STEP2 【マイナンバー管理】申請内容の確認・入力・修正
2026-03-26 03:40:15 UTC
この記事では、従業員から提出されたマイナンバー情報（番号と画像）を管理者が確認し、登録を完了させる方法を説明します。また、不備があった場合の「差し戻し」や、管理者が代理で直接入力する方法も解説します。
1. 概要
この記事の目的は、従業員から提出されたマイナンバーが正しいかを確認し、システムへの登録を「完了」させることです。 完了後は、源泉徴収票や社会保険の手続き書類にマイナンバーを印字できる状態になります。
概念の定義
| 用語名 | 役割 | 判断基準 |
| 取得済み | 従業員からの提出が完了し、管理者の確認を待っている状態です。 | 管理画面でこのステータスの従業員を見つけたら、内容確認を行う必要があります。 |
| 登録完了 | 管理者が番号と画像の照合を終え、正しいデータとして確定した状態です。 | このステータスになると手続きは完了です。 |
| 再入力を依頼（差し戻し） | 画像が不鮮明などの理由で、従業員に再度提出を求める操作です。 | 依頼すると、従業員が入力した内容はリセット（全消去）されます。 |
| 番号確認書類 | 正しいマイナンバーであることを証明する書類です。 | マイナンバーカード（裏面）、通知カード、住民票などが該当します。 |
| 身元確認書類 | 提出者が本人であることを証明する書類です。 | マイナンバーカード（表面）、運転免許証、パスポートなどが該当します。 |
メリットとリスク
• メリット: 画像を見ながら番号を照合することで、入力ミスを防ぎ、正確なマイナンバー管理が可能になります。
• リスク: [再入力を依頼] を行うと、従業員が入力したデータはすべて消えるため、軽微な修正であっても従業員に最初から入力し直してもらう負担が発生します。
2. 事前に準備するもの
• 権限: [共通管理] > [権限設定] > [ロール設定] > [管理] において、[マイナンバー管理] にチェックが入っているロールが付与されている必要があります。
• 確認対象: ステータスが [取得済み] になっている従業員データ。
※従業員からマイナンバー情報の提出があるとステータスが[取得済み]となります。
3. 手順【所要時間：約10分】
状況に合わせて、以下のいずれかの操作を行ってください。
パターンA：従業員から提出された内容を確認・確定する
① [メニュー] > [労務管理] > [マイナンバー] をクリックします。
② ステータスが [取得済み] となっている従業員の [氏名] をクリックします。
③ ②をクリックするとマイナンバー番号が表示されます。
④ 添付されている [番号確認書類] の画像と、入力された番号が一致しているか確認します。
⑤ 内容に問題がなければ、画面下の [番号の確認完了] をクリックします。
👉 結果
ステータスが [登録完了] に変わります。
パターンB：内容に不備があり、従業員に修正させる（差し戻し）
① 確認画面で不備（画像が読めない、番号が違うなど）を見つけた場合、[再入力を依頼] をクリックします。
② 注意: 「再入力を依頼すると提出内容がリセットされ、全てはじめから入力となります」という旨の確認が表示されます。
③ そのまま依頼して問題なければ確定します。従業員へ再提出の依頼が通知されます。
パターンC：管理者が直接入力・修正する
※従業員が入力を間違えており、管理者が代わりに修正する場合や、紙で回収した情報を登録する場合の手順です。
① [メニュー] > [労務管理] > [マイナンバー] をクリックします。
② ステータスが [未依頼] または [提供依頼中] の従業員のみ、管理者の直接入力が可能です。
③該当の従業員名をクリックします。
※既に提出済みの場合は、一度 [再入力を依頼] を行い、データをリセットする必要があります。
③ [マイナンバーを直接記入する] をクリックします。
④ [マイナンバー（12桁）] を入力し、[番号確認書類] と [身元確認書類] の画像をアップロードします。
⑤ [入力を確定] が緑色になったらクリックします。
⑥ 内容を確認し、[番号の確認完了] をクリックします。
4. 成功したか確認する
確認方法
① [マイナンバー] 一覧画面に戻ります。
② 作業を行った従業員のステータスを確認します。
判定基準
• ステータスが [登録完了] になっていること。
5. うまくいかないとき
| 症状 | 原因 | 対処方法 |
| [マイナンバーを直接記入する] ボタンがない | ステータスが [取得済み]（提出済み）の状態です。 | 直接修正したい場合は、一度 [再入力を依頼] をクリックしてデータをリセットしてから、再度画面を開いてください。 |
| 番号が見えない（伏せ字になっている） | マスキング機能が働いています。 | 番号の横にある「目のマーク」のアイコンをクリックして表示させてください。 |
| 登録しようとするとエラーになる | マイナンバーの桁数不足や、存在しない番号形式の可能性があります。 | 12桁の半角数字で正しく入力されているか、通知カード等の画像と見比べてください。 |
6. よくある質問
Q: 従業員が提出した後、管理者が少しだけ修正することはできますか？
A: そのまま修正することはできません。一度 [再入力を依頼] を行い、データをリセットする必要があります。管理者が修正を行う場合は、リセット前に添付画像をダウンロードしておき、[直接記入する] から画像を再アップロードして正しい番号を入力する手順がスムーズです。
Q: 扶養家族のマイナンバーも登録が必要ですか？
A: 年末調整や社会保険手続きで必要になるため、扶養家族がいる場合は登録を推奨します。従業員本人の画面から家族分もまとめて提出してもらうか、管理者が直接登録してください。
Q: マイナンバーカードを持っていない従業員はどうすればいいですか？
A: 「通知カード」や「マイナンバー記載の住民票」でも番号確認書類として利用可能です。その場合、身元確認書類（運転免許証など）とセットで提出・登録してください。