社員名簿/従業員の履歴のデータ管理方法

2024-05-16 07:27:02 UTC

HRBrainの [社員名簿] において、従業員情報を一元管理することが可能です。

従業員情報の中でも「異動」や「研修受講」など履歴に関する項目をどのように管理することができるかご紹介いたします。

目次

・ HRBrainで管理できる従業員の履歴データとは?
 -各項目グループの特徴について
 -初期値として登録されている項目の一覧
 -上記以外で登録パターンについて
・実際の設定例
 -異動履歴を管理したい
 -評価履歴を管理したい
 -資格を管理したい

 

HRBrainで管理できる従業員の履歴データとは?

HRBrainの社員名簿では、「個人に紐づく履歴データの管理」をできるようになっています。

例)職務履歴や異動履歴、勤怠データ、評価結果など

従業員の履歴データを管理したい場合は、社員名簿上に項目として追加していただくことが可能です。

▷ヘルプページ:社員名簿/項目・レイアウト編集機能について

 

追加できる項目には、それぞれ社員名簿上で扱える操作やデータ登録時のアップロード場所など特徴が異なります。特に「項目グループ」という概念において大きく特徴が異なりますので、「どのように履歴データを管理していきたいか」によって作り分けをする必要があります。

 

1. 各項目グループの特徴

  個別追加項目 定期更新項目 一般項目
項目グループの新規追加が可能な条件 対象項目が「編集」可能なロールを割り当てられていること

下記の操作ができる権限を持っていること

• [管理者権限]>-[定期更新項目]

• 対象項目が「編集」可能なロール

下記の操作ができる権限を持っていること

• 対象項目が「編集」可能なロール

項目の新規追加した場合の影響範囲 個人 全員 全員
各項目で可能なこと 各個人が持つデータの個数が異なる情報を個別に管理可能 全員に定期的に蓄積していくデータを管理可能 各個人が持つ個数が同じデータを管理可能
項目グループの事例 職務履歴、異動履歴、研修履歴 勤怠、人事評価結果 メールアドレス、性別、現住所
登録方法や登録画面

• [メンバー一覧]>[一括登録]>[個別追加項目グループ]より一括あアップロード可能

• [メンバー詳細]>[編集]より一履歴ずつ登録可能

• [メンバー一覧]>[一括登録]>[定期更新項目グループ]より一括登録可能

• [メンバー詳細]>[編集]よりグループ内の項目の内容の変更が可能

• [メンバー一覧>[一括登録]>[一般項目・メンバー登録]より一括登録可能

• [メンバー詳細]>[編集]より項目の内容が変更可能

CSV一括アップロードの違い

•一従業員に対し、複数行でデータを作成

•履歴ごとに1ファイル

社員名簿/個別追加項目の作成方法

•一従業員に対し、一行でデータを作成

•履歴の「追加」ごとに1ファイル

社員名簿/定期更新項目の作成方法

•一従業員に対し、一行でデータを作成

•その他一般項目のデータと同じファイル内で登録

社員名簿/一般項目・メンバー登録の作成/削除方法

 

例:メンバー詳細画面・編集モード(個別追加項目)

「追加」ボタンを押下することで赤枠の単位で項目が増える

__________2023-03-07_13.32.04.png

 

例:メンバー詳細画面・編集モード(定期更新項目)

定期更新項目グループは、管理者権限で対象の権限を持っている人が枠の追加ができるため、下記画面上ではできない。

__________2023-03-07_13.36.36.png

 

2. 初期値として登録されている項目一覧

※ご契約のタイミングによっては、初期値の項目が異なる場合がございます。

大項目名 中項目グループ 小項目 作成の意図
組織情報 一般項目

主職種

副職種

主部署

副部署

グレード・等級

役職・職位

就業場所

雇用形態

採用区分

在籍状況

検索頻度が高い項目となるため

※他機能への情報連動があるため、項目の削除や名称変更は不可

経歴一覧

(異動歴)

個別追加項目

部署

役職

グレード

職種

在籍開始日

在籍終了日

在籍期間

人によりデータの個数が異なり、データを蓄積していくため

経歴一覧

(職務経歴)

個別追加項目

会社名

部署

役職

グレード

職種

在籍開始日

在籍終了日

在籍期間

人によりデータの個数が異なり、データを蓄積していくため

経歴一覧

(学歴)

個別追加項目

学校名

学校種別

学部

卒業・中退

入学日

卒業日

人によりデータの個数が異なり、データを蓄積していくため
経歴一覧 一般項目

履歴書

職務経歴書

履歴として管理やデータを蓄積する必要がない

資格・研修履歴

(資格)

