アンケート/アンケートの作成・配布
HRBrainのアンケートサービスでは、設問と回答を自由にカスタマイズし、お好みのアンケートが作成できます。
この記事ではアンケートサービスを使ってアンケートを作成し、配布する方法を説明します。
アンケート作成方法
①新規作成ボタンをクリックします。
②カスタムアンケートまたはご希望のアンケートテンプレートを選択してください。
・テンプレートを選択するとプレビュー画面を見ることができます
・選択ボタンを押すと設問設計画面に遷移します
・[戻る]ボタンでテンプレ一覧ページに戻ることができます
③設問設計画面で設問の作成、編集を行います。
A:アンケートのタイトルを記入します。
B:アンケートの所要時間を選びます。
💡アンケート回答にかかる所要時間の目安を選択します。
回答する前に、大体の所要時間を把握することで回答する心理的ハードルを下げることが出来ます。
C:匿名設定にするかどうかを選びます。
💡ONにした場合、管理者も含めて回答するメンバーを集計時に特定することはできません。
👉注意点
アンケート配布を行ったあとの[配布中]ステータスの場合、匿名設定のON/OFFの変更はできなくなります
D:アンケートの目的を記入します。
💡アンケートの目的を記入することで、回答者の回答する心理的ハードルを下げることが出来ます。
なるべく具体的に、どの様な目的で、誰がこの回答結果を閲覧し、何に使おうとしているのかを記入しましょう。
設問を作成
E:設問の追加が出来ます。
F:設問の削除や、設問の回答によって追加の設問を表示することができる設定が可能です。
【削除する方法】
[・・・] > [削除]をクリックします。
【追加設問の設定方法】
[・・・] > [追加設問に変換]をクリックすると、回答内容に応じて追加の設問を設定することが可能です。
どの設問に対して、どのように回答した場合の追加設問なのか、条件を設定します。
・追加設問を設定できる「元となる設問」は、以下の設問タイプを利用していることが条件です。
・ラジオボタン
・プルダウン
・チェックボックス
・はい/いいえ
・追加で設定する設問については、設問タイプの制限はありません。
・追加の設問は、1階層目まで設定することが可能です。
例:
設問1
└設問1-1(可)
└設問1-2(可)
└設問1-1-1(不可)
G:設問の上下移動が出来ます。
H:設問の回答タイプを選ぶことが出来ます。回答タイプはそれぞれ以下です。
- ラジオボタン:一つの回答を選ぶタイプの選択肢です。
- チェックボックス:複数の回答を選ぶことができる選択肢です。
- はい/いいえ:単純に「はい」か「いいえ」で回答を選ぶことができる選択肢です。
- 自由記述:回答者が自由にテキストを記載することができる記述タイプです。[プレースホルダー]には、回答例としての例文を設置しておくことが出来ます。
💡プレースホルダーとは
アンケート回答欄にあらかじめ回答例文を設定できる機能です。
アンケート回答画面ではグレー文字で回答欄にプリセットされた状態で表示がされます。
- 段階選択:1から最大10までの数字を設定し、最小値と最大値にそれぞれテキストを設定することが出来ます。(例:1=とてもそう思う/10=とてもそう思わない)
※回答タイプは作成中であればどのタイプにも変更可能です。
I:必須設定が出来ます。設問を必須で回答してもらいたい場合は設定を[必須]とし、任意での回答でも良い場合は[任意]を選択してください。
J:[保存]を押すことで下書き保存が出来ます。作成はしたがまだ配布しない場合にはこの[保存]をクリックし、再度編集したい場合はアンケート一覧ページの[全てのアンケート](管理者のみ)または[作成アンケート管理]から編集を行ってください。
※[保存]をするには、[タイトル]と設問が空で設置されている場合は[設問文]と[設問設定]を記入する必要が有ります。
K:リアルタイムでの回答画面プレビューが確認できます。
L:設問の設計が完了したら[次へ]ボタンまたは左にあるメニュー内、④の[対象メンバー]をクリックします。
セクションについて
- 1つのアンケートを任意の数に分割して、ページを分けて表示させることができます。
- セクションでは[セクション名]・[セクションの目的]・[設問]を作成することができます。
- セクションは最大50個まで作成していただけます。
