入社手続き/労務関連書類をHRBrainで運用する時、どの機能を使うか選ぶ方法

2023-09-06 01:37:20 UTC

概要

この記事ではHRBrainにて入社手続き実施する際に、現在運用している書類をHRBrainのどの機能を利用して運用をするかの整理を行うための解説です。

 

目次

HRBrainで実施する入社手続きとは
書類を整理する際のポイント
よくある運用書類一覧
文書作成・電子署名にて運用
└労働条件通知書、雇用契約書、秘密保持誓約書、個人情報の取扱いに関する誓約書 等
申請ワークフローにて運用
└給与・賞与振込口座申請書、通勤経路申請書、自家用車通勤申請書 等
労務管理の入社手続きにて運用
└行政手続き(扶養控除申告書・社会保険・雇用保険手続き)に必要な従業員・扶養家族情報
マイナンバー管理にて運用
└マイナンバー情報また付随する番号・本人確認書類
どれにも当てはまらない書類がある場合
身元保証書について

 

HRBrainで実施する入社手続きとは

入社手続き時に必要な情報収集を労務管理と社員名簿の申請ワークフロー機能を使うことで、網羅的に収集することが可能です。

労務管理では行政手続きに必要な従業員情報やマイナンバー情報収集を、社員名簿の申請ワークフローでは口座情報や通勤経路、免許・資格や制服サイズ等の各社で項目をカスタマイズし情報収集できます。

また、マイナンバーについてはマイナンバー管理、雇用契約や誓約書の締結等は文書作成・電子署名機能にて対応可能です。

現在貴社にて運用している書類をどの機能を使って実施するかご検討いただく際の参考になればと思います。

 

書類を整理する際のポイント

まず、大きく「従業員が直接情報を入力する書類」か「内容を確認し合意する書類」かの2つに分類頂きます。
詳細は下記画像を参考にしてください。

※1 公的手続きにて回収できる情報と社員名簿に連携される情報は下記をご確認ください。

入社手続き/回収される情報と出力されるCSVファイルの項目について

社員名簿>労務情報に連携される項目

 

①労務手続き:公的手続きフォーム(入社・退社・氏名変更)

②社員名簿:申請ワークフロー

③労務手続き:文書作成・電子署名

④どれにも当てはまらない書類がある

 

よくある運用書類一覧

文書作成・電子署名にて運用

会社が従業員に通知したものを確認・合意する書類

  • 労働条件通知書
  • 雇用契約書
  • 秘密保持誓約書
  • 個人情報の取扱いに関する誓約書
💡注意
従業員が書類内に文字を入力することが出来ないため、
従業員情報を回収する場合は入社手続きフォームまたは、申請ワークフローをご利用ください。

 

  • 身元保証書について

身元保証書など従業員以外が署名捺印する書類は運用できませんが
文書作成・電子署名機能を利用して書類の配信を実施いただけます。
従業員は配信された書類を印刷し、内容記入後に労務担当へ提出します。

 

申請ワークフローにて運用

書類を配布し本人が自分の情報を記入する書類

  • 給与・賞与振込口座申請書
  • 通勤経路申請書
  • 自家用車通勤申請書
  • 緊急連絡先
  • 健康診断結果提出(画像データでの提出)
  • 貴社で必要な免許・資格情報等

 

労務管理の入社手続きにて運用

主に行政手続きに必要な従業員・扶養家族情報

  • 基礎年金番号(番号と画像の回収可能)
  • 雇用保険被保険者証(番号と画像の回収可能)

 

💡ポイント
社員情報カードのような従業員の基本情報から学歴・職歴・家族情報等を1つの書類で
回収している場合は入社手続きフォームにない項目を申請ワークフローにて作成いただき
情報回収を実施してください。

 

入社手続きにて自動生成される書類一覧

  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  • 健康保険厚生年金保険被保険者資格取得届
  • 健康保険国民年金被扶養者(異動)届第3号被保険者関係届
  • 雇入れに係る外国人雇用状況届出書
  • 雇用保険被保険者資格取得届
  • 厚生年金保険被保険者ローマ字氏名届

 

入社手続きにて電子申請可能な書類一覧

  • 健康保険厚生年金保険被保険者資格取得届
  • 雇用保険被保険者資格取得届

マイナンバー管理にて運用

  • マイナンバー情報
  • 上記に付随する確認書類の画像データ

 

どれにも当てはまらない書類がある場合

担当CSにお問い合わせください。

身元保証書について

 

各機能の操作方法については以下のヘルプをご参照ください。

文書作成・電子署名/運用の流れ

社員名簿/申請ワークフローの設定方法(管理者向け)

入社手続き/運用の流れ

マイナンバー管理/運用の流れ

 

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