この記事では、年末調整の「手続き（箱）」を新規作成し、対象の従業員へ入力依頼（配布）を行うまでの手順を説明します。

1. 概要

全体像

この記事の目的は、年末調整を行うためのプロジェクトを作成し、対象従業員へ入力フォームへの案内を送ることです。 完了後は、従業員のマイページに年末調整のタスクが表示され、ステータスが「従業員対応待ち」になります。

概念の定義

メリットとリスク

• メリット: 対象者を絞り込んで一括配布でき、進捗状況をリアルタイムで可視化できます。
• リスク: 一度作成した手続きは削除できません（「終了」してアーカイブすることは可能です）。テスト作成時はご注意ください。また、配布（依頼送信または開始）を行うまでは、従業員は入力画面にアクセスできません。

2. 事前に準備するもの

• 権限: [労務管理] > [共通管理] > [権限設定] > [ロール設定] > [手続き] において、

  [年末調整] の [管理] 権限が付与されている必要があります。

• 配布対象者: あらかじめ [社員名簿] に登録されている必要があります。

3. 手順【所要時間：約15分】

前半：手続きの作成と基本設定

① [メニュー] > [労務管理] > [手続き管理] > [公的手続き] をクリックします。 

② [新規手続き作成] をクリックします。 

③ [年末調整] をクリックします。 

④ [手続きの名前]（必須）と [対応締め切り]（任意）を入力します。 

⑤ 必要に応じて [この手続きの管理者を追加] を選択し、管理者を追加します。 

👉 注意点 

管理者候補に表示されるのは、年末調整の [管理] 権限を持ち、かつ社員名簿で従業員氏名の閲覧権限を持つメンバーのみです。

後半：対象者の追加と配布方法の選択

① [対象の従業員を選択] > [従業員の追加] から配布対象者を選択・追加します。 

② 手続き対応依頼メールの送信について、以下のいずれかを選択します。

パターンA：従業員情報をCSVで取り込んでから配布する場合（推奨） 

1）画面右下 [設定完了] > [後から依頼する] を選択します。 

2）手続き作成後、CSVアップロード（STEP2）を行ってから、別途配布操作を行います。

 👉 メリット 

給与システム等のデータをあらかじめセットした状態で従業員に依頼できるため、入力工数を削減できます。

パターンB：今すぐ配布する場合 

1）[送信依頼画面へ] を選択します。 

2）[メール送信] 画面で対象者を選択し、[メールテンプレート] を選びます。 

3）[件名] と [本文] を確認し、[依頼メールを送信] > [送信] をクリックします。

4. 成功したか確認する

確認方法

① [手続き管理] > [公的手続き] から作成した手続き名をクリックします。 

② 進捗管理画面でステータスを確認します。

判定基準

• 今すぐ配布した場合: 対象従業員のステータスが [従業員対応待ち] になっていること。
• 後から依頼する場合: ステータスが [未依頼] になっていること。

5. うまくいかないとき

6. よくある質問

Q: 間違えて作成した手続きを削除できますか？

A: 削除機能はありません。[手続きを終了する] ことでアーカイブ（非表示に近い状態）にすることは可能です。

Q: 配布後に従業員を追加できますか？

A: はい、可能です。該当の手続き > [編集] > [メンバーを追加] から追加し、そのメンバーに対してメール送信を行ってください。

Q: 締め切りを過ぎると従業員は入力できなくなりますか？

A: いいえ、入力可能です。締め切り日はあくまで管理者側の目安であり、システム的な制限はかかりません。

7. 次にやること

パターンA（データを取り込んでから配布）を選んだ方： 

給与計算ソフトなどのデータをCSVで取り込み、従業員の入力負担を減らします。

 [STEP2 【年末調整】従業員情報をフォームにアップロードする]

パターンB（すぐに配布）を選んだ方： 

従業員の提出状況を確認し、未提出者へリマインドを行います。

 [STEP4 【年末調整】手続きの進捗を確認する]