一般項目

保持資格

TOEIC

TOEFL

メンバー一覧上で検索されるケースがあるため

資格・研修履歴

(研修履歴)

一般項目

社内研修

外部研修

メンバー一覧上で検索されるケースがあるため
入退社・雇用状況 一般項目

入社日

退職日

在籍期間

メンバー一覧上で検索されるケースが多く、かつ履歴管理する必要がないケースが多い

入退社・雇用状況

(休職状況)

個別追加項目

休職理由

開始日

終了日

休職期間

人によりデータの個数が異なり、データを蓄積していくため
給与・賞与 一般項目

給与支給形態

現給与

履歴として管理やデータを蓄積する必要がない

給与・賞与

(賞与履歴)

個別追加項目

支給日

賞与額

人によりデータの個数が異なり、データを蓄積していくため

給与・賞与

(振込口座)

一般項目

銀行コード

銀行名

支店コード

支店名

預金種別

口座番号

名義(カタカナ)

履歴として管理やデータを蓄積する必要がない
住所・連絡先 一般項目

郵便番号

現住所

現住所(フリガナ)

メールアドレス

電話番号

続柄

電話番号

履歴として管理やデータを蓄積する必要がない

※住所変更履歴として管理したい場合は、[個別追加項目]での再作成を推奨

 

上記以外での登録パターンについて

通常、履歴に関する項目は、[個別追加項目] [定期更新項目]で運用することが多いですが、ご要望に見合わない場合、下記3パターンでの運用方法があります。

①:個別追加項目や定期更新項目のみで管理

②:一般項目のみで管理

③:①②を併用し管理

 

①個別追加項目や定期更新項目のみで管理する場合の特徴

・メリット

データを蓄積していくことに適しています。

メンバー詳細画面では全表示か最新のみ表示の切り替えが可能です。

・注意事項

メンバー一覧画面で検索はできますが、その項目を表示させることはできません。

__________2023-03-07_13.50.17.png

 

②一般項目のみの特徴

・メリット

その項目における検索をすることが可能です。

・注意事項

全履歴蓄積することは出来ません。履歴の項目の数が従業員間で同じ個数となります。そのため過去3年分が登録できるようにするなど、一部の履歴に限定する必要があります。

__________2023-03-07_13.49.40.png

 

③個別追加項目&一般項目の特徴

・メリット

履歴の蓄積をすること、またその項目における検索をすることも可能です。

・注意事項

履歴が追加になった場合は、2つの項目でデータの登録が必要となります。

__________2023-03-07_13.57.08.png

※青枠が「一般項目」、赤枠が「個別追加項目グループ」

 

実際の設定例

異動履歴を管理したい

異動履歴における利用目的と利用シーン

▼パターン1

利用目的…従業員の異動歴を上司にも把握できるようになる

利用シーン…異動してきた部下の異動歴を異動後の上司に閲覧できるようにする

条件…異動歴は人によってデータの個数が異なる

上記利用シーンにおいては、個人のメンバー詳細画面で情報を見れればよいため、検索は不要

⇒個別追加項目のみで管理する(①)

 

構築例

項目名 中項目グループ 小項目例 注意
異動履歴 個別追加項目

部署

異動日

滞留年数

当時の上司

一覧上での表示は不可/絞り込みのみ可

 

▼パターン2

利用目的…従業員の異動歴や経験を元に異動や配置の検討をしたい

利用シーン…人事部ないし役員がメンバー一覧上で〇〇部の経験者を検索する

条件…上記利用シーンにおいては、検索がマストで必要

⇒一般項目のみで管理する(②)

構築例

項目名 中項目グループ 小項目例 注意
異動履歴

 

 

一般項目

部署履歴①  

└部署名

└異動日

└滞留年数

異動歴は全履歴ではなく直近3回分など限定

(全履歴を登録する場合、 項目数が多くなるため)

部署履歴②  

└部署名

└異動日

└滞留年数

部署履歴③

└部署名

└異動日

└滞留年数

 

▼パターン3

利用目的…従業員の異動歴を上司が把握できるようになり、異動対象者抽出の際に検索も      したい

利用シーン…異動してきた部下の異動歴を異動後の上司に閲覧できるようにする

人事部ないし役員がメンバー一覧上で〇〇部の経験者を検索する

条件…異動歴は人によってデータの個数が異なり、全ての履歴を管理したい

上記利用シーンにおいては、検索も必要

⇒一般項目+個別追加項目で管理する(③)

