ダッシュボード/データセット機能

2024-02-28 01:44:36 UTC

 

データセット作成機能とは

データセット作成機能とは、社員名簿上の項目を選択し、グラフを作成できる機能です。

グラフを作成するために必要なデータを一つに集めたものを「データセット」と呼びます。

 

なお、履歴データとして過去時点のグラフや時系列グラフに利用できるのは、2020年1月以降からのデータ且つHRBrainをご利用し始めた時からのデータになります。

 

目次

・データセットを管理できる権限
・設定方法
・データセットを作成する
・データセットで扱える項目/扱えない項目
・データ詳細画面の使い方
・グラフを作成する
・データの同期について
・データの出力(エクスポート)について
・ユースケース

 

データセットを管理できる権限

データセットを編集・管理するには[ダッシュボード]>[権限管理]>[ダッシュボード管理者権限]の権限が必要です。

 

①ダッシュボード機能の管理者権限

ダッシュボード機能の管理者権限を持つメンバーは以下のことが可能です。

  1. ダッシュボードの閲覧
  2. データセットの作成・編集・削除
  3. グラフの作成・編集・削除
  4. 管理者権限の編集

管理者権限の付与方法は以下の通りです。

①[権限管理] > ②権限を付与したいメンバーの[管理者]欄にチェックを入れる > ③[保存] をクリック

スクリーンショット 2023-12-19 20.02.44.png

※選択できるメンバーは、[社員名簿]の[ロール設定]にて閲覧権限があるメンバーのみです。

※[ロール設定]で閲覧権限がないユーザが管理者に含まれる場合、「権限範囲のメンバーではないため、閲覧できません。」と表示されます。

※自身の管理者権限を削除することはできません。

 

設定方法

データセットを作成する

データセットでは、社員名簿で管理している項目を選択し、グラフを作成する上での情報のまとまりを設定・管理できます。

データセット作成の手順は以下の通りです。

①[データセット] > [新規作成]をクリック

スクリーンショット_2023-12-19_20_06_55.png

②[データセット名]を入力し、[作成]をクリック

スクリーンショット_2023-12-19_20_10_20.png

③[データセット編集]をクリックする

貼り付けた画像_2023_12_19_20_12.png

④データセットに含める項目を選択する

貼り付けた画像_2023_12_19_20_17.png

💡ポイント 
・検索ボックスから、利用可能な項目を検索して選択することが可能です
・選択できる項目の上限はございませんので、利用可能なすべての項目を含めることが可能です

 

⑤データセットに含める項目から取得するデータの対象範囲を指定したい場合は[絞り込み]にて範囲を絞り込む。

1.  [絞り込み] をクリック

2. [追加] をクリック

3. 絞り込み条件を指定する

4. [保存]をクリック

貼り付けた画像_2023_12_19_20_19.png

⑥[保存]をクリックする

貼り付けた画像_2023_12_19_20_23.png

 

データセットで扱える項目/扱えない項目

下記をご確認ください。

  扱える項目 扱えない項目
中項目 ・一般項目
・個別追加項目
・定期更新項目
小項目 ・単文項目
・数値項目
・計算式項目(結果が文字列か数値のみ)
・プルダウン項目

・文章項目

・ファイル添付項目

・画像項目

・日付項目

・期間項目

・URL項目

社員名簿/項目・レイアウト編集について>各項目について

 

👉注意点
・絞り込み後の項目プレビュー画面での内容は、ランダムに最大20件まで表示されます
・データセット作成数の上限は最大1000件まで作成できます
・1つのデータセット内に作成できるグラフの数は最大100個まで作成できます
・[在籍状況]>[退職済み]に設定されているメンバーもデータに含まれます
   除外したい場合は、絞り込みから[在籍状況]>退職済みを[含まない]選択にしてください
退職済みメンバーを除いた表示

 

 

 

データ詳細画面の使い方

データ詳細画面では、データセットの編集・削除、グラフの作成などを行うことができます。

  1. データセットの編集
    [データセット編集]をクリックすると、データセットの編集画面に遷移します。
    貼り付けた画像_2023_12_19_20_25.png
  2. データセット名の変更
    [・・・] > [データセット名の変更]にて、データセット名を変更できます。
    貼り付けた画像_2023_12_19_20_26.png
  3. データセットの削除
    [・・・] > [データセットを削除]にて、データセットを削除できます。
    貼り付けた画像_2023_12_19_20_26.png
  4. グラフ作成
    グラフの新規作成画面に遷移します。

    貼り付けた画像_2023_12_19_20_33.png
  5. グラフ編集
    グラフの編集画面に遷移します。貼り付けた画像_2023_12_19_20_38.png
  6. グラフを削除
    [・・・]よりグラフを削除できます
    貼り付けた画像_2024_01_19_12_33.png
  7. CSVをダウンロードする
    グラフの内容をcsvでダウンロードできます
    貼り付けた画像_2023_12_19_20_38.png

 

グラフを作成する

①グラフに利用するデータセットをクリックします。

スクリーンショット_2023-12-19_20_42_54.png

②[グラフ]作成をクリックします。

貼り付けた画像_2023_12_19_20_44.png

③グラフ名を記入し、作成をクリックします。

貼り付けた画像_2023_12_19_20_34.png

 

チャート名

上記で設定した[グラフ名]が入ります。グラフ名を修正する場合はクリックして修正します。

貼り付けた画像_2024_01_19_12_34.png

 