注意点
- 回答配布を一度でも行うと設問や回答の編集は出来なくなりますのでご注意ください。
- タイトル、目的、所要時間の変更、対象メンバーの追加・削除、回答期限の変更はアンケート配布後も可能です。
- アンケートの最大設問数はセクションを使わない場合150問まで可能です。
④対象メンバーを追加します。
A:配布前のメンバーとは、回答対象者として追加し、まだ一度も回答配布を行っていないメンバーが追加されるセクションです。
B:配布済のメンバーとは、回答対象者として追加され、回答配布を一度でも行った対象者が配布前のメンバーセクションから移動し、追加させるセクションです。
C:対象者を選択するには、[メンバーを追加する]をクリックします。以下のポップアップが表示されるので、[メンバーを検索して追加]か[全メンバーを追加]のどちらかを選択してください。
※[全メンバーを追加]で追加しても、アンケートを作成したメンバーが社員名簿のロールで閲覧可能なメンバーしか選択されません。
※条件で対象者を選びたい場合は[メンバーを検索して追加]を選択し、以下の様に表示された画面で指定の検索をかけ、ヒットしたメンバーを選択し、追加する必要が有ります。
※[メンバーを検索して追加]の場合、検索後表示されたメンバーの氏名の左側にあるチェックボックスにチェックを入れ、[追加]をクリックしてください。
管理者でも作成者でも従業員の情報に関わる「閲覧」は、全て社員名簿の[ロール]の権限に従っているため、
自分に割り振られていないロール権限外の従業員の存在や情報は確認することが出来ません。
割り振られていないロール権限外での検索を行った場合は「対象となるメンバーはいません。」と表示されます。
詳しくは管理者権限とは?または作成者権限とは?をご覧ください。
D:対象メンバーの追加が完了したら[次へ]ボタンまたは左のメニュー内の⑤[配布と回答]をクリックして下さい。
⑤回答期限の設定と[初回ログイン用URLの添付]の有無を確認し、配布をします。
A:[回答期限]を選択します。
※設定を行っている日の前日以前の日付は選択できません。
B:[初回ログイン用URLの添付]について、有効/無効を選択します。
有効にすると、アンケート配布の通知時に、未ログインのメンバーへ初回ログイン用のURLを添付することができます。(メール、またはビジネスチャットにて送付可能)
未ログインのメンバーがログインURLをクリックし、パスワード設定すると、該当のアンケートに自動で遷移します。
C:有効にすると初回ログイン用URLが配布される対象のメンバーが一覧で表示されます。
💡注意点
・[初回ログインURLの添付]を有効にできるのは、「セキュリティ/ログイン管理」の権限を保持している
アンケート管理者のみです。
「セキュリティ/ログイン管理」の権限を持っていないアンケート管理者には、
[初回ログインURLの添付]機能は表示されません。
・アンケート配布後は、有効/無効の設定を変更できません。
・「初回ログイン未完了の配布前メンバー」には、アンケート配布前かつ未ログインのメンバーが
表示されます。
⑥全ての設定が完了したら、[アンケート配布]をクリックします。
A:設定したタイトルや回答期限、設問数などの確認が出来ます。
B:配信される通知のタイトルと本文の編集が出来ます。
デフォルトでアンケートタイトル、回答期限、目的がメールのタイトルと本文に挿入されます。編集も可能です。
C:回答をする際のURLが自動的にメール本文の最下部に挿入されます。この部分は編集することが出来ません。
(a)または(b)の文章・URLが挿入されます。
(a)→初回ログインが完了している回答者に送られます
(b)→初回ログインが未完了の回答者に送られます
⑦[配布]をクリックすると通知がアンケート対象者へ送信され、アンケート一覧の[未回答のアンケート]に配布されている状態になります。
※メールアドレスが社員名簿に登録されていないお客様に関してはメールは送られず、アンケート一覧ページの[未回答のアンケート]タブ内で確認、回答となります。
注意点
- 配布を行うと設問の編集はできなくなります。タイトル、目的、所要時間の変更、対象メンバーの追加・削除、回答期限の変更はアンケート配布後も可能です。
- アンケートの回答は、回答期限の日付の23時59分59秒まで回答が出来ます。