※データを更新する際は、一般項目側のデータ更新と個別追加項目側のデータ更新の両方が必要となる

構築例

項目名 中項目グループ 小項目例 注意
経験部署・部門 一般項目

営業経験フラグ

人事経験フラグ

どういった軸で検索したいかは別途定義が必要
異動履歴 個別追加項目

部署

異動日

滞留年数

当時の上司

一覧上での表示は不可/絞り込みのみ可

 

評価履歴を管理したい

評価履歴における利用目的と利用シーン

▼パターン1

利用目的…従業員の評価履歴を本人・上司ともに把握できるようになる

利用シーン…自身の過去の評価履歴を把握できるようにする、また、上司が部下の評価履歴を
閲覧できるようにする、組織分析に評価結果を利用したい

条件…評価履歴は従業員全員に一括でデータを追加する

上記利用シーンにおいては、検索は不要

⇒定期更新項目のみで管理する(①)

構築例

項目名 中項目グループ 小項目例 注意
評価履歴 定期更新項目

評価結果

一覧上での表示は不可/絞り込みのみ可
管理者権限を持たない人からの項目の追加は不可

 

▼パターン2

利用目的…従業員の評価を元に異動や配置の検討をしたい、評価が高い人を抽出したい

利用シーン…人事部ないし役員がメンバー一覧上で従業員の評価を検索する

条件…上記利用シーンにおいては、検索がマストで必要

⇒一般項目のみで管理する(②)

構築例

項目名 中項目グループ 小項目例 注意
評価履歴 一般項目

評価履歴①

評価履歴は全履歴ではなく直近3回分など限定 (全履歴を登録する場合、 項目数が多くなるため)
評価履歴②
評価履歴③

 

▼パターン3

利用目的…従業員の評価履歴を上司も把握できるようになり、異動や配置の検討の際に検索もしたい

利用シーン…自身の過去の評価履歴を把握できるようにする、また、上司が部下の評価履歴を閲覧できるようにする

人事部ないし役員がメンバー一覧上で従業員の評価を検索する

条件…評価履歴は定期的に更新されており、全ての履歴を管理したい

上記利用シーンにおいては、検索も必要

⇒一般項目+定期更新項目で管理する(③)

※データを更新する際は、一般項目側のデータ更新と個別追加項目側のデータ更新の両方が必要となる

構築例

項目名 中項目グループ 小項目例 注意
評価履歴 一般項目 評価スコア どういった軸で検索したいかは別途定義が必要
評価履歴 定期更新項目

評価スコア

評価コメント

一覧上での表示は不可/絞り込みのみ可
管理者権限を持たない人からの項目の追加は不可

 

資格を管理したい

資格管理における利用目的と利用シーン

▼パターン1

利用目的…従業員の保持資格を本人・上司ともに把握できるようになる

利用シーン…保持資格を本人・上司ともに把握できるようにする

条件…保持資格は人によってデータの個数が異なる

上記利用シーンにおいては、検索は不要

⇒個別追加項目のみで管理する(①)

構築例

項目名 中項目グループ 小項目例 注意
保持資格 個別追加項目 資格名 取得年月日 一覧上での表示は不可/絞り込みのみ可

 

▼パターン2

利用目的…従業員の保持資格を元に、異動や配置の検討をしたい

利用シーン…人事部ないし役員がメンバー一覧上で保持資格を検索する

条件…上記利用シーンにおいては、検索がマストで必要

⇒一般項目のみで管理する(②)

構築例

項目名 中項目グループ 小項目例 注意
保持資格 一般項目

保持資格

└プルダウン項目

(選択肢「資格A」「資格B」「資格C」)

どういった軸で検索したいかは別途定義が必要

 

▼パターン3

利用目的…従業員の保持資格を上司が把握できるようになり、異動や配置の検討の際に検索もしたい

利用シーン…自身の保持資格を把握できるようにする、また、上司が部下の保持資格を閲覧できるようにする

人事部ないし役員がメンバー一覧上で従業員の保持資格を検索する

条件…保持資格は人によってデータの個数が異なり、全ての保持資格を管理したい

上記利用シーンにおいては、検索も必要

⇒一般項目+個別追加項目で管理する(③)

構築例

項目名 中項目グループ 小項目例 注意
資格 一般項目

保持資格

└プルダウン項目

(選択肢「資格A」「資格B」「資格C」)

どういった軸で検索したいかは別途定義が必要
資格(その他) 個別追加項目

資格名

取得年月日

一覧上での表示は不可/絞り込みのみ可
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