社員名簿/個別追加項目のデータ一括登録方法

2024-02-09 09:48:27 UTC

個別追加項目とは

従業員1人につき複数の情報があり、その情報の数が従業員ごとに異なる場合に適した項目です。

(例:部署履歴、資格情報など)

項目自体の作成方法は以下のヘルプページをご確認ください。

▷ヘルプページ:【社員名簿】個別追加項目の作成方法

 

目次

データの一括登録が可能なメンバー
データの一括登録方法
 1.CSVファイルのテンプレートをダウンロード
2.CSVファイルへのデータ入力
 3.データのアップロード

 

データの一括登録が可能なメンバー

[社員名簿>権限設定>管理者権限設定]において[メンバー情報一括操作]の列にチェックのついているメンバーが、個別追加項目のデータ一括登録を行うことができます。

▷ヘルプページ:【社員名簿】管理者権限設定とその他の権限について

mceclip0.png

 

登録または編集したい項目に対して、ロール設定>項目設定>[編集]が設定されている必要があります。

詳細は以下のヘルプページをご確認ください。

▷ヘルプページ:【社員名簿】ロール設定について

 

データの一括登録方法

CSVファイルにてデータの一括登録が可能です。


1.CSVファイルのテンプレートをダウンロード

[社員名簿>一括項目・編集>個別追加項目グループ]をクリックします。

mceclip1.png

 

作成済みの個別追加項目が一覧で表示されます。
任意の項目の、[データを登録]をクリックします。

mceclip2.png

 

[テンプレートダウンロード]をクリックすると、データのテンプレートがダウンロードされます。

mceclip4.png


2.CSVファイルへのデータ入力

CSVファイルを編集し、登録するデータを入力します。

CSV上のデータは、以下のように社員名簿上に反映されます。

※登録するデータが1人に対して複数存在する場合、そのメンバーの行を挿入してデータを入力すると画像のように複数のデータを登録できます。
なお、HRBrainの社員名簿>メンバー詳細画面で表示される並び順は、CSVを取り込んだ際の並び順と同じです。

mceclip0.png


3.データのアップロード

データのアップロードには以下の2種類があります。

追加 : CSVファイルのデータを新しい項目として追加します。
上書き : CSVファイルのデータで既に登録されている項目を全て上書きします。

※個別追加項目グループ内に「ファイル添付項目」/「画像項目」が含まれている場合は、上書きのアップロードはできません。

※個別追加項目グループ内の項目全ての項目について編集権限を持っていないと、上書きのアップロードは利用できません。

 

例)

追加:単純に新しいデータを追加する際
上書き:過去分のデータも含め、並び替えを行い再度データを追加する際

 

[追加]か[上書き]を選択した上で、ファイルをアップロードし、保存ボタンをクリックします。

mceclip6.png

注意点

  • ダウンロードしたCSVは、ロール設定にて閲覧可能な範囲のメンバーのリストが表示されますが、数名ずつアップロードすることもできます。
    ただし、空欄のままアップロードされるとデータは空欄で上書きされますので、不要な行は削除してください。

  • ファイルの6行目までがヘッダーとして扱われ、ヘッダーがないファイルはエラーになります。以降の行については、並び順を変更しても問題ございません。

  • 列は、[メールアドレス][従業員番号][氏][名]をダウンロードしたまま変更せずにアップロードしてください。上記を列ごと削除した場合、データが正しく登録されない場合があります。
    ▷ヘルプページ:社員名簿/CSV一括登録で一部の列が登録できない
  • メールアドレスか従業員番号のどちらかがHRBrainに登録の情報と一致している場合は、一方が一致しない場合でもアップロードが成功し、データは更新されます。
    メールアドレスや従業員番号は一般項目のため、データは更新されません
    💡例
    メールアドレス:一致している、従業員番号:一致していない → アップロード成功
    メールアドレス:一致していない・従業員番号:一致している→ アップロード成功
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