労務管理とは・労務管理でできること
2026-03-03 11:42:05 UTC
1. 概要
【一言でいうと】：入退社手続き、年末調整、給与明細配布、雇用契約などの労務業務をペーパーレス化し、従業員情報の収集から申請までを一元管理するクラウドサービスです。
【解決できる課題】：
◦ 書類の配布・回収・手入力にかかる手間とコスト（郵送費・印刷費）の削減。
◦ 従業員情報の転記ミスや管理工数の削減。
◦ 役所への訪問が不要な電子申請による業務効率化。
【所要時間】：初期設定（共通設定〜権限設定）はSTEP1〜4まであり、順調に進めば数時間〜数日程度。各機能の運用は都度発生します。
2. 主要な用語の定義
• 公的手続き：入社、退社、氏名変更、年末調整など、行政機関への届け出や社内処理が必要な手続きの総称です。
• ロール設定：「誰が」「どの機能を」「どこまで操作・閲覧できるか」を決める権限設定のことです。管理者は適切なロールを付与する必要があります。
• e-Gov連携：政府が運営する電子申請システム（e-Gov）と連携し、役所に行かずにWeb上から書類を提出する仕組みです。
3. このサービスでできること（主な機能）
HRBrain 労務管理は、主に以下の機能で構成されています。
① 公的手続き（入退社・氏名変更）の効率化
従業員にWebフォームで情報の入力を依頼し、回収したデータから自動で帳票を作成できます。
• 対応手続き：入社手続き、退社手続き、氏名変更手続き。
• 作成できる書類：健康保険・厚生年金保険の資格取得/喪失届、扶養控除等申告書、雇用保険資格取得/喪失届など。
② 年末調整のWeb完結
配布から回収、進捗管理、年税額の計算用データ作成までをWeb上で行えます。
• 特徴：アンケート形式の回答で書類を自動生成、電子的控除証明書の利用、前職源泉徴収票や控除証明書の画像回収が可能です。
③ Web給与明細・源泉徴収票の配布
給与・賞与明細や源泉徴収票をWeb上で従業員に配布できます。
• 機能：CSVデータの取り込みによる一括作成、公開日時の予約、PDFダウンロードが可能です。
④ 文書作成・電子署名
雇用契約書や労働条件通知書などの文書を作成・配布・合意（電子署名）をオンラインで行えます。
• 機能：署名が必要な文書（雇用契約書等）と、通知のみの文書（労働条件通知書等）の使い分け、タイムスタンプによる非改ざん性の担保が可能です。
⑤ マイナンバー管理
従業員および扶養家族のマイナンバーをセキュアに収集・管理できます。
• 機能：収集時の本人確認書類（番号確認・身元確認）の画像回収、利用目的の通知、保管、不要になった番号の削除が可能です。
⑥ 電子申請
作成した届出書類を、HRBrainから直接行政機関へ電子申請できます。
• 機能：e-Govと連携し、健康保険・厚生年金保険、雇用保険の資格取得/喪失届などをオンラインで申請できます。
4. 運用の全体イメージ
基本的には「管理者による依頼」→「従業員による入力・確認」→「管理者による承認・活用」の流れで進みます。
1. 準備：管理者が「手続き」を作成し、対象の従業員を選択します。
2. 配布：管理者が従業員へメール等で依頼を通知します（Web給与明細の場合は公開予約）。
3. 入力・合意：従業員はPCやスマートフォンからマイページにアクセスし、フォームへの入力や文書への合意を行います。
4. 確認・承認：管理者は提出された内容を確認し、承認（確定）します。必要に応じて修正依頼（差し戻し）も可能です。
5. 出力・申請：確定したデータから帳票をPDFダウンロードしたり、電子申請を行います。
5. 導入のメリット
• 業務時間の短縮：書類の配布・回収・データ入力の手間を大幅に削減します。
• コスト削減：ペーパーレス化により、印刷代、郵送費、保管スペースのコストを削減します。
• ミスの防止：従業員本人がデータを入力するため、転記ミスや情報の古いままの管理を防ぎます。
• 進捗の可視化：手続きの提出状況がステータスで一目でわかり、未提出者への催促も簡単に行えます。
6. 設定の進め方（全体ロードマップ）
運用開始までに必要な初期設定の流れです。
• STEP1 共通設定：組織情報やメンバー情報を社員名簿に登録します。
• STEP2 社員名簿設定：労務機能の利用許可（サービス管理）や、閲覧権限（ロール設定）を行います。
• STEP3 事業者情報設定：書類に印字される会社情報、事業所情報、労働保険番号などを登録します。
• STEP4 サービス権限設定：労務管理機能の操作権限（誰が承認・申請できるか）を詳細に設定します。
• STEP5 外部顧問設定（任意）：社労士などが操作する場合はアカウントと権限を設定します。
• STEP6 各機能の運用準備：年末調整、Web明細、電子申請など、利用する機能ごとの詳細設定を行います。
7. 次にやること
まずは、基本となる「STEP1：共通設定」から始めて、システムを利用できる状態にしましょう。
[労務管理/初期設定STEP1：共通設定 ]