【文書作成・電子署名】文書作成・電子署名とは・文書作成・電子署名でできること
2026-03-03 11:54:55 UTC
1. 概要
【一言でいうと】：雇用契約書や労働条件通知書などの文書をWeb上で作成・配布し、合意（電子署名）や通知を完結できる機能です。
【解決できる課題】：
◦ 印刷・製本・郵送の手間、印紙代（課税文書の場合）、書類の保管スペースの削減。
◦ 書類回収までのリードタイム短縮と進捗の可視化。
【所要時間】：テンプレート作成に数十分、配布作業は数分で完了します。
2. 主要な用語の定義
• 文書セット：複数の文書（例：雇用契約書と秘密保持誓約書）をまとめて一つのパッケージにし、一括で配布・合意するための機能です。
• 電子署名（ES-A）：電子文書に対して「誰が」「いつ」作成・合意したかを証明する技術です。HRBrainでは長期署名（ES-A）を採用しており、本人性の担保と非改ざん性を証明します。
• 電子交付の同意：労働条件通知書などを電子化して配布する際、法律で義務付けられている「従業員からの電子交付への同意」を確認するプロセスです。
3. このサービスでできること（主な機能）
① 文書のWeb作成と自動差し込み
Wordファイル等から内容をコピーし、社員名簿の情報を差し込むテンプレートを作成できます。
• 機能：社員名簿にある「氏名」「住所」「基本給」などのデータを自動で文書内に反映させることができます。
② 電子署名・合意のWeb完結
従業員はWeb上で内容を確認し、同意ボタンを押すことで合意（署名）が完了します。
• 機能：署名が必要な文書（雇用契約書等）と、通知のみの文書（労働条件通知書等）の使い分けが可能です。
③ 保管・管理と進捗可視化
合意済みの文書はクラウド上に保管され、管理者・従業員ともにいつでも確認・ダウンロードできます。
• 機能：誰が「未確認」で誰が「合意済み」かを一覧で確認でき、未対応者へのリマインドも簡単に行えます。
4. 運用の全体イメージ
1. 作成：管理者が文書テンプレートを作成し、必要に応じて「文書セット」にまとめます。
2. 配布：管理者が対象従業員を選択し、文書を配布します。
3. 確認・合意：従業員が通知メールからアクセスし、内容を確認して「合意」または「確認」します。
◦ ※労働条件通知書の場合は、最初に「電子交付への同意」確認が入ります。
4. 完了：合意完了後、双方に完了メールが届き、システム上で履歴が記録されます。
5. 導入のメリット
• リモート対応：出社や対面の手続きが不要になり、遠隔地の従業員ともスムーズに契約できます。
• コスト削減：ペーパーレス化により、紙代、インク代、郵送費を削減できます。
• コンプライアンス強化：電子署名とタイムスタンプにより、法的効力のある形で履歴を残せます。
6. 設定の進め方（全体ロードマップ）
• STEP1 権限設定：文書作成機能を利用できる権限を確認・設定します。
• STEP2 文書作成：雇用契約書などのテンプレートを作成します。
• STEP3 文書セット作成：配布する文書をセットにします。
• STEP4 配布：従業員に文書を配布します。
• STEP5 確認：従業員が合意した文書を確認・ダウンロードします。
7. 次にやること
まずは「STEP1：権限設定」を確認し、「STEP2：文書を作成する」へ進みましょう。
▷ [文書作成・電子署名/権限設定について] ▷ [文書作成・電子署名/文書を作成する]