以下からは表示形式によって選択する設定が変わります。

 

表示方法を選択

表示させたいグラフの形式を以下より選択します。

①[通常]

  • 数値表示
  • 円グラフ
  • 棒グラフ(縦)
  • 棒グラフ(横)

②[時系列]

  • 折れ線グラフ
  • 一覧表示式
  • 積み上げグラフ(縦)
  • 積み上げグラフ(横)

貼り付けた画像_2024_01_19_14_44.png

 

集計の対象日時

[表示方法を選択]>[通常]のグラフを選択した場合のみ表示されます。

こちらでは、データを集計するタイミングを選択します。

例えば、最新のグラフを作成したい場合は、[最新の日付]を、

特定の過去時点のグラフを作成したい場合は[日付を指定]を選択してください。

貼り付けた画像_2024_01_19_14_44.png

💡ポイント
・[最新の日付]をご利用される場合のイメージとしては、
  【組織の平均年齢など常に最新のデータを確認したい】ときです
・[日付を指定]ご利用される場合のイメージとしては、
 【過去時点と現時点での集計値の差分が確認したい】ときや、
 【特定の過去時点の集計データを確認したい】ときが挙げられます

 

集計の対象期間

[表示方法を選択]>[時系列]のグラフを選択した場合のみ表示されます。

こちらでは、データを集計する対象期間を選択します。

  • 開始年月:グラフとして表示する開始年月を指定します
  • 終了年月
     [現在まで]:グラフを閲覧している日付を終了年月として指定します
     [年月を指定]:グラフとして表示する終了年月を指定します
  • 表示間隔:[1ヶ月ごと]、[3ヶ月ごと]、[半年ごと]、[1年ごと]から選択して指定します
  • 期準日:表示させたい月の日付を[初めの日]、[任意の日付]、[最後の日]から選択して指定します

貼り付けた画像_2024_01_19_14_54.png

💡ポイント
・時系列グラフをご利用される場合のイメージとしては、
  【部署ごとの等級や男女別、年代別の推移】などが挙げられます
👉注意点
・折れ線グラフの線を繋ぐ点について、1つの時点で表示される点は最大で12個です

 

グループ化

作成したいグラフに合わせて、[グループ化]する項目を選択します。

貼り付けた画像_2024_01_19_15_04.png

💡ポイント 
・例えば、雇用形態別に見たい場合は[雇用形態]を選択するなど、作成したいまとまりを選択します
👉注意点
各グラフで表示できないグループ化、集計をおこなっているとグラフは作成されません
なお、円グラフに表示できる項目は150項目です
150項目を超えてしまう場合は、「表示できません」と表示されます

 

階層の選択

データとして表示する階層を選択します。

スクリーンショット_2023-12-19_20_49_55.png

👉注意点
・階層をもつ[主部署]、[就業場所]にのみ必要な設定になります

 

階層によって表示されるデータの参考例は以下になります。

・1階層:1階層目に存在する部署の単位で集計。

     1階層目に営業部、開発部、人事部が存在する場合、

                それ以下の階層の各集計は親階層にまとまりグラフが表示される。

mceclip10.png

・2階層:1階層目と2階層目に存在する部署で集計。

                1階層目に営業部、2階層目に営業1課が存在する場合に営業部、営業1課の単位で集計。

    営業部は1階層目に所属するメンバーが集計され、営業1課には2階層目以下の

    階層の集計がまとまりグラフに表示される。

       人事部には1階層しかなかった場合、人事部という単位でグラフが表示される。

mceclip11.png

・3階層目以降も同様のルールで集計されます。

 

集計方法の選択

グループ化した項目の集計方法を以下より選択します。

  • 件数:該当の項目を持つメンバーの数
  • 平均:該当の項目を持つメンバーに登録されている値を合計して、人数で割った平均値
  • 合計:該当の項目を持つメンバーに登録されている値を合計

貼り付けた画像_2024_01_19_15_06.png

 

グループ化、階層、集計方法、グラフの選択後に[保存]をクリックします。

貼り付けた画像_2024_01_19_15_08.png

以上でグラフの設定は完了です。

 

グラフの設定後はグラフ一覧にグラフが表示されます。

 

データの同期について

[ダッシュボード]>[データ同期]にて作成したグラフのデータ同期が一括で可能です。

最後に同期が行われた日時はデータ詳細内に記載がされますのでそちらをご確認ください。

貼り付けた画像_2023_12_19_21_08.png

👉注意点
・日次で自動同期されます
・手動同期も可能です

 

データの出力(エクスポート)について

作成したグラフのデータをcsvで出力することができます。

貼り付けた画像_2023_12_19_20_38.png

スクリーンショット 2023-12-19 21.09.42.png

 

ユースケース

基本的な従業員数の推移や、男女比率、平均年齢など、HRBrain上のデータをそのまま可視化できることで、下記が可能になりました!

 ・日頃の経営会議で利用するレポート作成や閲覧
 ・部署ごとの共通スキル保有数や評価推移*1、育成に必要な情報集計
 ・人的資本開示における、企業ごとにおけるKPI指標*2の時系列での観測

👉注意点
*1:社員名簿の個別追加項目でデータを構築していただいている場合に限ります
*2:対応できる項目は一部です

 

データセットの活用例等については以下のページをご覧ください。

ダッシュボード/データセットの活用例

▷ダッシュボード/グラフの表示形式について

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