採用ソリューション/自動で送られる通知について

概要

HRBrainでは、応募の受付や選考の進行、オファーレターの送付といったイベントが発生したときに、関係者へ自動で通知が届きます。この記事では、どの通知が誰にいつ届くのか、どの通知を止められるのかを説明します。

• 対象ユーザー: 通知設定を検討する管理者・採用担当者
• 所要時間: 約5分
• 読み終えたらどんな状態になるか: 誰にどの通知が届くかを把握し、止められる通知と止められない通知を判断できる状態

回答

通知先は「企業ユーザー」「候補者」「エージェント」の3種類です。
企業ユーザーにはSlackとメール、候補者・エージェントにはメールのみが届きます。
企業ユーザー向けの通知は [設定] > [通知設定] からイベント単位でON/OFFできますが、候補者・エージェント向けの通知は送付操作に伴って送信されるため個別にOFFにはできません（内定者アンケートのご協力依頼メールのみ、オファーレターの設定でOFFにできます）。

機能の前提

通知先は3種類あります

通知の届き先は3種類あります

企業ユーザー向けの通知には、チーム全体で受け取るものと、そのイベントに関係するメンバー本人だけが受け取るものがあります。Slackとメールで届き先の考え方は共通です。また、他の採用管理システムと併用している場合は、オファーレターとステップレターの一部の通知を外部ATSへ転送できます。

👉注意点

• 外部ATSへの通知は [設定] > [通知設定] の「外部ATSへの通知」でまとめてON/OFFします
• 宛先は候補者ごとの [ATS連携用メールアドレス] です。未登録の候補者には届きません
• 組織メールアドレスへの通知とは別に判定されるため、組織メールアドレスへの通知をOFFにしていても外部ATSには届きます

プロダクト種別の見方

通知一覧を示す表の「プロダクト種別」は、その通知を利用するために必要な契約（機能）を表します。

💡ポイント

• 「設定可否」が「ON/OFF可」の通知は [設定] > [通知設定] から個別に切り替えられます

企業ユーザーに届く通知

👉注意点

• オファーレター入力期限のリマインド通知のうち、入力期限を過ぎたときの通知は期限の翌日に1回だけ届きます
• 同通知の対象は、ステータスが編集中のオファーレターで、記入が完了していないコンテンツの入力担当者本人です

候補者に届く通知

候補者への通知はすべてメールで届きます。

エージェントに届く通知

エージェントへの通知はすべてメールで届きます。

💡ポイント

• エージェント宛のメールは、エージェントのメールアドレスに加えてサブメールアドレスと組織メールアドレスにも届きます

補足事項

候補者・エージェント向けの通知は基本的に止められません

これらの通知は、オファーレターやステップレターの送付、エージェントへの紹介依頼など、機能の動作そのものに必要なメールです。送付操作を行うと必ず送信されるため、通知としてOFFにする設定はありません。送信したくない場合は、その操作自体を行わないことで制御します。

内定者アンケートのご協力依頼メールだけは条件で止められます

候補者宛のメールのうち、内定者アンケートのご協力依頼メールだけは設定で送信を止められます。このメールは次のいずれかのタイミングで送信されます。

1. 候補者がオファーレター上で「承諾」または「辞退」を選択したとき
2. 管理画面でオファーレターのステータスを「承諾」または「辞退」に変更し、アンケートを送付したとき

👉注意点

• いずれの場合も [設定] > [オファーレター] > [内定者アンケートの自動遷移・自動送付] がONになっていることが条件です
• 候補者がアンケートに回答したかどうかは条件に含まれません
• 自動送付を止める場合は同設定をOFFにしてください

参考のヘルプページ

• プロダクト共通/Slack通知の設定
• 採用コンバージョン/オファーレターについて