STEP3 承認フローの設定
2026-03-26 03:38:49 UTC
1. 概要
この記事の目的は、申請を誰がどのような順番で確認し承認するかを定義する「承認フロー」を作成することです。作成した承認フローは次のステップで申請フォームに紐づけて利用します。
主要な用語と権限の定義
• 承認フロー
役割：申請が承認されるまでの経路（ステップや担当者）を定めたルールです。
1つのフローを複数の申請フォームで共用できます。
• 承認ステップ
役割：承認が行われる段階です。最大10段階まで設定でき、ステップごとに承認者を指定します。
• 承認者
役割：申請内容を確認し、承認・却下・差し戻しを判断するメンバーです。
「特定のメンバー」や「申請者の上長」などを指定できます。
• 回付者（回付対象者）
役割：承認の途中で内容を確認・処理するメンバーです。承認ステップごとに設定できます。
権限の違いと判断基準
用語 |
役割・できること |
判断基準 |
| メンバーを指定 | 特定の従業員を個別に承認者として指定します | 人事担当者や特定の役員など、申請者の所属に関わらず、固定の人物が承認する場合に選びます |
| 申請者の上長を指定 | 申請者の所属する組織の「組織上長」を承認者として指定します | 各部署の部長や課長など、申請者によって承認者が変わる一般的なルートを選びます |
メリットとリスク
柔軟な承認フローを構築することで、組織に合わせた適切な決裁プロセスを実現できます。ただし、承認フローを編集すると紐づけられているすべての申請フォームに即時反映されるため、運用中の変更には注意が必要です。
2. 事前に準備するもの
• ワークフロー管理者権限
• 社内の承認ルートの設計（誰が何段階で承認するか）
• 「申請者の上長を指定」を利用する場合は、社員名簿で組織上長が正しく設定されていること
3. 手順【所要時間：約10分】
前半：承認フローの作成とステップの追加
① [ワークフロー] > [各種設定] > [承認フロー設定] をクリックします。
② [新規作成] をクリックします。
※既存のものを編集・コピーする場合は [編集] または [コピーを作成] をクリックします。
③ 承認フロー名を設定します。
④ 承認ステップを追加する場合は [＋] をクリックして追加します。
👉注意点
・承認ステップは最大10段階まで設定できます。
・追加した承認ステップは [削除] をクリックすることで削除でき、後のステップが繰り上がります。中盤：承認者の設定
① 各承認ステップごとに、承認対象者を設定します。
② [メンバーを指定] または [申請者の上長を指定] などのルールを選択します。
👉注意点 ・[メンバーを指定] で設定できる上限は100名となります。
・「申請者の上長」とは、社員名簿の「組織上長一括登録・編集」で設定されたメンバーを指します。
・組織上長が設定されていない部署のメンバーが申請した場合、承認者が不在のため自動承認されます。
後半：回付者の設定
① 回付者を設定する場合は [メンバーを指定] > [回付対象者を追加] をクリックします。
② メンバーを検索して追加したいメンバーにチェックをし、[選択した○名のメンバーを追加] をクリックします。
👉注意点 ・回付設定の追加や削除はできません。4. 成功したか確認する
• [承認フロー設定] 画面の一覧に、作成した承認フローが表示されていること。
• （運用開始後）[承認フロー設定] 画面で、どの承認フローに何件の申請フォームが紐づいているか確認できること。
5. うまくいかないとき
「申請者の上長を指定」にしたのに自動承認されてしまう
• 原因：申請者の所属部署に組織上長が設定されておらず、承認者が不在と判定されています。
• 対処：社員名簿の組織上長設定を確認し、申請者の所属部署（または上位階層）に組織上長を設定してください。
連続するステップで同じ人を設定したら2ステップ目が承認できない
• 原因：連続する承認ステップに同一メンバーが設定されている場合、2ステップ目以降の承認作業はスキップされる仕様です。
• 対処：間に別の承認者が入るように設定を見直すか、スキップされる仕様として運用してください。
承認フローを編集したのに、既存の申請に反映されない
• 原因：起票後の申請には承認フローの編集内容は反映されず、起票された時点の設定が引き継がれます。
• 対処：新しい承認フローで回す必要がある場合は、申請者に一度申請を取り下げてもらい、再度起票し直すよう依頼してください。
6. よくある質問
Q. 不要になった承認フローを削除することはできますか？
A. できません。承認フローの削除はできない仕様となっています。
Q. 1つの承認フローを複数の申請フォームで使い回すことはできますか？
A. はい、可能です。1つの承認フローを複数の申請フォームで共用してご利用いただけます。
7. 次にやること
承認フローの作成が完了したら、次はいよいよ従業員が入力する画面を作る「STEP4 申請フォームの設定」へ進みます。