社員名簿/ロール設定について

2024-02-06 04:57:49 UTC

ロール設定とは

ロール設定とは、誰が誰の何の項目を閲覧/編集できるかを設定する機能です。

以下の3つにより、メンバーの各項目へのアクセス権限を詳細に設定することが可能です。

・メンバー割当(誰が)
・範囲設定(誰の)
・項目設定(何の項目を閲覧・編集できるか)

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👉注意点
管理者権限等を付与しても、ロール設定での権限がなければアクセスできません。

 

目次

・設定ガイド動画
・ロール設定の影響範囲
・設定できる人
・設定方法
 - 1.ロールの作成
 - 2.範囲設定
 - 3.項目設定
 - 4.メンバー割当
デフォルトで存在するロール
・メンバーごとのロールの設定状況を確認する場合
・同一メンバーに複数のロールが割り当てられた場合

 

設定ガイド動画

00:00 はじめに
00:48 本日のゴール
01:29 ロール設定とは
03:05 範囲設定とは
04:20 項目設定とは
04:51 メンバー割当とは
08:37 ロール作成時の注意事項
12:04 見え方の確認方法とは
12:54 各メンバーの立場からの見え方確認
18:37 60秒 Review Time
※動画を再生すると音声が流れます。
※動画の再生速度は[設定]>[再生速度]にて変更可能です。

 

ロール設定の影響範囲

社員名簿に加え、組織分析、組織図、アンケートもロール設定の影響範囲です。

ロール設定の設定内容によって、組織分析や組織図、アンケート機能などで「メンバーが表示されない」などの事象が起こり得ます。

以下、ロール設定の影響範囲の一覧です。

※ご契約のプランによってはご利用いただけない機能もございますので、詳細は担当CSまたはヘルプデスクまでお問い合わせください。
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社員名簿

・メンバー一覧

範囲設定で設定した範囲のメンバーのみが表示されます。

▷ヘルプページ:社員名簿/[メンバー一覧]にメンバーが表示されない

・一括登録・編集

編集権限が付与されている項目のみ、項目の編集操作を行なえます。


組織図

・メンバー表示

顔写真・主部署・氏名の3項目に、閲覧または編集権限が適用されているメンバーのみが組織図に表示されます。

組織図/組織図にメンバーが表示されない


アンケート

・権限付与の機能

ロール設定の閲覧範囲内で、アンケートの管理者権限を付与するメンバーを選択可能です。

・アンケート対象メンバー設定

ロール設定の閲覧範囲内で、アンケートを配布するメンバーを選択可能です。

 

組織分析

・分析軸の設定機能

ロール設定で閲覧または編集権限が適用されている項目のみ、組織分析の軸として設定が可能です。

 

EXサーベイ

・従業員情報の表示

ロール設定の閲覧範囲内で、EXサーベイの管理者や閲覧者権限を付与するメンバーを選択可能です。

・EXスコア結果の表示

ロール設定の閲覧範囲内で、EXサーベイのダッシュボードのEXスコア結果の閲覧が可能です。

EXサーベイ/設定STEP0.EXサーベイとは


設定できる人

ロール設定を行えるのは、[社員名簿>権限設定>管理者権限設定]画面で、[ロール/プロフィール項目設定]の列にチェックのついたメンバーです。

社員名簿/管理者権限設定とその他の権限について

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設定方法

1.ロールの作成

[社員名簿] > [運用管理] > [ロール設定] > [ロール新規作成]をクリックします。

任意のロール名を入力して[登録]をクリックするとロールの作成が完了します。

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2.範囲設定

[範囲設定]では、そのロールに割り当てられたメンバーが、どの範囲のメンバー情報にアクセスできるかを設定します。

[社員名簿] > [運用管理] > [ロール設定] > ①対象ロールを選択 > [②範囲設定]をクリックします。

 

画面に表示される11の範囲から、適切なものを1つ選択します。

範囲一覧role_image.png

 

範囲のイメージ図

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選択した範囲から、[本人][指定部署][在籍状況]の条件を指定して除外することも可能です。

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[在籍状況]にて除外設定する場合、デフォルトの[在籍状況]の選択肢以外も設定できます。

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💡ポイント
新規作成したロールについては、[退職済み]がデフォルトで除外設定されます。
👉注意点
・デフォルトロール(自分自身の情報を閲覧編集するロール)の範囲設定は、
[本人]以外に変更できません。

・副部署のメンバーも範囲対象となります。
例)範囲設定を⑥に設定し、指定部署を〈営業部〉と設定した場合
→副部署が〈営業部〉のメンバーも範囲に含まれる。

・除外設定に設定された部署及び在籍状況が優先されます。
例)以下のように設定した場合
└範囲設定を⑧に設定し、指定部署を〈営業部〉と設定
└〈営業部〉の配下部署の〈東京営業所〉を除外設定
→主部署及び副部署が〈東京営業所〉のメンバーは範囲に含まれない。


3.項目設定

項目設定では、ロールに割り当てられたメンバーが、範囲設定で設定した範囲のメンバーの、どの項目を閲覧/編集できるかを設定します。

[社員名簿] > [運用管理] > [ロール設定] > ①対象ロールを選択 > [②項目設定]をクリックします。

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項目ごとに、なし/閲覧/編集を選択し、[保存]をクリックします。

