始した後に、文書セットの内容を修正できますか？
A: 文書セット自体の編集は可能ですが、既に開始された手続き（従業員に配布済みのもの）には変更が反映されません。修正が必要な場合は、新しいセットで再度手続きを作成してください。
Q: 文書セットを削除すると、過去に配布した文書も消えますか？
A: 消えません。過去の配布手続きや、既に合意済みの文書には影響しません。
7. 次にやること
作成した文書セットを特定の従業員に配布する設定に進んでください。
[STEP3 【文書作成・電子署名】配布する]