目次

・ワークフローの概要
・ワークフローの利用に必要な権限
・申請フォームと承認フロー、申請区分について
・申請の起票
・申請の承認
・承認後のデータ更新について

ワークフローの概要

HRBrain ワークフローは、メンバー情報の追加・更新・削除など社内の申請業務を一元管理できる機能です。

• ToDoがひと目で把握できるダッシュボード、申請やフォームを探しやすい画面設計により業務効率の向上を支援します。
• 多段承認・並列承認に対応した柔軟な承認フロー設計により、承認プロセスの最適化が可能です。
• 申請フォームとして運用中のExcelファイルを利用したり、他のワークフローシステムへの外部リンクを生成して一覧に集約できるため、社内のさまざまなワークフローの一元管理が可能です。　※後日リリース予定

ワークフローの利用に必要な権限

ワークフロー機能にアクセスができるメンバーは社員名簿の「サービス管理」にてワークフローへのアクセスが許可されているメンバーです。

管理者ができること

ワークフローには下記2種類の管理権限があります。

それぞれの権限で行えることは以下です。

①「権限管理」権限

• 「権限管理」「ワークフロー管理」権限のON/OFFを設定できます

②「ワークフロー管理」権限

• 申請フォーム作成・編集・削除
• 申請フォーム一覧の並べ替え
• 承認フロー作成・編集
• 申請区分の作成・編集
• 代理者の設定・編集・削除
• 作成されている全ての申請の回付
• トップページの［管理者からのお知らせ］の編集
• 詳細な説明は管理権限の設定をご参照ください

従業員ができること

• 自分が申請対象者となっている申請の起票
• 自分が承認対象者となっている申請の承認
• 自分が回付対象者となっている申請の回付

※申請対象者、承認対象者、回付対象者の設定はワークフロー管理者が行う必要があります

申請フォームと承認フロー、申請区分について

ワークフロー管理者は申請フォームや承認フロー、申請区分を作成できます。

申請フォームについて

• メンバー情報に関連した申請フォームを新規作成できます。

• 今後、HRBrain以外で運用中のワークフローの載せ換えが手軽に行えるようにもなる予定です。

  ※後日リリース予定(時期未定)

  ・Excelなどのローカルファイルでワークフローを運用されている場合には 該当のファイルを添付してそのままフォームとしてご利用いただけます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

  ・他のワークフローシステムをご利用の場合はURLをセットすることで HRBrainの一覧画面上に外部リンクを生成できます。

  詳細は申請フォームの作成・編集方法をご参照ください。

承認フローについて

• 承認フローは多段承認、並列承認などを組み合わせた柔軟な承認フローが構築できます。
  • ステップごとに承認対象者を設定でき、承認対象者はメンバー個別指定、階層別で組織上長を指定しての設定など組織に合わせて柔軟な設定が可能です。
  • 承認フローごとに回付対象者も設定できます。

• 申請フォームに承認フローを紐づけることでワークフローとしてご利用いただけます。

  詳細は承認フローの作成・編集方法をご参照ください。

申請区分について

• 申請区分は任意のタグを作成して申請フォームを分類分けすることができます。

• 申請フォームに申請区分を紐づけることでフォームをカテゴリ分けしてご利用いただけます。

  詳細はワークフロー/申請区分設定をご参照ください。

申請の起票

• 申請対象者となった従業員が申請を起票できます。

• 申請対象者は申請フォームごとにワークフロー管理者が設定可能で、部署・雇用形態などの範囲条件での設定のほかメンバー個別指定も行えます。

  詳細は申請対象者設定をご参照ください。

申請の承認

• 承認対象者となった従業員が申請を承認できます。

• 承認対象者は承認フローごとに設定可能でメンバー個別指定、階層別で組織上長を指定しての設定など組織に合わせて柔軟に設定が行えます。

  組織上長については組織上長機能についてをご参照ください。

• 多段承認や並列承認のフローを組むことができるため、様々な組織にフィットした承認フロー設計が可能です。

  詳細は承認フローの作成・編集方法をご参照ください。

承認後のデータ更新について

メンバー情報の変更は最終承認完了後に社員名簿へ自動反映されます。