ダッシュボード/データセット機能
データセット作成機能とは
データセット作成機能とは、社員名簿上の項目を選択し、グラフを作成できる機能です。
グラフを作成するために必要なデータを一つに集めたものを「データセット」と呼びます。
目次
・データセットを管理できる権限
・設定方法
・データセットを作成する
・データ詳細画面の使い方
・グラフを作成する
データセットを管理できる権限
データセットを編集・管理するには2つの権限が必要です。
①ダッシュボード機能の管理者権限
②社員名簿 の [ロール設定]内の[ダッシュボード管理者ロール]の権限
①ダッシュボード機能の管理者権限
ダッシュボード機能の管理者権限を持つメンバーは以下のことが可能です。
- ダッシュボードの閲覧
- データセットの作成・編集・削除
- グラフの作成・編集・削除
- 管理者権限の編集
管理者権限の付与方法は以下の通りです。
①[権限管理] > ②権限を付与したいメンバーの[管理者]欄にチェックを入れる > ③[保存] をクリック
※選択できるメンバーは、[社員名簿]の[ロール設定]にて閲覧権限があるメンバーのみです
※[ロール設定]で閲覧権限がないユーザが管理者に含まれる場合、「権限範囲のメンバーではないため、閲覧できません。」と表示されます
※自身の管理者権限を削除することはできません
②社員名簿の[ロール設定]内の[ダッシュボード管理者ロール]の権限
1) [社員名簿] > [運用管理] > [プロフィール項目設定] をクリック
2) [ロール設定] > [ダッシュボード管理者ロール] > [ロール設定▼] > [項目設定]にて閲覧または編集を設定する > [保存] をクリック
💡[ダッシュボード管理者ロール]の[項目設定]で閲覧または編集になっている項目のみが、
グラフ作成時に使用できる項目になります。
※詳細は以下で説明するデータセット編集画面をご確認下さい。
[ロール設定]の詳細については以下のページをご覧ください。
設定方法
データセットを作成する
データセットでは、社員名簿で管理している項目を選択し、グラフを作成する上での情報のまとまりを設定・管理できます。
データセット作成の手順は以下の通りです。
①[データセット] > [新規作成]をクリック
②[データセット名]を入力し、[作成]をクリック
③[データセット編集]をクリックする
④データセットに含める項目を選択する
⑤データセットに含める項目から取得するデータの対象範囲を指定したい場合は[絞り込み]にて範囲を絞り込む。
1. [絞り込み] をクリック
2. [追加] をクリック
3. 絞り込み条件を指定する
4. [保存]をクリック
⑥[保存]をクリックする
※1つのデータセットに最大10個まで項目を選択可能です
※データセットで扱える項目の種類は以下になります
・単文項目
・数値項目
・単一選択のプルダウン項目
・結果が文字列か数値である計算式項目
※個別追加項目・定期更新項目グループ内の項目は選択できません
※絞り込み後の項目プレビュー画面での内容は、ランダムに最大20件まで表示されます
データ詳細画面の使い方
データ詳細画面では、データセットの編集・削除、グラフの作成などを行うことができます。
- データセット名の変更
[･･･] > [データセット名の変更]にて、データセット名を変更できます。 - データセットの削除
[･･･] > [データセットを削除]にて、データセットを削除できます。 - データセット手動同期
データセットに設定した項目内のデータを最新の状態に更新します。
データセット作成後、グラフを作成するには[同期]が必要になります。
データセット作成後に順次自動同期が裏で走りますが、自動同期を待たずにグラフを作成したい場合は[データの手動同期]をクリックして同期を行ってください。
💡自動同期はひと月に1度、必ずどこかのタイミングで行われます。
ただし月に1度以上、「手動/自動問わず」同期が行われていれば、
その月内では自動同期の対象にはなりません。 また、作成したグラフのデータは、[同期]を行ったタイミングのデータが表示されます。
最後に同期が行われた日時はデータ詳細内に記載がされますのでそちらをご確認ください。 - データセット編集
データセット編集画面に遷移します。 - データ絞り込み設定
データセット作成時に[絞り込み]にて条件を指定した場合は、その絞り込み条件が表示されます。
（「データセットを作成する」内の⑤参照） - グラフ作成
グラフの新規作成画面に遷移します。 - グラフ編集
グラフの編集画面に遷移します。 - グラフを削除
[･･･]よりグラフを削除できます。
グラフを作成する
①グラフに利用するデータセットをクリックします。
②[グラフ]作成をクリックします。
③グラフ名を記入し、作成をクリックします。
以下からは表示形式によって選択する設定が変わります。
グループ化
作成したいグラフに合わせて、[グループ化]する項目を選択します。
階層の選択
データとして表示する階層選択します。
👉注意点
階層をもつ[主部署]、[就業場所]にのみ必要な設定になります。
階層によって表示されるデータの参考例は以下になります。
・1階層：1階層目に存在する部署の単位で集計。
1階層目に営業部、開発部、人事部が存在する場合、
それ以下の階層の各集計は親階層にまとまりグラフが表示される。
・2階層：1階層目と2階層目に存在する部署で集計。
1階層目に営業部、2階層目に営業1課が存在する場合に営業部、営業1課の単位で集計。
営業部は1階層目に所属するメンバーが集計され、営業1課には2階層目以下の
階層の集計がまとまりグラフに表示される。
人事部には1階層しかなかった場合、人事部という単位でグラフが表示される。
・3階層目以降も同様のルールで集計されます。
集計方法の選択
グループ化した項目の集計方法を以下より選択します。
・件数：選択した項目の件数を計算。
・平均：選択した項目の平均する。
・合計：選択した項目の合計する。
表示方法の選択
表示させたいグラフの形式を以下より選択します。
・数値表示
・円グラフ
・棒グラフ
👉注意点
各グラフで表示できないグループ化、集計をおこなっているとグラフは作成されない
グループ化、階層、集計方法、グラフの選択後に保存をクリックします。
以上でグラフの設定は完了です。
グラフの設定後はグラフ一覧にグラフが表示されます。
データセットの活用例については以下のページをご覧ください。