社員名簿/変更予約について

2024-04-09 02:20:49 UTC

組織再編や異動に伴うメンバー情報と組織情報の変更を事前に予約できる機能です。

例えば、新年度開始に伴い組織体制に変更がある場合など、事前に予約を行っておくことで指定した日時になると自動で変更されます。

目次

1.新規予約の登録方法
2.組織情報の変更予約を行う場合
3.メンバー情報の変更予約を行う場合
4.その他の登録方法

 

1.新規予約の登録方法


 

注意※本設定は、管理者権限設定>「組織情報」権限を持つメンバーのみ「変更予約の登録が可能です。


①ナビゲーション>運用管理>[変更予約]をクリック
②予約一覧>[新規作成]をクリック

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③変更予約作成ダイアログに[変更予約名]と[反映日]を入力して[保存]ボタンをクリック

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変更予約を取り消す

予約一覧から該当の予約を選択し[削除]ボタンを押下することで予約自体を取り消すことが出来ます。

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注意点

  • [変更予約名]は51文字以上は入力できません。
  • [予約反映日時]は過去の日付は入力できません。

 

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2.組織情報の変更予約を行う場合


変更予約はCSVアップロードでのみ変更内容の登録が可能です。

CSVの入力方法や注意点については下記ヘルプページを参照ください。

社員名簿/部署情報のCSV入力方法

社員名簿/部署情報のCSV一括アップロード方法

 

①メンバー情報の変更予約を表示している場合は[組織情報の変更予約]タブを選択。
②[変更予約]ボタンをクリック > 「変更予約:組織情報アップロード画面」に遷移。


③[テンプレートダウンロード]をクリック > [一括登録する組織情報]で選択した組織情報をCSVでダウンロードできます(変更予約アップロード以降は予約した内容が反映されたCSVがダウンロードされます)
④CSVをアップロード
⑤[保存]ボタンをクリック

 

注意点

  • 変更予約後は通常のメンバー一括登録(社員名簿や人事評価ともに)からメンバー新規追加ができなくなります。

    変更予約のCSVファイルをアップロードする前であっても、予約一覧>[新規作成]を保存した時点で通常のメンバー一括登録はできません。

  • メンバー新規登録からメンバーを1名ずつ追加登録することは可能です。
  • 今予約している情報はテンプレートダウンロードから確認できます。
  • CSVアップロードの操作で親部署の作成は出来ません。既存の部署に対して親部署を追加したい場合は、CSVアップロードに先立って、HRBrain上で直接親部署を作成する必要があります。
    社員名簿/部署情報のCSV一括アップロード方法>④親部署を追加したい
  • CSVアップロード前に全ての既存の部署に対して組織情報コードを登録する必要があります。
    社員名簿/組織情報コードとは

 

予約できる項目

メンバー情報

組織情報で作成予約した部署にも異動予定を登録できます

  • 主職種
  • 副職種
  • 主部署
  • 副部署
  • グレード・等級
  • 役職・職位
  • 就業場所
  • 雇用形態
  • 採用区分
  • 在籍状況

組織情報

  • 部署やグレードなどのすべての組織情報を予約可能

 

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3.メンバー情報の変更予約を行う場合


変更予約はCSVアップロードでのみ変更内容の登録が可能です。

CSVの入力方法や注意点については下記ヘルプページを参照ください。

社員名簿/一般項目・メンバー登録の作成/削除方法>2.メンバーの新規登録方法(CSVで一括登録)

 

①[変更予約]ボタンをクリック >「変更予約:メンバー情報アップロード画面」に遷移します。


②[テンプレートダウンロード]をクリックすると現在のメンバー情報をCSVでダウンロードできます(変更予約アップロード以降は予約した内容が反映されたCSVがダウンロードされます)。
③CSVをアップロード
④[保存]ボタンをクリック


注意点(※必ずご確認ください)

  • 変更予約後は通常のメンバー一括登録(社員名簿や人事評価ともに)からメンバー新規追加ができなくなります。
  • メンバー新規登録からメンバーを1名ずつ追加登録することは可能です。
  • 今予約している情報はテンプレートダウンロードから確認できます。
  • 変更予約の機能を利用して、[在籍状況]を[退職済み]に変更した場合には下記対応の対象外となります

    ・退職済みにしたメンバーをログイン不可にすること
      ▷社員名簿/退職済みメンバーのログインが自動的に不可になる

    ・退職済みにしたメンバーの権限の剥奪
      ▷社員名簿/退職済みメンバーの権限を剥奪する
    ・退職済みにしたメンバーに退職者ロールを付与すること
      ▷社員名簿/退職者ロールについて

    また、[退職済み]から[退職済み]以外に変更した場合、以下の処理は自動では行われません
    ・メンバーを未ログインの状態にすること
      ▷ログイン/退職済みから変更した後にログインする方法
  • 下記のケースでCSVをアップロードをすると「成功」と表示されますが、社員名簿には反映されない事象があります。

    ①[従業員番号][メールアドレス]が、HRBrain登録のものと一致しない状態でアップロードした場合

     └よくあるケースとして下記ヘルプページのケースがあります。

     ▷社員名簿/CSVファイルをエクスポートしたら先頭の 0 が消えた

    ②CSV上でカスタマイズした組織情報の列を追加しアップロードした場合
    ※カスタマイズした組織情報以外の項目を追加した場合はエラーが表示されます。

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4.その他の登録方法


 

既に変更予約している情報に追加で更新をしたい場合

  • 変更予約のテンプレートダウンロードからCSVをダウンロードし、追加したい情報を反映させて再度アップロードしてください。

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その他の予約登録時の注意事項

  • 組織情報及びメンバー情報を同時に変更予約したい場合は、ファイルアップロードを①組織情報②メンバー情報の手順で登録することで、同時変更予約が可能です。
  • 変更予約が反映されるまでは次の変更予約を登録することはできません。変更予約が反映されるまで以下の機能に制限がかかります。

社員名簿

・新規メンバーの登録予約はできません。
・組織上長の変更予約はできません。
・メンバー情報詳細画面で、予約しているメンバー情報項目を変更できません。
・メンバー情報一括登録・編集を使用できません(画面上からの新規メンバー登録は可能)。
・組織情報インポートを使用できません。
・組織情報設定画面で、削除予約している部署・就業場所に子項目を追加できません。
・組織情報設定画面で、変更予約している全ての組織情報に対して項目名の変更や削除ができません。

人事評価

・メンバー情報を変更できません。
・組織情報を変更できません。
・Excelインポートによるメンバー情報の追加と編集ができません。

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