社員名簿/ログイン管理機能について

2023-10-17 12:31:46 UTC

ログイン管理機能とは、各アカウント毎にログインの管理が行える機能です。

管理者がメンバーに初回ログインURLを案内し、各メンバーがURLにそれぞれアクセスしてパスワードを設定することで、HRBrainを利用できる状態になります。

本機能により、在籍状況によらないログインの管理が可能になるため、退職済みのメンバーや入社前のメンバーでもログインをさせることができます。

※労務サービスとの併用時に便利な機能です。

 

なお、管理者側から初回ログインURLをメンバーへ案内する方法は
・メールアドレスのご登録がある場合
・メールアドレスのご登録がない場合(=従業員番号のみご登録している場合)
によって2つの方法があります。

 

また、ログインを させたい/させたくない など、管理者が各メンバーのログインを制御する設定ができます。

 

目次

1.ログイン管理権限の付与方法
2.初回ログイン用URLをメールで送信する方法(メールアドレスのご登録がある場合)
3.初回ログイン用URLをメール以外で案内する方法(従業員番号のみご登録している場合)
4.メンバーがログインする方法
5.ログインステータスについて

 

1. ログイン管理権限の付与方法


 

管理者権限をお持ちの方が以下の方法で権限の付与が可能です。

①[権限設定] > [管理者権限設定]をクリック
②[セキュリティ/ログイン管理]を付与にチェック
③[保存]をクリック

スクリーンショット 2023-10-17 19.47.04.png

 

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2.初回ログイン用URLをメールで送信する方法(メールアドレスのご登録がある場合)


 

 

登録メールアドレスへ初回ログイン用URLを送信できます。

①[運用管理] > [ログイン管理]をクリック

スクリーンショット_2023-07-21_11_54_49.png

②[初回ログイン催促メール送信]からメールを送信したい対象メンバーに チェックをつける
③ 必要であればメールの件名/本文を編集する
④[送信内容を確認]をクリック

スクリーンショット_2023-07-21_12_05_44.png

メンバーはログイン案内メールのURLリンクよりパスワードを設定し、初回ログインを行います。

 

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3.初回ログイン用URLをメール以外で案内する方法(従業員番号のみご登録している場合)


 

 

初回ログイン用URLを発行し、任意の方法でメンバーに案内できます。

①[運用管理] > [ログイン管理]をクリック

スクリーンショット_2023-07-14_18_57_54.png

②[ログインURL発行] > [未ログイン]を確認

スクリーンショット_2023-07-21_12_11_15.png

③-1 一人ずつ発行したい場合、ログインURLを発行したいメンバーの[ログインURL発行]をクリック

スクリーンショット_2023-07-21_12_16_47.png

2.URLがコピーされるので、任意の方法で案内

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③-2 複数人分を一括発行したい場合
1. ログインURLを発行したいメンバーの名前のチェックボックスにチェックをつける
2.[選択したメンバーのログインURLを発行]をクリック

スクリーンショット 2023-07-21 12.19.41.png

3.Excelデータがダウンロードされるのでファイルを開きます
4.URLをコピーして任意の方法で案内

 

👉注意点
在籍状況が退職済みのメンバーもログイン管理画面に表示されますが、
ログインさせたい場合は、別途ログインステータスの変更が必要です
5.ログインステータスについて
また退職者がログインする際は[退職者ロール]が割り当てられます
社員名簿/ロール設定について

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4.メンバーがログインする方法


 

それぞれ送られてきたURLにアクセスするとパスワード設定画面が表示されます。

12文字以上で設定し、確認用含め2回入力を行うとHRBrainにログインすることができます。

_________-2020-09-10-16.41.39.png

※2週間(336時間)以内に登録を完了してください。
登録を完了しない場合URLは無効となり再度管理者に発行してもらう必要がありますので、その場合は管理者にご連絡ください。

 

5.ログインステータスについて


 

退職者を含めたメンバーのログインステータスを閲覧/変更することができます。

①[運用管理] > [ログイン管理]をクリック

②[ログインステータス切り替え]からログインステータスを変更したい対象メンバーにチェックをつける
③ プルダウンから変更したいステータスを選択
④[選択したメンバーのステータスを変更]をクリック

スクリーンショット 2023-07-21 12.30.19.png

 

👉注意点
・ログインステータスは社員名簿でのみ変更が可能です。人事評価からは変更できません。
・本人のログインステータスは変更できません
・退職済みのメンバーは社員名簿と労務以外のサービスにアクセスすることはできません。
・パスワード未設定で一度もログインしていないメンバーを[ログイン可]にするとログインができません。
[未ログイン]に設定して初回ログインURLを発行し、パスワードの新規設定を行なってください。

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