ワークフローとは・ワークフローでできること

2026-03-26 03:29:22 UTC

1. 概要

【一言でいうと】

HRBrain ワークフローは、メンバー情報の追加や更新など、社内のさまざまな申請・承認手続きをペーパーレス化し、一元管理できる機能です。

【解決できる課題】 これまで紙やエクセル、複数のシステムで行っていた手続きにおける以下の課題を解決します。

◦ 申請側：記入漏れや不備が多い、申請手続きが複雑で分かりにくい、現在の進捗状況が分からない。

◦ 承認側：多忙により承認が遅れる、関係者間で情報が共有されず手戻りが発生する、多段階の承認作業が面倒。

◦ 管理側：大量の書類処理に追われる、誰のところで申請が止まっているかリアルタイムで把握できない、過去のデータを検索するのに時間がかかる。

【所要時間】 ※初期設定完了までにかかる目安時間については、提供資料に記載がないため「要確認事項」としております。

ワークフロー機能を利用するにあたり、よく登場する用語を解説します。

用語	役割・意味
ワークフロー管理者	申請フォームや承認フローの作成など、ワークフロー全体の設定や管理を行う権限を持つ人です。
申請フォーム	従業員が申請を行うための入力画面（テンプレート）のことです。用途に合わせて、項目を自由に設定できます。
承認フロー	申請が「誰から誰へ」回っていくかという経路のルールのことです。最大10段階の承認ステップや組織上長などを柔軟に設定できます。
申請区分	従業員が迷わないよう、申請フォームをカテゴリ分けするためのタグのことです。（例：入社手続き、住所変更など）
ToDo	自分宛の承認依頼や差し戻しなど、自分が今すぐ対応しなければならないタスクのリストです。

• 柔軟な承認フローとフォームの設計で業務をシステム化：自社の組織階層や役職に合わせた多段承認・並列承認を設定できます。また、目的に合わせた「申請フォーム」を作成することで、組織にフィットしたあらゆる手続きのシステム化を実現できます。

• 直感的なダッシュボード（ToDo）とスマホ対応で承認漏れを防止：トップページに対応が必要な申請が「ToDo」として一覧表示されるため、優先度がひと目で分かります。スマートフォンにも最適化されており、いつでもどこでも申請や承認作業が可能です。

• データベースへの自動反映で管理コストを削減：最終承認が完了した従業員の情報は、HRBrainの社員名簿（データベース）へ自動的に更新・反映されます。これにより、管理者が手作業でデータを入力し直す手間が省けます。

運用開始後の情報の流れは以下のステップで進みます。

1. 【起票】（申請者）：スマートフォンやPCから、必要な「申請フォーム」を選択し、変更内容などを入力して申請します。

2. 【承認】（承認者）：通知やトップページのToDoから依頼内容を確認し、問題がなければ「承認」、不備があれば「差し戻し」や「却下」を行います。あらかじめ設定された「承認フロー」に沿って、次の人へ自動で回付されます。

3. 【決裁・記録】（管理者・システム）：すべての承認プロセスが完了すると、申請内容が自動で社員名簿に反映され、過去の履歴として安全に蓄積・保管されます。

• 人事担当だけでなく従業員全体の負担軽減：手続きがペーパーレス化され、システム上で完結するため、申請する従業員、承認する管理職、管理する人事担当者それぞれの業務負担が大幅に軽減されます。

• 申請の放置防止と進捗の可視化：申請がどこで止まっているかがリアルタイムで把握でき、リマインド通知機能も備わっているため、処理の遅延や対応漏れを防ぎます。

• タレントマネジメントの基礎となる正確なデータ蓄積：正しい情報がタイムリーに収集・更新される仕組みができるため、蓄積された確かなデータをもとにした人材分析やタレントマネジメントへの活用が可能になります。

ワークフローの運用を開始するには、以下の順序で設定を進めます。

• STEP1：管理権限の設定 誰がワークフローの初期設定や管理を行うかを決定し、権限を付与します。

• STEP2：申請区分の設定 従業員が申請時に迷わないよう、フォームを分けるカテゴリ（例：身上異動、手当関連など）を作成します。

• STEP3：承認フローの作成 「誰が承認するか（組織上長や特定のメンバーなど）」という承認経路のルールを作成します。

• STEP4：申請フォームの作成と公開 入力項目を選び、作成した「申請区分」と「承認フロー」を紐づけてフォームを完成させ、従業員に公開します。

まずは、ワークフローの設定作業を行う担当者に権限を付与することから始めましょう。

以下のページを参考に、最初のステップを進めてください。