STEP3 【文書作成・電子署名】配布する
2026-02-12 07:07:10 UTC
この記事では、STEP2で作成した「文書セット」を使って、対象の従業員へ配布するための「手続き」を作成し、送信（配布）する方法を説明します。
1. 概要
全体像の提示
この記事の目的は、雇用契約書や労働条件通知書などの文書セットを、特定の従業員に対して一括で配布することです。完了後は、従業員のマイページに文書が届き、確認・合意（署名）の依頼が通知されます。
概念の定義
| 用語名 | 役割 | 判断基準 |
| 文書作成手続き | 「誰に」「どの文書セットを」「いつまでに」配布するかを管理する箱です。 | 文書を配布する際は、必ずこの「手続き」を新規作成する必要があります。 |
| 電子署名に使用する署名 | 従業員が合意ボタンを押した際に、文書に印字される氏名の種類です。 | 通常は「労務情報の氏名（戸籍名）」を選びますが、ビジネスネーム運用等の場合は「プロフィールの氏名」も選択可能です。 |
| 手続きの管理者 | その手続きの進捗確認や、従業員からの差し戻しに対応する担当者です。 | 配布対象者の部署の上長や、特定の労務担当者のみに閲覧権限を与えたい場合に設定します。 |
メリットとリスク
• メリット: 多数の従業員に対して、氏名や住所が差し込まれた個別の文書を一括でミスなく配布できます。
• リスク: 文書作成手続きは、一度作成すると従業員の追加・削除ができません。
配布漏れがあった場合は、別の手続きを新規作成する必要があります。
2. 事前に準備するもの
• 権限: [文書手続き進行権限] が付与されている必要があります。
• 文書セット: STEP2で作成済みの文書セットが必要です。
• 配布対象者: 社員名簿に登録されている必要があります。
3. 手順【所要時間：約10分】
前半：手続きの基本設定
① [メニュー] > [労務管理] > [手続き管理] > [文書作成手続き] をクリックします
② [新規手続き作成] をクリックします
③ 配布したい [文書セットの名前] をクリックします
④ [手続きの名前]（必須）と [対応締め切り]（任意）を入力します
⑤ [電子署名に使用する事業所] と [電子署名に使用する署名] を選択します
👉 判断基準
• 事業所: 署名欄の会社名を「企業名」にするか、従業員ごとの「所属事業所名」にするか選択します。
• 署名: 戸籍上の氏名を用いる場合は「労務情報の氏名」、ビジネスネーム等の場合は「プロフィールの氏名」を選択します。 ⑥ 必要に応じて [この手続きの管理者を追加] を選択し、管理者を追加します
後半：対象者の選択と配布開始
① [対象の従業員を選択] > [従業員を追加] から配布対象者を選択し、[追加] をクリックします
②画面右下の[設定完了]をクリックし、 手続き対応依頼メールの送信について [後から依頼する] または [送信依頼画面へ] を選択します
③ 今すぐ配布する場合（送信依頼画面へ）
1）メールを送信するメンバーを選択します
2）[メールテンプレート] を選択し、件名と本文を確認して [依頼メール送信] をクリックします
④ メールを送らずに開始する場合（後から依頼する）
1）画面右上の [手続き開始] をクリックします
2）確認画面で [確定] をクリックします
👉 注意点 [手続き開始]（確定）をクリックした時点で、従業員のマイページには手続きが表示されます（メールは飛びません）。
4. 成功したか確認する
確認方法
① [手続き管理] > [文書作成手続き] の一覧画面を表示します
② 作成した手続きのステータスを確認します
判定基準
• 手続きのステータスが [未依頼] から [従業員対応待ち] に変わっていること
• （メール送信した場合）対象の従業員に通知メールが届いていること
5. うまくいかないとき
| 症状 | 原因 | 対処方法 |
| 管理者候補に特定のメンバーが表示されない | そのメンバーのロール設定（範囲設定）に対象従業員が含まれていない可能性があります。 | 社員名簿のロール設定を確認し、閲覧範囲を広げるか、適切なロールを付与してください。 |
| 従業員を追加・削除したいができない | 文書作成手続きは作成後のメンバー変更ができない仕様です。 | 追加したい場合は「新規手続き作成」を行ってください。削除したい場合は対象者への依頼を取り下げるか、手続き自体を終了（削除）してください。 |
| 文書セットが表示されない | 文書セットが作成されていないか、削除されています。 | STEP2に戻り、文書セットが正しく保存されているか確認してください。 |
6. よくある質問
Q: 手続きを開始した後に、管理者を変更することはできますか？
A: はい、可能です。手続き詳細画面の右上にある [手続きの編集・設定] から、管理者の追加や削除が行えます。
Q: 従業員が電子交付を拒否した場合はどうなりますか？
A: ステータスが [電子交付拒否] となります。管理者は対象者の文書をPDFでダウンロードし、紙媒体などで別途配布・締結を行ってください。
Q: 間違って作成した手続きを削除できますか？
A: 削除機能はありませんが、「手続きを終了」することでアーカイブ（非表示に近い状態）にすることができます。
7. 次にやること
配布した文書の進捗（合意状況）を確認し、完了した文書をダウンロードするステップに進んでください。 [STEP4 【文書作成・電子署名】回収した文書を確認・ダウンロードする]