【年末調整】年末調整とは・年末調整でできること
2026-03-03 11:57:20 UTC
1. 概要
【一言でいうと】：年末調整のアンケート配布から回収、進捗管理、申告書の自動作成、給与システム連携用データの出力までをWebで完結させる機能です。
【解決できる課題】：
◦ 紙の書類の配布・回収・ファイリングにかかる手間の削減。
◦ 従業員の記入漏れや計算ミスの防止、問い合わせ対応の削減。
◦ 未提出者への催促や、提出状況のリアルタイムな把握。
【所要時間】：年1回の業務です。管理者の準備（手続き作成〜配信）は数十分程度で完了しますが、全従業員の回収・確認完了までは数週間〜2ヶ月程度の期間を要するのが一般的です。
2. 主要な用語の定義
• 申告書：扶養控除等申告書、基礎控除申告書、配偶者控除等申告書、保険料控除申告書など、税務署への提出や税額計算に必要な書類の総称です。
• 電子的控除証明書：保険会社等から発行される電子データ（XML形式）の証明書です。
HRBrainではこのデータをアップロードすることで、保険料控除申告書への自動入力が可能です。
• 今年情報 / 来年情報：年末調整では、その年の所得税計算のための情報（今年情報）と、翌年の源泉徴収のための扶養情報（来年情報）の両方を収集・管理します。
3. このサービスでできること（主な機能）
① Webアンケートによる簡単収集
従業員はPCやスマートフォンから、ウィザード形式（対話型）のアンケートに回答するだけで入力が完了します。
• 機能：前年のデータを引用して入力の手間を省いたり、控除証明書などの必要書類を画像で撮影して添付することができます。
② 申告書の自動作成と計算
従業員の回答データに基づき、各種申告書が自動で作成されます。
• 作成できる書類：給与所得者の扶養控除等（異動）申告書（今年度/来年度）、基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書、保険料控除申告書。
③ 進捗管理と効率的なチェック
管理者は「未依頼」「従業員対応待ち」「管理者対応待ち」などのステータスで進捗を一目で把握できます。
• 機能：提出内容と証明書画像の照合を画面上で行い、不備がある場合はコメント付きで修正依頼（差し戻し）が可能です。
④ データ連携（CSV出力）
確定した年末調整データは、給与計算システム等に取り込める形式（CSV）で出力できます。
• 機能：申告書ごとの詳細データや、前回からの変更点のみを抽出した「差分リスト」の出力も可能です。
4. 運用の全体イメージ
1. 準備：管理者が年末調整手続きを作成し、対象者を選択します。必要に応じて前年のデータをインポートします。
2. 配布：管理者が従業員へ入力依頼を一斉配信します（メール通知）。
3. 入力：従業員がアンケートに回答し、電子的控除証明書や画像データをアップロードして提出します。
4. 確認：管理者が提出内容を確認します。不備があれば修正依頼（差し戻し）を行い、問題なければ内容を「確定」します。
5. 完了：確定したデータをCSVでダウンロードし、給与計算システムへ連携したり、申告書PDFを保管します。
5. 導入のメリット
• 従業員の負担軽減：専門知識がなくても質問に答えるだけで完了し、手書きや計算の手間がなくなります。
• 管理者の工数削減：回収状況の確認や督促がWeb上で完結し、書類の郵送やファイリング作業が不要になります。
• ミスの防止：システムによる自動計算や入力制御により、計算ミスや記入漏れを未然に防ぎます。
6. 設定の進め方（全体ロードマップ）
• STEP1 手続き作成：年末調整のプロジェクト（手続き）を新規作成します。
• STEP2 データ準備：必要に応じて、従業員情報や前職源泉情報などをCSVでアップロードして準備します（任意）。
• STEP3 配信：従業員に入力依頼を一斉配信します。
• STEP4 進捗確認：提出状況を確認し、未提出者にリマインドメールを送信します。
• STEP5 内容確認・確定：提出内容をチェックし、データを確定します。
• STEP6 出力：結果データ（CSV）や申告書（PDF）、回収した証明書データなどをダウンロードします。
7. 次にやること
まずは「STEP1：年末調整手続きを作成する」から始めましょう。
▷ [年末調整/STEP1 年末調整手続きを作成する]