人事評価/組織の変更や期が変わった際にやること
組織改編や期が変わったタイミングで行う操作について説明します。
以下の内容を参考に、貴社のご運用に合わせて必要な操作のみご設定ください。
目次
１．マスタ情報とメンバー情報の更新
２．人事評価の評価期への反映
３．評価対象外メンバーの設定
４．シートの配布メンバーや評価者の変更
５．閲覧権限の変更
１．マスタ情報とメンバー情報の更新
組織改編に伴い、社員名簿でマスタの組織情報やメンバーの組織情報を更新します。
マスタの組織情報を更新する
[社員名簿]>[運用管理]>[組織情報]にて、変更が必要な組織情報の更新を行います。
新規部署の追加や削除のみであれば画面上で行えます。
親部署の追加や階層変更、組織の統合などの場合は画面上で編集できないため、[組織情報一括登録・編集]にてCSVで編集を行ってください。
▷社員名簿/部署情報のCSV一括アップロード方法（部署の追加・並び替え）
メンバーの組織情報を更新する
マスタ情報をもとに、[社員名簿]>[メンバー一覧]>[一括登録・編集]>[一般項目・メンバー登録]にてCSVでメンバーの部署や等級、役職等の組織情報を更新します。
変更するメンバーが少数の場合は[メンバー詳細]画面から直接手入力で編集することもできます。
２．人事評価の評価期への反映
社員名簿で変更したメンバー情報やマスタの組織情報は人事評価に自動で反映されません。
データを最新の情報に更新されたい場合は、対象の評価期にて[メンバーと企業情報の反映]を実行してください。
※[メンバーと企業情報の反映]の操作は取り消しできません。変更内容をよくご確認のうえ反映してください。
３．評価対象外メンバーの設定
新たに登録したメンバーや退職済みメンバーを評価対象外に設定することで、ひも付けグループの被評価者の候補として表示されないように設定できます。
例）
・新たに役員として入社した(新規登録した)メンバーには被評価者としてシートを配布しないため、被評価者として表示されないようにしたい
・退職したメンバーを被評価者の候補から外したい
・前期まで評価対象外に設定していたが今期から被評価者としてシートを配布したい
４．シートの配布メンバーや評価者の変更
「人事評価/評価者と被評価者のひも付けの確認」を行い、必要に応じて入社や異動、退職等によりシートを新たに配布/取りやめしたり、評価者を変更します。
A. 新たに入社したメンバーにシートを配布したい
配布したいシートに設定されているひも付けグループにて、対象の被評価者に評価者をひも付けてください。
※配布指定をされている場合は、ひも付けグループで評価者をひも付け後、配布範囲に含まれているか確認し、必要に応じて配布設定を行ってください。
B. 異動により上司が変わったため評価者を変更したい
異動により上司が変わっ場合は必要に応じてひも付けグループで評価者を変更してください。
▷メンバーの異動・評価者変更
評価者を変更した場合、その変更前の評価者が記入していた内容が残るかどうかはシートの種類によります。
▷人事評価/評価者を変更したら変更前の評価者が記入していた内容は保持される？
C. 退職者のシートを非表示にしたい
退職者が発生した際に社員名簿で在籍状況を退職済みに設定しても人事評価には影響がありません。
退職者に配布されているシートを非表示にしたい場合は人事評価側でシートの配布を取りやめる必要があります。
▷人事評価/退職者に配られたシートを非表示にしたい
※ひも付けグループの被評価者候補に退職者を表示させたくない場合は「３．評価対象外メンバーの設定」を参照してください。
５．閲覧権限の変更
評価者以外のメンバーにシート内容を閲覧させたい場合は「グループリーダー」または「組織上長」権限を付与することで、[閲覧可能なシート]から確認できます。
新たに入社したメンバーにシートを閲覧させた場合や異動したメンバーの閲覧範囲が変わる場合は設定を確認し、必要に応じて変更してください。
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グループリーダー権限
グループリーダーは指定された権限範囲内のメンバーの過去含め全てのシートが閲覧可能です。
なお、閲覧以外にもシートの作成、編集やひも付けグループの編集などが行なえます。
▷人事評価/グループリーダー権限について -
組織上長
組織上長は指定された部署とその配下部署に所属するメンバーの過去含め全てのシートが閲覧可能です。
シートの作成、編集や入力等の操作は行えず、閲覧のみが可能です。
▷組織上長機能について
▷組織上長の一括登録・編集方法