ワークフロー/メンバーへの通知メール一覧
ワークフロー機能でHRBrainからメンバーに自動送信される通知メールについて説明します。
概要
ワークフローでは、管理者や代理者を設定したり、申請の操作(申請者/承認者/管理者)によって、確認や操作が必要なメンバーへ通知メールが送信されます。
通知メールはシステムから自動送信されるものと管理者から任意の承認者に手動で催促できるものがございます。
メールを受け取ったメンバーは、次に何をするべきかをリアルタイムに把握することができます。
通知メール一覧
操作 |
実行者 |
通知先 |
メール内容 |
画面内通知 |
| 申請 | 申請者 または 代理申請者 |
承認者 |
通常申請 件名: 本文: ログインはこちら |
通常申請 {申請者}さんの{申請フォーム名}が提出されました。 {URL 該当の申請詳細URL} |
|
代理申請 件名: 本文: ログインはこちら |
代理申請
{代理申請者}さんから{申請者}さんの{申請フォーム名}が代理提出されました。 {URL 該当の申請詳細URL} |
|||
| 申請 | 申請者 または 代理申請者 |
回付者 |
通常申請 件名: 本文: ログインはこちら |
通常申請 {申請者}さんの{申請フォーム名}が提出されました。 {URL 該当の申請詳細URL} |
|
代理申請 件名: 本文: ログインはこちら |
代理申請 {代理申請者}さんから{申請者}さんの{申請フォーム名}が代理提出されました。 {URL 該当の申請詳細URL} |
|||
| 承認 (※1) |
承認者 | 申請者 または 代理申請者 (※2) |
通常申請 件名: 本文: ログインはこちら |
通常申請 {申請フォーム名}が{承認者}さんに承認されました。 {URL 該当の申請詳細URL} |
|
代理申請 件名: 本文: ログインはこちら |
代理申請 {申請対象者}さんの{申請フォーム名}が{承認者}さんに承認されました。 {URL 該当の申請詳細URL} |
|||
| 差し戻し | 承認者 | 申請者 または 代理申請者 (※2) |
通常申請 件名: 本文: {差し戻しコメント} ログインはこちら |
通常申請 {承認者}さんから{申請フォーム名}の修正依頼があります。 {URL 該当の申請詳細URL} |
|
代理申請 件名: 本文: {差し戻しコメント} ログインはこちら |
代理申請 {承認者}さんから{申請対象者}さんの{申請フォーム名}の修正依頼があります。 {URL 該当の申請詳細URL} |
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| 却下 | 承認者 | 申請者 または 代理申請者 (※2) |
通常申請 件名: 本文: ログインはこちら |
通常申請 {申請フォーム名}が{承認者}さんに却下されました。 {URL 該当の申請詳細URL} |
|
代理申請 件名: 本文: ログインはこちら |
代理申請 {申請対象者}さんの{申請フォーム名}が{承認者}さんに却下されました。 {URL 該当の申請詳細URL} |
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| 申請取り下げ | 申請者 または 代理申請者 |
承認者 |
通常申請 件名: 本文: ログインはこちら |
通常申請 {申請者}さんの{申請フォーム名}が取り下げされました。 |
|
代理申請 件名: 本文: ログインはこちら |
代理申請 {代理申請者}さんが代理提出した{申請者}さんの{申請フォーム名}が取り下げされました。 |
|||
| 代理人設定 | ワークフロー管理者 | 代理者 |
件名: 本文: ログインはこちら |
{代理者}さんが{被代理者}さんの代理者に設定されました。 |
| 代理人設定 | ワークフロー管理者 | 被代理者 |
件名: 本文: ログインはこちら |
{代理者}さんが{被代理者}さんの代理者に設定されました。 |
| 権限管理者に設定 | 権限管理者(設定者) | 権限管理者(被設定者) |
件名: 本文: ログインはこちら |
{権限管理者}さんが権限管理者に設定されました。 |
| ワークフロー管理者に設定 | 権限管理者 | ワークフロー管理者 |
件名: 本文: ログインはこちら |
{ワークフロー管理者}さんがワークフロー管理者に設定されました。 |
| 申請が6日間滞留 (※3) |
システム | 滞留している 承認者 |
件名: 本文: ログインはこちら |
{申請フォーム名}が7日以上停滞しています。 {URL 該当の申請詳細URL} |
| 承認期限のリマインド期日(※7) | システム | 滞留している承認者 |
件名: 【確認依頼】n日以上停滞している申請があります。|HRBrainワークフロー 本文: {申請フォーム名}がn日以上停滞しています。 申請を確認してください。 ログインはこちら {URL 該当の申請詳細のURL} |
{申請フォーム名}がn日以上停滞しています。 {URL 該当の申請詳細URL} |
※1.承認ステップが複数ある場合はステップごとの操作で通知されます。
※2.申請者もしくは代理申請者への通知は、申請操作を行った本人にのみ通知されます。
| 本人の申請 | 代理申請 | |
| 申請対象者への通知 | ○ | ✗ |
| 代理申請者への通知 | ✗ | ○ |
※3.7日目に通知されます。8日目以降に継続的に通知されることはありません。
※4.ビジネスチャット連携をしていただいていると連携されたビジネスチャットにも同様の通知が行われます。ビジネスチャット連携についてはこちらをご確認ください。
※5. 手動で催促を送る場合も送られる通知の文面は同じです。
※6. 画面内通知もメールと同様のタイミングで通知されます。通知文面は上表をご参照ください。
※7. 承認期限設定を行う際に設定したリマインド期日の午前10時から順次通知されます。
※8. 承認期限のリマインド通知は滞留している承認者のみに送信されます。期限内に承認完了している承認者には送信されません。
手動で催促通知を送る方法
[申請一覧]>[申請詳細]>[承認経路]>催促通知を行いたい承認者氏名の横に表示される[催促]ボタンをクリック
「催促内容の確認」画面で[送信]ボタンを押すと該当メンバーへ通知が送付されます
注意事項
- 自動送信される通知メールはこのヘルプページに記載の内容のみとなります
- 通知される内容の変更や停止はできません
- HRBrain上の画面で設定状況を確認することはできません
- 自動承認される申請の場合(申請者本人が承認者であるなど)、承認者に対し承認依頼は送信されません
- 手動通知はワークフロー管理者のみ行うことができます
- 手動通知が行えるのは、その時点で滞留している承認ステップに設定されるメンバーのみとなります
申請対象者にメールを送ることはできません - メールアドレスが未設定の場合、通知が届きませんので設定をご確認ください
- 1人の承認者に対して、催促を行ってから5分間は再通知は行えません