STEP1 【マイナンバー管理】一括提供依頼設定
2026-03-26 03:39:12 UTC
1. 概要
この記事では、全従業員（およびその扶養家族）に対して、マイナンバーの提出を一括で依頼する手順を説明します。 この作業を行うことで、個別にメールを送る手間を省き、効率的にマイナンバー収集を開始できます。
主要な用語の定義
用語 |
解説 |
| 一括提供依頼 | 複数の従業員に対して、まとめてマイナンバー提出依頼（メール通知）を送る機能です。 |
| 提供依頼中 | 管理者が依頼を送信し、従業員からの提出を待っている状態のステータスです。 |
| 未依頼 | まだマイナンバーの提出を求めていない状態のステータスです。 |
メリットとリスク
• メリット：数百名単位の対象者へ数クリックで依頼が完了するため、業務時間を大幅に短縮できます。
• リスク：対象者の選択を誤ると、意図しないメンバーへ依頼メールが送信されます。送信前に必ず対象者リストを確認してください。
2. 事前に準備するもの
作業を始める前に、以下の状態であることを確認してください。
• 権限の確認 「マイナンバー管理」の権限が付与されている必要があります。
（ [労務管理] > [共通管理] > [権限設定] で確認可能）
ロールを付与する場合、[権限設定] > [ロール付与] >該当の従業員をクリック > [ [マイナンバー管理者]を選択します。
• 従業員のメールアドレス登録
依頼はメールで送信されます。社員名簿にメールアドレスが登録されている必要があります。
• 扶養家族情報の登録（家族分も回収する場合）
家族のマイナンバーも同時に回収する場合、先に社員名簿へ家族情報（氏名・生年月日など）が登録されている必要があります。
3. 手順【所要時間：約5分】
従業員に一括でマイナンバー提供依頼を送信します。
①マイナンバー管理画面へ移動する
[メニュー] > [労務管理] > [マイナンバー] をクリックします。
②一括提供依頼画面を開く
画面内のメニューから [一括提供依頼] をクリックします。
③対象者と依頼内容を設定する
以下の項目を確認・設定し、対象者を選択します。
• 提供依頼する確認書類：提出を求める書類にチェックが入っているか確認します。
• マイナンバーの利用目的：利用目的にチェックが入っているか確認します。
• 対象者を追加：[対象者を追加] をクリックし、依頼を送りたいメンバーを選択して追加します。
④依頼を送信する
[一括提供依頼] をクリックします。
確認画面が表示されるので [はい] をクリックします。
⑤処理を完了する
完了画面が表示されたら、[マイナンバー一覧] をクリックして一覧画面に戻ります。
👉 注意点
マイナンバーを収集後に家族情報を「社員名簿」側で削除する場合は、必ず「労務」側でマイナンバーを削除後に家族情報を削除してください。4. 成功したか確認する
以下の手順で、依頼が正しく送信されたか確認してください。
①ステータスの確認 [マイナンバー] 一覧画面で、対象者のステータスが [提供依頼中] に変わっていることを確認します。
②メールの受信確認 対象者の登録メールアドレス宛に「【{企業名}】マイナンバーの提出依頼が届きました」という件名のメールが届いているか確認します。
5. うまくいかないとき
メールが届かない
• 原因：社員名簿にメールアドレスが登録されていない、または迷惑メールフォルダに入っている可能性があります。
• 対処：社員名簿を確認し、正しいアドレスが登録されているか確認してください。
ボタンが表示されない・クリックできない
• 原因：操作権限が付与されていない可能性があります。
• 対処：管理権限を持つ担当者に、「マイナンバー管理」のロールが付与されているか確認を依頼してください。
誤って依頼を送ってしまった
• 対処：[マイナンバー一覧] から対象者の右側にある [依頼取り下げ] をクリックしてください。ステータスが戻りますが、再度依頼する場合は改めて操作が必要です。
6. よくある質問
Q. 扶養家族の分も一緒に依頼できますか？
A. はい、可能です。社員名簿に扶養家族が登録されている場合、依頼設定時に「マイナンバーを回収する家族」等の項目で対象に含めることができます。
Q. 依頼メールの文面は変更できますか？
A. いいえ、システム側で設定された定型文が送信されます。件名や本文のカスタマイズはできません。