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なし/閲覧/編集でできることの違い

設定

できること
なし 項目がメンバー詳細画面に表示されない
閲覧 項目がメンバー詳細画面に表示される
編集 項目がメンバー詳細画面に表示され、編集も可能
 
👉注意点
画面右上に表示される自身のアカウントの[顔写真]と[氏名]は、ロールを考慮せず常に表示されます。

 

CSVでも各ロールに設定された項目の[なし・閲覧・編集]を一括変更できるようになりました。
▷ヘルプページ:社員名簿/ロール設定内容をCSVにて一括登録する

 

 

4.メンバー割当

メンバー割当では、ロールに対してどのメンバーを割り当てるかを設定します。

割り当てられたメンバーは、そのロールの[範囲設定]と[項目設定]に沿ってメンバーの情報にアクセスできるようになります。

[社員名簿] > [運用管理] > [ロール設定] > ①対象ロールを選択 > [②メンバー割当]をクリックします

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まずメンバー割当の方法として、以下の3つから選択します。
・組織上長に割り当てる
組織情報を指定して割り当てる
・メンバーを個別に指定して割り当てる

 

[組織上長に割り当てる]を選択した場合

上長に設定しているメンバーにロールが割り当てられます。
組織上長については、以下のヘルプページを参照してください。
infomation02.png
 
 

[組織情報を指定して割り当てる]を選択した場合

ロールを割り当てるメンバーを組織情報の条件で指定することができます。

指定できる組織情報は以下の通りです。
・主部署
・副部署
・雇用形態
・在籍状況
・グレード・等級
・主職種
・副職種
・採用区分
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👉注意点
・[組織情報を指定して割り当てる]を設定した後にメンバーの組織情報を変更し、その組織情報が指定した条件に当てはまった場合は、
組織情報が変更されたメンバーに対し自動でロールが割り当たります。
 
 

[メンバーを個別に指定して割り当てる]を選択した場合

メンバーのリストから、ロールを割り当てるメンバーを個別に選択してチェックをつけます。
メンバーの選択が完了したら[保存]をクリックし、ロール設定は完了です。
 
infomation-2.png
👉注意点
・メンバー割当画面では、設定者のロール設定に関わらず、
  氏名やグレード・等級などの全項目が表示されます。
・デフォルトロール(自分自身の情報を閲覧編集するロール)のみ、 
  新規登録されたメンバーが自動で割り当てられます。
・[個別に設定して選択]をOFFにしても、全メンバーが割り当てされるということではありません。

 

また、[ロール設定]>[CSVで一括更新]より、CSVでも一括でロールの割り当てができます。
CSVでのロール割り当てについては、以下のヘルプページを参照してください。

▷ヘルプページ:社員名簿/ロール設定内容をCSVにて一括登録する

 

デフォルトで存在するロール

デフォルトロール・・・・・・・・・本人が本人の情報にアクセスできるロール
退職者ロール・・・・・・・・・・・在籍状況を[退職済み]にしたメンバーが自動で割り当てられるロール

管理者ロール・・・・・・・・・・・管理者に割り当てることを想定しているロール(任意)
組織図全社共有用ロール・・・・・・一般メンバーに割り当てることを想定しているロール(任意)

 

ロール名

名称変更

削除

設定内容

アクセス可能な範囲

メンバー割当

デフォルトロール 不可

項目設定

メンバー割当

本人のみ

アカウント作成後に自動で全メンバーが割り当てられる

退職者ロール 不可

項目設定

メンバー割当

本人のみ

在籍状況を[退職済み]に設定したメンバーが自動で割り当てられる

※メンバー割当には退職済み以外のメンバーも割り当て可能

※在籍状況を[退職済み]以外に変更しても、自動で退職者ロールは外されない

管理者ロール 可能

範囲設定

項目設定

メンバー割当

選択可能

初期は誰もメンバー割当されていない状態で、手動で割り当てが必要

組織図全社共有用ロール 可能

範囲設定

項目設定

メンバー割当

選択可能

初期は誰もメンバー割当されていない状態で、手動で割り当てが必要

 

メンバーごとのロールの設定状況を確認する場合 

[社員名簿] > [運用管理] > [ロール設定] > [ロール設定確認]より、誰がどのロールに割当られているかが一覧で確認が出来ます。scrollver5-3-2.png

 

同一メンバーに複数のロールが割り当てられた場合

運用に合わせてロールを複数設定することで、誰が誰の情報を閲覧編集できるか、細かく設定することが可能です。

また、同一メンバーに複数のロールが割り当てられた場合、範囲指定の範囲が広い方、項目設定の権限の強い方が優先されます。(なし<閲覧<編集 の順)

 

例)Aさんに課長ロールと部長ロールが割り当てられた場合

ロール名 範囲指定 項目設定
課長ロール 所属部署のメンバー グレード・等級の閲覧可能
部長ロール 所属部署と配下部署のメンバー グレード・等級の編集可能

上記表の場合、Aさんは所属部署と配下部署のメンバーグレード・等級の編集が可能です。 

 

 

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