STEP4 申請フォームの設定
2026-03-26 03:35:45 UTC
1. 概要
この記事の目的は、従業員が申請を起票するためのテンプレートである「申請フォーム」を作成し、承認フローや対象者を紐付けて公開することです。この設定が完了すると、従業員が実際に申請を開始できるようになります。
主要な用語と権限の定義
• 申請フォーム
役割：従業員がメンバー情報（住所、氏名、個別追加項目など）の「追加」「更新」「削除」を申請するための入力テンプレートです。
• 申請区分
役割：申請フォームを分類分けするための任意のタグです（例：「住所変更」「結婚時のイベント」など）。
• 申請対象者
役割：作成した申請フォームを利用して、実際に申請を起票できる従業員のことです。
権限の違いと判断基準
用語 |
できること |
判断基準 |
| 個別追加項目の追加のみ許可 | 新規でデータを追加する申請のみ行える | 新しい資格の取得など、過去のデータを上書き・削除させたくない場合に選びます（デフォルト設定） |
| 個別追加項目の追加・更新・削除を許可 | データの追加に加え、過去データの修正や削除の申請も行える | 過去の登録した情報の修正も従業員に許可したい場合に選びます |
メリットとリスク
用途に合わせたフォームを作成し必要な人にだけ公開することで、申請業務を一元管理し効率化できます。一方で、フォームに設定した項目の閲覧権限が申請者のロール設定で不足していると、申請者が項目を見られずエラーとなり、申請が進められなくなるリスクがあります。
2. 事前に準備するもの
• ワークフロー管理者権限
• 申請フォームで設定したい項目に対するロール設定（閲覧権限）
• 作成済みの「承認フロー」（STEP3で作成したもの）
• フォームを分類するための「申請区分」（未作成の場合は作成画面内で新規作成可能です）
3. 手順【所要時間：約15分】
前半：基本情報と申請項目の設定
① [ワークフロー] > [各種設定] > [申請フォーム設定] をクリックし、
[新規申請フォーム作成] をクリックします。
② 必須項目である「申請フォーム名」と「申請区分」を入力し、[次へ] または [申請項目の設定] をクリックします。
③ [申請する項目] のプルダウンからフォームで利用したい項目を選択し、必要に応じて「入力必須」のチェックを入れます。
👉注意点
・選択できる項目は社員名簿のロール設定（閲覧権限）に準じます。
・閲覧権限がない項目はリストに表示されません。
・個別追加項目を選択した場合は、申請時に「追加のみ」「更新・削除も許可」などの作業範囲を設定できます。中盤：申請対象者の設定
① 項目の設定が完了したら [次へ] または [申請対象者の設定] をクリックします。
② 「範囲指定」「個別指定」「代理申請設定」を組み合わせて、申請できるメンバーを設定します。
👉注意点
・新規作成時のデフォルトは、在籍状況が「退職済み」以外のメンバー全員が対象となる設定です。
・範囲指定の検索条件を複数設定した場合、すべてを満たす「AND条件」となります（上限10件まで）。後半：承認フローの設定と公開
① 申請対象者の設定が完了したら [次へ] または [承認フローの設定] をクリックします。
② 申請フォームに紐づける承認フローを選択し、[次へ] または [公開設定] をクリックします。
③ フォームを [公開] に設定し、[保存] をクリックして完了します。
👉注意点 ・[公開] に設定して保存すると、設定された申請対象者の [申請する] 画面に即時表示されます。4. 成功したか確認する
• [申請フォーム設定] の一覧画面に、作成したフォームが表示されていること。
• 申請対象者となっている従業員のアカウントで [申請する] 画面を開いた際、作成したフォームが表示され、クリックしてエラーなく入力画面が開けること。
5. うまくいかないとき
[申請する項目]のリストに設定したい項目が表示されない
• 原因：操作している管理者のロール設定において、該当項目の閲覧権限がありません。
• 対処：社員名簿のロール設定にて、管理者自身に該当項目の閲覧権限を付与してください。
従業員が申請フォームを開くと「権限がないため、項目を表示できません」とエラーが出る
• 原因：申請者（従業員）のロール設定において、該当フォームに含まれる項目の閲覧権限がありません。
• 対処：社員名簿のロール設定にて、申請者に該当項目の閲覧権限を付与してください。
作成した申請フォームが従業員の[申請する]画面に表示されない
• 原因：該当の従業員が申請対象者から外れているか、フォームが「非公開」になっています。
• 対処：申請フォームの「申請対象者の設定」と「公開設定」を見直してください。
申請フォームを編集したのに、過去の申請済みデータに反映されない
• 原因：起票済みの申請には、後から編集したフォームの内容は反映されない仕様です。
• 対処：編集後の内容で申請を回す必要がある場合は、既存の申請を一度取り下げて再起票するよう依頼してください。
6. よくある質問
Q. ExcelやPDFの申請書をそのまま申請フォームにすることはできますか？
A. 現在は対応していません。現状作成できるのは「メンバー情報に登録されているデータ」を用いた申請のみです（ローカルファイルの利用は後日リリース予定です）。
Q. 人事評価項目や、部署の新設など組織情報の変更申請フォームは作れますか？
A. 作成できません。評価などの定期更新項目や、マスタとなる組織情報の追加・更新・削除に関する申請には現在対応していません。
7. 次にやること
申請フォームが公開され、従業員が申請できる状態になりました。
次は申請を本人に代わって行うための設定である「STEP5 代理操作について」へ進みます。